As inspeções digitais e o software associado ao checklist de veículo reduzem os custos de geração de relatórios sobre a frota e o equipamento de seus veículos, além de melhorarem a segurança e a conformidade. De fato, o checklist de veículo digital é a nova regra do mercado para quem quer economizar tempo e acabar com a papelada.

Com uma solução inteligente e prática, as empresas ganham mais autonomia e confiança no trabalho, além de uma maior garantia de funcionamento de seus veículos. No entanto, é importante compreender como escolher a melhor ferramenta para abranger suas necessidades.

Ao pensar em se afastar do checklist para manutenção em papel ou atualizar um sistema de checklist digital existente, os elementos são aspectos essenciais a serem considerados.

O que procurar em um checklist de veículo?

Formulários personalizáveis

Existem muitos tipos de veículos de frota na estrada, com diferentes riscos comerciais. Idealmente, o checklist para carros e checklist para máquinas devem ser atualizados juntamente com as mudanças nos veículos da frota, enquanto os formulários devem ser atualizados em tempo real.

Assim sendo, os formulários totalmente personalizáveis ​​tornam possível atualizar verificações diárias pré-inicialização e implementá-las em tempo real.

Ao escolher o melhor software de inspeção e checklist para controle de manutenções e equipamentos para sua organização, é vital saber se o software:

  • Pode converter seu checklist para controle de manutenções existente em uma cópia de checklist digital;
  • Possui checklist de veículo e aplicativo de checklist digital disponíveis para uso imediato;
  • Permite que os usuários editem o checklist para manutenção existente para que as atualizações possam ser feitas e implementadas em tempo real.

Por fim, o checklist digital e o software de inspeção devem permitir que os usuários reduzam o comprimento de um checklist para um checklist apenas com os itens necessários para o seu negócio.

Captura de imagem

“Uma imagem conta mais que mil palavras”.

Nada é mais verdadeiro ao falar sobre checklist para carros e checklist para máquinas. Com um checklist digital, a capacidade de adicionar fotos aprimora muito o relatório de falhas, defeitos e danos ao veículo ou ao equipamento. Também elimina a necessidade de fornecer descrições longas e detalhadas de falhas, defeitos e danos.

Além disso, ao adicionar um elemento visual aos relatórios, as fotos fornecem panorama e contexto de uma maneira que não pode ser alcançada com checklist para carros e checklist para máquinas em papel. Mostrar visualmente os componentes defeituosos ou danificados pode:

  • Fornecer informações valiosas que não podem ser articuladas com precisão por escrito;
  • Ajudar os gerentes ou mecânicos de frota a priorizar os reparos;
  • Permitir que peças de reposição sejam solicitadas imediatamente antes que o veículo ou equipamento defeituoso ou danificado chegue para reparos;
  • Acelerar o processo de reparo.

Um sistema de checklists digital com capacidade de adicionar fotos economiza tempo e dinheiro e reduz o tempo de inatividade de veículos e equipamentos.

Comunicação automatizada

Ter sistemas instalados para relatar uma falha ou defeito e comunicar o fluxo de trabalho dos reparos é tão importante quanto realizar uma verificação diária antes da partida.

Um sistema de checklists digital automatiza o processo de comunicação, enviando informações essenciais para as partes interessadas necessárias como, por exemplo, o gerente de frota, o agendador e ou o gerente de oficina através de e-mail.

Ao relatar uma falha ou defeito, as informações comunicadas por e-mail automatizado incluem:

  • O nome da pessoa que relata;
  • O número de identificação do veículo ou equipamento;
  • A localização do veículo ou equipamento;
  • Uma descrição por escrito da falha ou defeito e, se aplicável, fotos.

Quando os reparos são concluídos, um email automatizado também notifica as partes interessadas do fato, incluindo a pessoa que relatou a falha ou defeito.

Um aplicativo de checklist digital para veículo, com funcionalidade de comunicação automatizada, tem duas vantagens importantes.

Em primeiro lugar, aumenta a eficiência do relatório de falhas e defeitos. Em segundo, garante que todas as partes interessadas relevantes se tornem e permaneçam informadas.

Rastreamento de falhas e defeitos

Quando uma falha ou defeito do veículo é identificado, ele precisa ser corrigido no local para manter o veículo operacional e seguro de usar. Se isso não for possível, o veículo precisa ser estacionado enquanto é submetido a reparos.

