Investir no desenvolvimento de um bom plano de manutenção preventiva é a melhor forma de reduzir  — e até mesmo evitar — a quebra de veículos e maquinários. 

Um plano de manutenção preventiva funciona da seguinte forma: leva em consideração aspectos como quilometragem, tempo de uso e até mesmo combustível usado. 

E quando os limites predefinidos são atingidos, aciona-se então, idealmente de forma automática, as iniciativas de gestão da manutenção, como inspeção do veículo, testes, reparos, substituição de peças, lubrificação e outras atividades contínuas de manutenção preventiva. 

Confira neste guia algumas dicas teóricas e práticas que ajudarão você a desenvolver um planejamento de manutenção de forma consistente e eficiente para sua frota.

Métodos de Manutenção de Frota

As atividades de manutenção dos ativos de uma frota, sejam eles veículos ou maquinários, podem ser divididos em um dos dois métodos:

1. Proativo –  manutenção preventiva e programada.
2. Reativo (emergencial) – manutenção não programada e corretiva, que envolve o reparo de um defeito ou avaria.

Inspeções, serviços e reparos programados consistem em manutenção preventiva. Já a manutenção não programada de avarias ocorre geralmente devido à falta de manutenção preventiva ou acidentes. 

A manutenção reativa pode ser muito mais cara e deve ser minimizada por um programa proativo de manutenção.

O objetivo de um planejamento de manutenção, então, é ter a maior parte manutenções programadas, em vez de manutenções reativas e emergenciais.

Aqui, você encontrará dicas exatamente nessa direção: desenvolver um planejamento de manutenção preventiva eficiente e, com isso, reduzir gastos de tempo e dinheiro com manutenção emergencial.

Você também pode gostar de ler: 

• Gestão de frotas 4.0: o que é e o que esperar para o futuro
• Como automatizar a manutenção preventiva de sua frota com a Rabbot?
•  Sistema de manutenção: para que serve e quais as vantagens?
• Controle de manutenção de frota: como fazer da melhor maneira?

Desenvolvimento de um programa eficaz de manutenção preventiva

Um programa eficaz de manutenção preventiva (MP) demanda alguns procedimentos:

• Lista de verificação das tarefas de MP que devem ser executadas.
• Intervalo ou frequência do serviço de MP para executar tarefas.
• Inspeções e / ou reclamações feitas pelo motorista do veículo ou operador do maquinário.
• Uma instalação  com técnicos profissionais treinados – internamente ou oficinas terceirizadas que também devem ser avaliadas.
• Agendamento e manutenção com todos os registros manuais ou digitais.

Indícios que apontam a necessidade de manutenção 

Condutores e operadores dos ativos da frota serão sempre os primeiros a se deparar e perceber os indícios que apontam a necessidade de manutenção preventiva. 

É importante que o motorista/operador comunique imediatamente os problemas do veículo/maquinário à gerência da frota para evitar que pequenas anomalias tornem-se grandes problemas. 

Por isso, o controle automatizado com checklist digital de passagem de turno ou troca de motorista, por exemplo, é fundamental. 

Isso permite que o motorista/operador do veículo/maquinário participe ativamente do programa de manutenção preventiva, reduzindo proativamente os riscos de problemas e danos maiores. 

Os seguintes itens devem ser monitorados:

• Itens de segurança do veículo (por exemplo, pneus, limpadores, buzina, freios, direção, etc.).
• Itens de dirigibilidade do veículo (por exemplo, falha de ignição, marcha lenta, etc.).
• Carroçaria do veículo (por exemplo, vidro, danos corporais, limpeza etc.).
• Itens diversos de reparo do veículo (aquecedor, rádio, etc.).

Além disso, treinamento e boas práticas de gestão de frota são importantes. Operadores e gestores da frota devem ser treinados nos procedimentos de inspeção adequados e ser responsabilizado por falhas na inspeção e relato de problemas dos ativos.

