Para que você entenda com clareza o que é RPA e seu impacto no setor automotivo, antes devemos direcionar nosso olhar para como e por que novas tecnologias nascem. Você já deve ter percebido que cada vez mais o conceito de tecnologia nos remete a algo que pode tornar nosso dia a dia mais descomplicado.
Hoje, tudo que nos toma muito tempo desperta a questão: precisa ser dessa forma, já que há uma grande oferta de tecnologia disponível? Inclusive, dessa inquietação e vontade de simplificar o dia a dia, diminuir o tempo gasto em tarefas e ações repetitivas, que muitas das ferramentas, aplicativos e plataformas que gostamos tanto nasceram.
O que podemos observar com uma frequência cada vez maior é o quanto a tecnologia facilita e democratiza um padrão de melhoria para todas as pessoas. Podemos concluir isso observando o trabalho de grandes empresas como Uber, 99, iFood, etc; que garantem que os nossos dias sejam mais descomplicados e agradáveis.
Mas em se tratando de novas tecnologias, o RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia ainda emergente e com implementação extremamente fácil, que está atraindo cada vez mais os olhares de empresas preocupadas em adquirir agilidade e ganho operacional, com a automatização de uma série de tarefas e funções que podem ser realizadas de forma automática.
Neste artigo, vamos explicar o que é RPA e como ele pode trazer benefícios para o setor automotivo.
Afinal, o que é RPA?
Precisamos enfatizar que RPA não é uma sigla bonitinha que usamos pra impressionar. Significa Robotic Process Automation — essa tecnologia surgiu como uma inovação para automatizar processos, que antes só poderiam ser executados com a intervenção humana, aumentando a velocidade e a produtividade de uma empresa.
Para que você consiga visualizar, imagine um cenário de uma empresa tradicional em processos diários e repetitivos como envio de e-mails, mudança de status no sistema, atualização de cadastros e mais. O RPA permite automatizar todas essas ações, liberando os profissionais para focar naquilo que realmente importa para empresa: novas estratégias de economia de recursos, gerar novos clientes, melhorar a experiência e atendimento dos que já existem.
Por conter o termo “automação” em sua nomenclatura, algumas pessoas confundem o RPA com a Inteligência Artificial e o Machine Learning. O RPA pode até incluir esses recursos, mas é em sua finalidade programado para realizar tarefas que podem ser aprendidas conforme a operação de um determinado negócio. Afinal, toda empresa precisa enviar e-mails, cobrar clientes, acompanhar fornecedores, atualizar cadastros e outras tantas tarefas repetitivas.
Aliás, entenda neste outro artigo como se aplica a automação em processos do dia a dia.
Aplicação de um sistema de RPA
A aplicação de um software RPA compreende um cenário bem abrangente.As configurações podem ser feitas até por quem não entende da área de tecnologia, o único requisito para implementação é alguém que sabe analisar um processo amplo e que deseja estar à frente da concorrência.
Você pode enviar e-mails, sms, atualizar campos de situação de um cadastro como ativo, pendente, concluído, ou o que for preciso e tudo de forma automática. Para implementação da solução as empresas mapeiam um processo onde existem interações com clientes, fornecedores, funcionários e registros e aplicam automações para tornar esses processos mais ágeis, unificados e automatizados.
E como o RPA pode ser útil para o setor automotivo?
Em grande parte das locadoras, transportadoras e concessionárias os controles ainda são feitos através de checklist de papel. A transformação digital vai muito além de largar os papéis de lado. Ela também está ligada ao ganho de agilidade na operação e organização de dados, o que possibilita programar diversas automações para se comunicar melhor com toda a rede envolvida na sua empresa.
Uma tecnologia RPA é sempre baseada em novos dados que são atualizados na plataforma para que a partir disso você consiga programar novas ações. Para você entender as plataformas de RPA têm diversas ações como notificar, enviar e-mails, sms, criar pedidos de serviços, entre outras coisas.
Quando você migra uma operação que depende de checklists de papel para uma operação de checklists digitais você colhe dados com respostas de textos ou fotos referentes a cada veículo.
Digitalizando toda a sua operação é possível considerar determinadas respostas, por exemplo: se o veículo está sem o manual carimbado, você pode programar uma condição ou ação para enviar um e-mail para o responsável pela frota. Em resumo é desta forma que um RPA trabalha.
Quais os benefícios do RPA para uma Locadora de Veículos?
Explicamos no tópico anterior que o RPA funciona sempre a partir de um registro de novas informações, certo?
Então você consegue imaginar que a partir de um novo preenchimento de um checklist seja possível controlar o tempo que o serviço deverá permanecer parado na oficina? E além disso ainda disparar um e-mail automático para o cliente toda vez que uma nova situação acontecer com o veículo eliminando assim a comunicação que hoje em dia é feita muitas vezes de forma manual?
Se você não consegue imaginar, tudo bem. É por isso que escrevemos esse artigo pra você.
Já deu pra perceber o quanto o RPA pode ajudar numa operação tão dinâmica quanto a do setor automotivo. Mas confira os 5 benefícios que separamos para você entender melhor como essa tecnologia pode te ajudar.
