O uso de novas tecnologias, como a RPA (sigla em inglês para Robotic Process Automation, ou Automação Robótica de Processos, em português), no aprimoramento do desempenho de empresas é um tema sempre em pauta quando o assunto é transformação digital.
São inúmeros os dispositivos inteligentes inseridos na rotina de trabalhadores do mundo todo, facilitando e otimizando processos internos, de modo a permitir que seja dedicada mais atenção a atividades que requerem visão analítica e estratégica e envolvem julgamento humano.
Além de motivar uma mudança cultural, a integração da tecnologia digital em todos os setores de uma empresa também tem transformado o modo como o negócio opera e agrega valor a seus clientes, sendo cada vez mais necessário que os líderes se proponham a encarar desafios e estejam preparados para empregar metodologias ágeis.
Nesse sentido, a RPA desponta como uma inovadora solução tecnológica na automatização de processos que antes poderiam ser realizados somente por pessoas. Isso porque investir em robôs proporciona vantagens competitivas às empresas, já que a automação eleva os níveis de eficiência e reduz possíveis custos gerados por falhas humanas, além de também poder ser aplicada em diferentes setores de um negócio.
Definindo Robotic Process Automation
Tecnicamente falando, Robotic Process Automation envolve automatizar, por meio de softwares robôs, tarefas repetitivas para deixar um processo menos trabalhoso para humanos. Essa automatização pode ser feita quando processos de negócios envolvem estrutura de dados e esses dados encontram-se em campos bem definidos, como em planilhas. Além disso, os processos de negócios também não devem precisar de nenhuma tomada de decisão estritamente humana, já que a automação trabalha somente com hipóteses do tipo “se/então”.
Assim sendo, as empresas permitem que seus funcionários dediquem mais tempo ao atendimento a clientes ou a outras funções de maior valor, pois fazendo uso de ferramentas de RPA conseguem configurar um software robô para capturar e interpretar aplicativos para processar transações, manipular dados, acionar respostas e fazer integração com outros sistemas digitais.
No geral, com a Robotic Process Automation, podem ser realizadas desde atividades simples, como gerar uma resposta automática a um e-mail, às mais complexas, como implantar uma série de robôs, cada um programado para automatizar tarefas em um sistema integrado de gestão empresarial.
No caso de relatórios financeiros, por exemplo, a RPA pode ser utilizada para coletar e organizar dados, desde que se saiba de onde vêm e onde estão localizados esses dados; no setor bancário, a RPA pode automatizar o processo de integração de dados de clientes de um sistema bancário para outro.
RPA assistido X RPA não assistido (autônomo)
Existem dois tipos de Automação Robótica de Processos que não exigem necessariamente pensamento estratégico: a assistida e a não assistida. A automação assistida diz respeito a tarefas que, apesar de serem executadas mais eficientemente por meio do uso de ferramentas de RPA, ainda requerem intervenção humana.
Nesse caso, robôs funcionam em segundo plano enquanto o usuário executa suas tarefas, podendo acionar os “bots” para ajudá-lo a simplificar seus fluxos de trabalho, o que contribui para que ele se concentre em atividades mais críticas e estratégicas. É muito utilizada em call centers e em outros ambientes de central de serviços, por aumentar a satisfação do cliente, já que aumenta também a produtividade do usuário.
Já a automação não assistida se refere a processos que não requerem intervenção humana. Desse modo, robôs podem ser implantados para executar tarefas específicas, principalmente aquelas que necessitam de mais agilidade e em que erros humanos podem prejudicar todo o processo.
Os robôs autônomos são executados nos servidores de uma organização em horários agendados pelo administrador do software de RPA e, como seu custo é relativamente menor e o ROI é maior, costumam ser bastante utilizados em tarefas de back office, como geração de relatórios financeiros e também em entrada de dados em sistemas.