E isso requer o apoio de cada departamento e da gerência. Como um esforço de equipe, o programa de manutenção pode ser um grande sucesso.

Passo a passo para estruturar um planejamento de manutenção preventiva

Quando o assunto é manutenção, é mais barato prevenir do que corrigir, não é mesmo? Investir no desenvolvimento de um bom plano de manutenção preventiva é a melhor forma de reduzir  — e até mesmo evitar — a quebra de veículos e maquinários. 

Um plano de manutenção preventiva funciona da seguinte forma: leva em consideração, aspectos como quilometragem, tempo de uso e até mesmo combustível usado. 

E quando os limites predefinidos são atingidos, aciona-se então, idealmente de forma automática, as iniciativas de gestão da manutenção, como inspeção do veículo, testes, reparos, substituição de peças, lubrificação e outras atividades contínuas de manutenção preventiva. 

Confira neste eBook algumas dicas teóricas e práticas que ajudarão você a desenvolver o planejamento de manutenção de forma consistente e eficiente para sua frota. 

Métodos de Manutenção de Frota

As atividades de manutenção dos ativos de uma frota, sejam eles veículos ou maquinários, podem ser divididos em um dos dois métodos:

1. Proativo –  manutenção preventiva e programada.
2. Reativo (emergencial) – manutenção não programada e corretiva, que envolve o reparo de um defeito ou avaria.

Inspeções, serviços e reparos programados consistem em manutenção preventiva. Já a manutenção não programada de avarias ocorre geralmente devido à falta de manutenção preventiva ou acidentes. 

A manutenção reativa pode ser muito mais cara e deve ser minimizada por um programa proativo de manutenção.

O objetivo de um planejamento de manutenção, então, é ter a maior parte manutenções programadas, em vez de manutenções reativas e emergenciais.

Aqui, você encontrará dicas exatamente nessa direção: desenvolver um planejamento de manutenção preventiva eficiente e, com isso, reduzir gastos de tempo e dinheiro com manutenção emergencial. 

Desenvolvimento de um programa eficaz de manutenção preventiva

Um programa eficaz de manutenção preventiva (MP) demanda alguns procedimentos:

• Lista de verificação das tarefas de MP que devem ser executadas.
• Intervalo ou frequência do serviço de MP para executar tarefas.
• Inspeções e / ou reclamações feitas pelo motorista do veículo ou operador do maquinário.
• Uma instalação  com técnicos profissionais treinados – internamente ou oficinas terceirizadas que também devem ser avaliadas.
• Agendamento e manutenção com todos os registros manuais ou digitais.

Indícios que apontam a necessidade de manutenção 

Condutores e operadores dos ativos da frota serão sempre os primeiros a se deparar e perceber os indícios que apontam a necessidade de manutenção preventiva. 

É importante que o motorista/operador comunique imediatamente os problemas do veículo/maquinário à gerência da frota para evitar que pequenas anomalias tornem-se grandes problemas. 

Por isso, o controle automatizado com checklist digital de passagem de turno ou troca de motorista, por exemplo, é fundamental. 

Isso permite que o motorista/operador do veículo/maquinário participe ativamente do programa de manutenção preventiva, reduzindo proativamente os riscos de problemas e danos maiores. 

Os seguintes itens devem ser monitorados:

• Itens de segurança do veículo (por exemplo, pneus, limpadores, buzina, freios, direção, etc.).
• Itens de dirigibilidade do veículo (por exemplo, falha de ignição, marcha lenta, etc.).
• Carroçaria do veículo (por exemplo, vidro, danos corporais, limpeza etc.).
• Itens diversos de reparo do veículo (aquecedor, rádio, etc.).

Além disso, treinamento e boas práticas de gestão de frota são importantes. Operadores e gestores da frota devem ser treinados nos procedimentos de inspeção adequados e ser responsabilizado por falhas na inspeção e relato de problemas dos ativos.

E isso requer o apoio de cada departamento e da gerência. Como um esforço de equipe, o programa de manutenção pode ser um grande sucesso.