Visibilidade e Gestão
Um dos maiores problemas que podemos citar aqui é sobre o quão difícil é saber com prontidão e precisão onde o carro está e o histórico desse veículo que aponte de fato o motivo do mesmo estar em uma oficina. Gerenciar um pátio de veículos no papel torna a operação extremamente travada e desperdiça tempo valioso, indo e vindo atrás de consultas, quando se quer ter certeza sobre o status de um carro.
Poder controlar esses históricos de forma digital, em um sistema onde você tem controle e acesso de forma automática sobre o tempo que um veículo está parado, pode tornar sua operação muito mais ágil e a gestão da sua frota muito mais assertiva.
Produtividade e Otimização dos processos
Otimização do tempo na operação de gestão administrativa é umas das principais necessidades hoje em dia. Toda empresa que almeja crescer e tem o recursos contados precisa do máximo de desempenho e aproveitamento de cada pessoa.
Quando uma empresa encarrega um funcionário para se locomover até um carro e consultar manualmente em um arquivo o histórico do veículo a operação pode se tornar muito mais lenta do que se fosse feita de forma digital. Isso sem considerar o fato de que quando você tem um espaço de tempo contado ou uma demanda de disponibilidade para os veículos; deixar eles indisponíveis só atrapalha toda a logística de locações.
Agilidade e transparência no atendimento aos clientes
Experiência dos clientes hoje em dia é o ponto que mais conta para alguém continuar sendo fiel a sua marca ou não. Então, com certeza é um tema de extrema importância. Afinal, ninguém quer perder clientes, não é mesmo?
Garantir a melhor experiência sempre envolve pensar em se antecipar aos problemas e ter um atendimento proativo. Mas como pensar em implementar essa visão na sua empresa sendo que o maior objetivo é lucrar com mais clientes? Isso significa que quanto mais clientes você tiver mais em mais recursos terá que investir? Respondendo honestamente: não necessariamente, se você escolher uma solução que dê conta de todas essas questões.
Neste ponto o RPA pode ajudar e muito! Com as automações é possível realizar de forma automática todo o processo de atendimento — permitindo que seu cliente esteja sempre ciente de todas as etapas em que o carro está longe dele, com acesso a fotos, checklist digital e visibilidade do processo — resultando em transparência e descartando aquela necessidade de atendimento manual.
Além da possibilidade de avaliar de forma automática a satisfação do seu cliente, com controle de NPS, em todo final de atendimento. E dessa forma descobrir se sua empresa ou fornecedor têm falhado, antecipando a procura por uma solução, antes mesmo de começarem a surgir os primeiros sinais do problema: a perda de clientes.
Controle de fraudes e de prazos de entrega
Você deve saber na pele o quão difícil é manter o controle de prazos quando uma operação está pautada em controle por excel ou checklists de papel espalhados pelo arquivo. E não estamos aqui falando mal do excel, até porque ele nos ajuda muito diariamente, mas não podemos negar que todas as ações vindas de uma planilha, nesse modelo, terão que partir de ações manuais. Com um RPA focado em soluções para atender o setor automotivo, você consegue digitalizar as informações, registrando os dados de forma distribuída e detalhando cada peça e todos problemas que um carro pode ter. Registrando fotos para validar cada informação declarada para evitar fraudes e podendo automatizar, por exemplo, toda a cobrança de prazo de entrega estourado por uma oficina.
Integração fácil com outras ferramentas e baixa barreira técnica
Os softwares de RPA são criados para serem uma tecnologia que facilita o seu dia a dia, por isso sua configuração é extremamente simples. Logo, o fato de você não ser um especialista na área de tecnologia não implica nenhum grande desafio na hora de configurar a plataforma.
A partir do momento que você reconhece o processo da sua empresa e todas as interações manuais que hoje são necessárias, como nos exemplos que demos aqui: mudanças na interação e gestão de cobrança de prazos, comunicação com clientes ou fornecedores e até mesmo aprovações de orçamentos; você pode planejar transformar todos esses processos em atividades automáticas.
Além da implementação rápida, o RPA é desenvolvido para fácil integração com outros sistemas como ERP, aplicativos e plataformas via nuvem. Fazendo com que todos os seus registros estejam sempre atualizados e integrados com as informações que sua empresa precisa.
Por que adotar o RPA em sua Locadora de veículos?
A tecnologia chegou no setor automotivo e pode te ajudar muito nos processos diários do seu negócio: da mobilização até a desmobilização dos veículos.
A implementação de novas tecnologias como RPA levam mais agilidade e economia para todas as operações da sua empresa, além de melhorar substancialmente os níveis de qualidade da experiência e relacionamento com os seus clientes.
E se você gostou de conhecer essa novidade e quer continuar continuar atualizado sobre seu mercado, baixe nosso e-book 5 checklists digitais para facilitar a sua vida e a gestão dos seus carros e aprenda mais sobre como otimizar a operação em sua locadora!
Esperamos que este artigo sobre Robotic Process Automation tenha sido útil. Para receber mais conteúdos de qualidade diretamente no seu e-mail, assine nossa newsletter ou tire todas as suas dúvidas conversando com um especialista em contato com o software de gestão de frotas Rabbot.