Vantagens e benefícios
Em se tratando de reduzir gargalos de produção e custos operacionais, a Automatização Robótica de Processos tem se mostrado uma fonte de interesse cada vez maior das empresas de diversos setores, principalmente logística e transporte, varejo, saúde e indústria, já que por meio dela é possível:
Automatizar tarefas manuais e repetitivas
Com a RPA, tarefas repetitivas, operacionais e que não exigem raciocínio estratégico têm a possibilidade de serem realizadas por robôs, permitindo que os funcionários de uma empresa fiquem livres para exercer atividades que exigem características estritamente humanas, como capacidade de julgamento e uso da razão e de sentimentos.
Por exemplo, quando se trata de varejo, com a RPA é possível realizar identificação de itens recebidos, retirada e envio de produtos, emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente, entre outros processos.
Ter feedback interno positivo
Ao delegar tarefas corriqueiras para softwares “robôs”, os trabalhadores podem dedicar-se a outras atividades relacionadas a suas funções, como aquelas que exigem mais de seu intelecto e de suas habilidades pessoais, ou seja, tarefas que demandam criatividade, inovação e que poderão ter impacto real sobre o negócio.
Otimizar o desempenho e motivar os trabalhadores
Que a execução de tarefas maçantes e repetitivas tendem a reduzir a motivação do funcionário não é novidade, e é claro que isso afeta também sua produtividade. Utilizando a RPA, é possível reverter essa situação, mantendo o funcionário engajado com seu trabalho ao valorizar seu pensamento analítico e estratégico.
Reduzir erros nos processos
Com a automação, é muito mais difícil que dados sejam omitidos, copiados erroneamente ou deixem de ser computados por esquecimento. Além dessa redução de erros e falhas humanas, a RPA permite que as operações aconteçam mais rapidamente, acelerando a velocidade dos processos.
Fazer análises bem estruturadas
Por meio da RPA, é como se um robô fosse “treinado” especialmente para realizar uma sequência de passos e ações da mesma forma que uma pessoa faria, sendo possível coletar e organizar dados à medida que eles são gerados. Assim, com a Robotic Process Automation, a gestão do negócio passa a contar com uma base sólida de dados, permitindo uma visão mais ampla em relação à análise de processos da empresa.
Diminuir custos
Além de a automação de processos reduzir a necessidade de um número maior de funcionários ou da terceirização de serviços, tornando a equipe operacional mais enxuta, também viabiliza a diminuição de custos operacionais, liberando recursos para novos projetos.
Melhorar a comunicação
A automação de processos comunicacionais garante um maior controle por parte da equipe e permite que haja tempo livre para se pensar em formas de aperfeiçoar estratégias, além de agilizar a comunicação da empresa.
Fazer integração com outras ferramentas e sistemas
Trabalhar com Robotic Process Automation oferece uma boa integração com outros sistemas, como aplicativos via nuvem, gerenciamento de processos de negócios e outros, o que proporciona ganho de produtividade, mais segurança, precisão e redução de custos.
Funcionalidades das ferramentas de RPA
Entre uma das maiores vantagens da Automação Robótica de Processos está sua capacidade de trabalhar de forma autônoma, já que um de seus maiores benefícios é a possibilidade de atender demandas de trabalho ininterruptamente, aumentando a escalabilidade e a eficiência, eliminando a sobrecarga dos trabalhadores e reduzindo a quantidade de atividades repetitivas e a ocorrência de erros e falhas.
Sendo assim, entre as funcionalidades que podem ser encontradas nesses softwares estão primordialmente a criação antecipada, o gerenciamento e a implantação de robôs, bem como a criação de fluxos de trabalho e processos que eles realizarão, de modo que o usuário possa estabelecer quando um certo processo deve ocorrer. Veja abaixo algumas das funcionalidades mais comuns, listadas pela Data Science Academy:
- Integração com outros aplicativos: o software de RPA é capaz de integrar e atuar conjuntamente com outros sistemas, como os de ERP, CRMs e softwares de contabilidade. Nesse sentido, as ferramentas de RPA são um importante recurso na execução de tarefas dentro de aplicativos de negócios.