Passo a passo para estruturar um planejamento de manutenção preventiva

Como dissemos, é preferível executar tarefas de manutenção programadas do que retirar um veículo ou maquinário da disponibilidade, por conta da necessidade de reparos inesperados. Afinal, ao gerenciar uma frota, considerar a disponibilidade do ativo é fundamental. 

E, com isso, a manutenção preventiva pode reduzir os custos a longo prazo, prolongando a vida útil dos seus veículos e ativos. 

Além disso, esse planejamento ajuda a garantir a segurança dos condutores dos veículos na estrada e dos operadores de maquinários. E também, se for o caso, dos operadores de maquinários durante o trabalho — por exemplo, imagine a situação de risco de segurança que significa operar um trator com defeito.  

O que você precisa para implementar um plano de manutenção preventiva

Bem, você precisará de alguns itens essenciais para um plano eficaz de manutenção preventiva da sua frota, incluindo:

• Uma lista de verificação de todas as atividades de manutenção preventiva a serem executadas durante o plano de manutenção programada,  isso pode ser diferente para cada classe de veículo e ativo. 
• O intervalo de serviço ou a frequência com que a manutenção preventiva será realizada nos veículos. 
• Um processo para que os motoristas enviem inspeções por escrito. 
• Um processo para que os motoristas enviem reclamações por escrito, como quando um veículo quebra ou apresenta sintomas que podem indicar um problema. 
• Uma instalação automotiva, interna ou de um prestador de serviço terceirizado, onde serão realizadas inspeções, manutenção e reparos.
• Uma equipe interna de técnicos ou fornecedores externos qualificados para realizar inspeções, atividades de manutenção e reparos. 
• Um método de organização de registros, que consiste em documentar todos os processos de manutenção preventiva e corretiva, preferencialmente de forma digital. 
• Um processo para solicitar peças e manter um estoque de peças de reposição. 

1. Estabeleça o controle de quilometragem

Antes de implementar um programa de gestão da manutenção, você precisará de uma imagem clara do status atual de todos os veículos em sua frota. 

Isso significa uma inspeção completa de todos os dados disponíveis e  documentados, o histórico de todos os processos de manutenção preventiva e das tratativas de manutenção corretiva da frota (se disponível), peças substituídas,  SLA de fornecedores, etc.

Todo veículo ou maquinário deve ter um registro atual de inspeção e serviço, bem como algum tipo de controle de quilometragem e qualquer outra informação disponível que for relevante para o processo.

2. Determine intervalos de manutenção

É importante conseguir determinar com qual frequência manutenções preventivas serão efetivamente realizadas.  

Por isso, determine com qual frequência a manutenção preventiva será realizada para cada classe de veículo em sua frota. Lembrando que os horários de manutenção podem ser diferentes para certos tipos de veículos. 

Os horários de manutenção podem ser diferentes para certos tipos de veículos, e a manutenção pode ser acionada por diferentes fatores, dependendo do tipo de veículo. 

Esses critérios são variáveis, por exemplo, porque você pode basear a manutenção preventiva na quilometragem de veículos, mas outros ativos, como máquinas podem ter a manutenção preventiva acionada com base no número de horas do motor. 

Embora não exista um padrão categórico para as métricas que devem ser usadas para acionar a manutenção preventiva, você deve decidir um intervalo de tempo e garantir que ele seja usado consistentemente em todos os veículos da frota em uma classe específica.

Os intervalos de manutenção preventiva também podem depender das condições de operação. Para condições operacionais normais, por exemplo, um intervalo padrão pode ser usado, mas veículos usados ​​em condições operacionais severas podem exigir manutenção preventiva mais frequente.

Os veículos usados ​​por vários motoristas podem ter intervalos mais curtos, bem como veículos usados ​​para reboque ou veículos sujeitos a marcha lenta excessiva, como no tráfego congestionado do centro da cidade.

Para executar com êxito a manutenção preventiva, você precisará determinar as métricas que deverão ser acompanhadas em cada veículo, como quilometragem, uso de combustível, horário de funcionamento ou outros parâmetros.

Decida um tipo de gatilho que acionará atividades de manutenção preventiva, como a cada 3.000 milhas, a cada 1.000 horas de operação (no caso de maquinários) ou outra classe de dados mensuráveis e que faça sentido como critério do planejamento de manutenção do seu ativo.

3. Considere adotar um software de gestão da  manutenção para sua frota

Embora você possa gerenciar a manutenção preventiva da frota manualmente, investir em uma solução digital para planejamento de manutenção pode automatizar grande parte das tarefas e  processos envolvidos nas manutenções da frota. 

Há uma variedade de soluções e tecnologias para gestão de frota disponíveis, capazes de tornar seu processo de manutenção muito mais eficiente, e muitas das soluções atuais também são acessíveis para pequenas frotas.

O importante é conseguir escolher qual o melhor produto para atender às suas necessidades, às especificidades de seus processos, do seu negócio e do seu tipo e tamanho de frota. 

A tecnologia certa será capaz de sistematizar e automatizar etapas do plano de manutenção, diminuir significativamente o tempo gasto em tarefas operacionais,  

A geração de relatórios leva uma fração do tempo em que você confia no software de manutenção de frota em comparação com os métodos manuais – na maioria dos casos, você pode gerar relatórios em minutos, em vez de horas. 

Um bom sistema aliado à uma metodologia de gestão de manutenção coerente com seus processos, também possibilita que os operadores de frota relatem problemas e enviem relatórios importantes rapidamente, como inspeções básicas, depois de operar um veículo. Além disso, a coleta automatizada de dados reduz a probabilidade de erro humano, aumentando a precisão e a eficiência gerais.

Procure recursos úteis, como:

• Gerenciamento de ativos e veículos;
• Rastreamento de licenciamento e registro;
• Rastreamento de compra e ordem de serviço;
• Gerenciamento de sinistros. 

Você também deve considerar os recursos móveis, a integração com as ferramentas de gerenciamento de frota existentes e uma tecnologia SaaS com implantação na nuvem (principalmente para frotas em crescimento que exigem uma solução escalável).

Ao comparar soluções de software, observe o tamanho médio da frota gerenciada com o software, bem como a capacidade de tamanho da frota que o software é capaz de gerenciar.

O software de manutenção de frota permitirá que você configure alertas com base em seus gatilhos predefinidos, que notificará automaticamente o gerente de frota ou gerente de manutenção quando um veículo estiver em manutenção preventiva.

4. Desenvolva um checklist de manutenção preventiva

Uma lista de verificação preventiva de serviços deve conter as inspeções necessárias, outras tarefas de segurança e tarefas de manutenção preventiva , incluindo:

• Troca de óleo e filtros do motor;
• Inspeção de sistemas de refrigeração e combustível;
• Inspecionar e trocar (se necessário) eixos de acionamento, correias e mangueiras;
• Ajustes gerais;
• Inspecionando componentes do sistema elétrico;
• Inspeção do sistema de freio e substituição da pastilha de freio e rotores, conforme necessário;; 
• Kilometragem; 
• Controle de inspeção do sistema de direção e suspensão; 
• Inspeção de pneus e rodas;
• Verificar a pressão dos pneus e substituir os pneus em tempo hábil (incluindo mudanças sazonais, conforme apropriado) e verificar a pressão dos pneus; 
• Avaliar a condição do material rodante e da estrutura; 
• Inspecionar as luzes internas e externas;
• Inspecionar estruturas e cintos de segurança; 
• Verificar vazamentos de fluidos.

Novamente, as atividades de manutenção preventiva podem e devem diferir para cada tipo ou classe de veículo da sua frota.

Alguns veículos podem exigir inspeções mais robustas para conformidade, enquanto outros podem exigir peças mais frequentes ou substituição de óleos e fluídos, por exemplo. Desenvolva uma lista de verificação para cada classe de veículo e controle sua frota.