- Análise de desempenho de robôs: além da implantação e da programação de robôs, é necessário que seja mensurado seu desempenho, por isso muitas soluções de RPA oferecem análises e painéis para garantir que os robôs estejam executando processos correta e eficientemente.
- Fluxos de trabalho de arrastar e soltar (drag and drop): muitas ferramentas de RPA possibilitam que seus usuários criem fluxos de trabalho com editores visuais que disponibilizam a função de arrastar e soltar. Assim, como não é necessário o uso de códigos para determinar as ações que os robôs deverão executar, administradores da ferramenta que não têm conhecimento altamente técnico não são prejudicados.
- Gravação de fluxo de trabalho: as ferramentas de RPA também podem facilitar o desenrolar de processos permitindo que os softwares “robôs” imitem exatamente as ações executadas pelo usuário, assumindo as tarefas repetitivas que costumam normalmente requerer intervenção humana.
RPA e IPA: complementares, não competidores
De acordo com a consultoria McKinsey & Company, quando se trata de modelos operacionais da próxima geração de negócios, um dos fundamentos será a Intelligent Process Automation (IPA). Isso porque diversas empresas de muitos setores vem experimentando a IPA e obtendo resultados impressionantes, como automação de 50% a 70% das tarefas e um aumento no retorno de investimentos, com porcentagens envolvendo três dígitos.
O que é IPA?
A IPA reproduz atividades realizadas por seres humanos e, com o tempo, aprende a desempenhá-las de forma ainda melhor. Assim, graças aos avanços na tecnologia cognitiva, as alavancas tradicionais da automação, baseada em regras, são aumentadas com recursos de tomada de decisão.
A promessa do IPA é eficiência drasticamente aprimorada, maior desempenho do trabalhador, redução de riscos operacionais e melhoria no tempo de resposta e na experiência de jornada do cliente.
As empresas estão usando essa tecnologia para investir e desenvolver novas plataformas, se envolver com clientes e conquistar consultores, tudo a um custo muito menor. Isso, no entanto, é apenas um vislumbre do que é possível realizar adotando ferramentas de IPA. Sairão na frente as organizações que abraçarem todo o potencial dessa tecnologia e a integrarem em seu modelo operacional.
RPA e a transformação digital
Cada vez mais relevante no dia a dia das empresas, a RPA tem contribuído para acelerar o ritmo da transformação digital em todos os aspectos dos negócios, oferecendo soluções digitais que têm colaborado para um crescimento exponencial das organizações rumo aos resultados que desejam atingir.
Colaborando tanto na eficiência quanto na produtividade, seja por meio de seu uso em processos com atividades repetitivas ou na coleta de informações entre sistemas, não faltam motivos para que as empresas se beneficiem dessa tecnologia.
No caso do segmento de logística e transportes, por exemplo, quando se trata de gestão de frotas, a RPA pode garantir uma eficiência operacional muito maior, gerando mais receita e garantindo aos clientes mais qualidade na experiência. Isso porque hoje o mercado oferece soluções como a Rabbot, uma empresa que permite que o gestor de frota, mesmo sem saber programar, crie robôs para automatizar tarefas do dia a dia.
O que é possível com o software da Rabbot:
- Eliminar checklists de papel e ter toda a operação digitalizada;
- Planejar manutenções, revisões e ter controle de SLA em serviços externos;
- Controlar a quilometragem e todas as informações importantes da frota;
- Automatizar processos operacionais e economizar tempo e recursos;
- Notificar clientes, funcionários e fornecedores automaticamente;
- Fazer integração com centenas de sistemas de ERP, rastreamento e outros.
Por meio dessa tecnologia, além de reduzir custos, erros e agilizar processos, os colaboradores podem se dedicar às funções que de fato requerem seus conhecimentos e habilidades, contribuindo estrategicamente para o negócio.
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