5. Sistematize a inspeção e os relatórios de motoristas

Os operadores de seu veículo são sua primeira linha de defesa quando trata-se de manutenção da frota. Os operadores que usam os veículos regularmente podem captar sinais e sintomas sutis durante a operação, o que pode não ser óbvio, mesmo para técnicos experientes, durante uma inspeção de rotina. 

Os operadores/condutores devem ser encarregados de monitorar o seguinte: 

• Sistemas e peças de segurança do veículo, como pneus, limpadores de pára-brisa, sistema de freios, buzina, direção, etc.
• Comportamento operacional do veículo, como marcha lenta lenta, falha de ignição, freios estridente, etc…
• Corpo e interior do veículo, como espelhos; corpo exterior, condição dos bancos, etc, incluindo qualquer dano ao corpo, espelhos ou interior que ocorra durante o uso ou seja notado ao se controlar o veículo. 

Os gestores de frota e operadores de máquinas devem ser obrigados a tomar nota e relatar quaisquer preocupações em potencial observadas antes, durante e após o uso de um veículo da frota. Isso significa que você precisará treinar os operadores do veículo ou dos maquinários nos procedimentos adequados de inspeção e relatório.

Isso significa que você precisará treinar os operadores do veículo ou dos maquinários nos procedimentos adequados de inspeção e relatório.

6. Estruture a gestão de Ordem de Serviços (O.S)

Gestão de ordem de ordem de serviço deve incluir informações como: 

• número da ordem de serviço (O.S);
• descrição e prioridade;
• tipo de ordem de serviço (reparo, troca, revisão); 
• causas e correções; 
• materiais/ peças usadas; 
• assinatura do responsável técnico. 

Automatização da gestão de Ordem de serviços de manutenção deve ser capaz de: 

• automatizar a geração de ordem de serviço; 
• reservar materiais e equipamentos;
• programar e direcionar responsáveis;
• acompanhar status dos serviços e medir o tempo de inatividade; 
• registrar digitalmente o histórico e custos dos serviços;
• salvar e armazenar documentos e comprovantes .

Manutenção Preventiva –  Automatize a criação de ordens de serviço com base em tempo, uso ou outros eventos que você definir. Organize e associe os ativos em diversos pedidos de serviço. Sequencie e programe ordens de manutenção preventiva. 

Peças e inventário – Gerencie peças e inventários: distribuição e recuperação de equipamentos e peças de manutenção e reparo nas áreas de armazenamento, centros de distribuição e instalações. Gerencie fornecedores, acompanhe os custos de estoque e automatize o reabastecimento. 

Relatórios e análises –  Gere relatórios e visualize a disponibilidade dos ativos, veículos e maquinários; uso de materiais;  SLA dos serviços; avaliação de fornecedores e muito mais , analise as informações para entender a disponibilidade dos ativos, tendências de desempenho  e outras informações que podem apoiar as decisões de negócios, reunir e organizar informações para auditorias.

7. Monitore o custo da manutenção preventiva

Como os custos de manutenção e reparo são considerados uma despesa operacional variável, os gerentes de frota devem rastrear peças, mão de obra, fornecedor, combustível e colisões. 

Esses custos devem ser monitorados e analisados ​​rotineiramente para determinar quais veículos custam mais. Isso permite decisões proativas em relação à eficiência e substituição do veículo. 

Um veículo com manutenção adequada fornece o menor custo operacional. Se o veículo estiver funcionando mal, é propenso a avarias caras, custos mais altos de combustível e revisões do motorista.

8. Acompanhe métricas e monitorar o sucesso do planejamento

Como você deve saber, todos os processos e procedimentos têm espaço para melhorias, e é por isso que é imperativo estabelecer métricas de desempenho e acompanhar resultados com algum rigor. 

Por exemplo, você deve acompanhar quantas vezes a manutenção preventiva é executada, e também se a recorrência de tratativas de manutenção não programada está de acordo com o ideal.  

A partir disso, você conseguirá visualizar se há redução na manutenção corretiva, e esse é sem dúvida um indicador importante de que seu plano de manutenção preventiva da sua frota está funcionando.

Você também pode rastrear veículos durante toda a vida útil e, com o tempo, terá dados claros que indicam se o seu plano de manutenção está economizando custos de longo prazo para a sua empresa. 

Se você está tirando vários anos de seus veículos em comparação com a vida útil média do veículo antes da implementação de um programa de MP, esse é outro sinal claro de que você está obtendo valor com seu programa.

Por fim, você ganhará visibilidade do desempenho do veículo. Algumas classes de veículos estão sofrendo avarias inesperadas mais do que outras? Alguns veículos exigem substituições e ajustes de peças mais frequentes? 

Como e por que automatizar o plano de manutenção?

Se você chegou até aqui,  já deve ter percebido a série de benefícios e motivos para começar hoje mesmo um bom planejamento de manutenção para sua frota, seja de carros, caminhões ou maquinários industriais.

Agora, seguiremos para uma outra e importante etapa da gestão da manutenção: inovar o modo de fazer o planejamento e também as correções. 

Pensando nisso, poucas coisas tendem a ser tão inovadoras, quando o assunto é gestão de frota e gestão da manutenção, quanto a automação de processos operacionais. 

O impacto da automação pode ser tão significativo no seu modo de planejar e executar a manutenção que em alguns casos soluciona problemas que você nem imaginava que existiam em seu processo de gestão; mas que quando são corrigidos promovem diferenças significativas em termos de produtividade e redução de custos.  

Vale ressaltar que a implementação de um plano de manutenção preventiva da frota é um processo de várias etapas, mas capaz de simplificar toda a sua cadeia de manutenção e gestão dos ativos, principalmente quando é baseado em  tecnologia e automação.  

Além disso, quando você reúne as informações necessárias, escolhe um software adequado e dedica tempo para estabelecer metodologias e procedimentos, seu programa de manutenção preventiva terá êxito garantido. 

Pois programas de manutenção preventiva bem gerenciados podem adicionar uma quantidade substancial de economia de tempo e dinheiro para qualquer empresa.

Vantagens da tecnologia para otimização da manutenção

Provavelmente sua equipe de manutenção é formada por profissionais altamente qualificados. Isso significa que o tempo deles deve ser bem aproveitado e não deve ser desperdiçado em tarefas pouco estratégicas para os negócios. 

Quanto mais automação você introduzir no planejamento de manutenção preventiva, menos tempo sua equipe terá que desperdiçar para corrigir problemas ou executar tarefas repetitivas que demandam pouca habilidade técnica, dedicando-se a manter todo o planejamento funcionando de forma impecável.

Como escolher um sistema de automação

Independentemente do método de gestão escolhido, é importante adquirir um sistema que possa ser customizado para os processos e problemas específicos do seu tipo de frota.

Dependendo dos requisitos operacionais da frota, o sistema adotado deve permitir uma série de fatores que tornarão seu planejamento muito mais eficiente, permitindo que você: 

• crie agendamentos de manutenção preventiva personalizados;
• crie e gerencie ordens de serviço;
• registre históricos de manutenção detalhados e digitais;
• controle peças e pneus dos ativos da frota;
• atrele acidentes e reclamações com cada operador/condutor do maquinário/veículo;
• gerencie o inventário e monitore o trabalho da equipe técnica;
• controle o SLA de fornecedores externos. 

Se você percebeu o potencial de automatizar seu planejamento de manutenção e quer conhecer uma ferramenta, saiba que a Rabbot é uma solução digital que automatiza o gerenciamento de manutenção de frotas.

Nosso sistema ajuda a gerenciar veículos e maquinários e tornar automático o planejamento de manutenção, a criação e a gestão de ordens de serviço. 

Converse com nossos especialistas e descubra tudo o que a tecnologia da Rabbot pode automatizar e fazer pela sua empresa.