Para rastrear o fluxo de trabalho de reparos, os gerentes de frota ou os proprietários de empresas costumam usar uma planilha. No entanto, as planilhas consomem muito tempo e dependem das informações inseridas manualmente, como registrar falhas ou defeitos e atualizar o fluxo de trabalho.

Com um aplicativo de checklist digital, falhas e defeitos relatados são automaticamente (e imediatamente) enviados para um registro de ação eletrônico.

Ou seja, isso remove o tempo envolvido na entrada manual de dados e a dependência de alguém executando a tarefa. Uma vez carregado, um e-mail automatizado alerta as partes interessadas sobre falhas e defeitos relatados, permitindo que os reparos sejam priorizados em tempo real e agendados imediatamente.

Depois que os reparos são concluídos, o upload de documentos de suporte no registro de ação e a marcação da tarefa como concluída inicia outro e-mail automático que alerta o gerente de frota ou o proprietário da empresa sobre a alteração no status. O encerramento do reparo inicia um terceiro e-mail automatizado que alerta as partes interessadas que notificam as partes interessadas.

Um registro de ação que contém todas as informações relacionadas aos reparos é vital, pois pode ser usado como evidência da manutenção do veículo durante uma auditoria.

Formulário de registro

A realização de verificações antes da partida seria considerada razoavelmente praticável para garantir que um veículo pesado e seu equipamento associado estejam seguros antes de entrar na rede rodoviária. Assim, as verificações diárias pré-partida são uma evidência da conformidade com os sistemas de gerenciamento de manutenção.

As verificações diárias em papel concluídas que foram revisadas e acionadas precisam ser arquivadas e armazenadas com segurança no espaço físico. De fato, isso pode tornar a recuperação das verificações em papel um desafio quando autoridades ou auditores exigem checklists de veículos específicas.

Checklists de veículo que foram concluídas digitalmente, por outro lado, não requerem espaço físico para armazenamento e podem ser mais fáceis de encontrar.

Isto é, um aplicativo de checklist digital de veículo baseado em nuvem armazena checklists digitais em um registro seguro na nuvem. Se esse software incorporar critérios de pesquisa completos, as verificações concluídas antes da partida podem ser encontradas usando critérios como ID do equipamento e frota, um intervalo de datas ou o nome da pessoa que preencheu o checklist de veículo antes da partida.

Se necessário, o registro pode ser exportado para PDF ou salvo como um arquivo que possa ser exibido em um programa de planilha como o Excel.

Outros elementos importantes a serem considerados ao escolher o melhor software de checklist de veículo para sua organização podem incluir:

  • Você precisa completar o checklist de veículo off-line (sem conectividade à Internet)?
  • Você precisa dos campos do checklist para preencher automaticamente com a hora, data, endereço e um nome?
  • Que funcionalidade de gerenciamento de segurança você precisa?

Checklist: em papel ou digital?

De fato, os motoristas só podem preencher os formulários diários de inspeção de veículos o mais rápido que puderem avaliar e escrever. Se um problema de manutenção aparecer, mais tempo será adicionado à medida que o driver grava ou desenha uma descrição da falha. Os mesmos problemas se aplicam também às inspeções pós-viagem.

Também pode haver um atraso no tratamento de problemas com veículos, com base no momento em que o relatório de inspeção é realmente entregue. Se os administradores de frota estiverem inserindo manualmente os dados de inspeção no Excel ou arquivando relatórios físicos, isso adicionará tempo ao processo.

Além disso, as verificações baseadas em papel também podem apresentar outros riscos indesejados, como a falta de problemas críticos de manutenção, que geralmente levam a custos reativos e maior tempo de inatividade do veículo.

Os checklists de veículos em papel são estáticos

Nos formulários de inspeção de veículos em papel, é impossível adicionar instruções específicas para os motoristas, o que eliminaria o risco de erros de interpretação. Os motoristas devem transferir fisicamente os formulários de inspeção em papel para o gerente de frota.

Durante esse período, o gerente de frota não tem conhecimento do status atual do veículo da frota. Além disso, tmbém existe o risco de o formulário do checklist de veículo ser danificado ou perdido durante a transferência entre as partes.

Uma vez que o gerente de frota tenha formulários de inspeção em mãos, pode haver confusão sobre os problemas de manutenção devido a ilegibilidade ou falta de detalhes.

Benefícios do checklist digital antes da viagem

Dentre os principais, podemos destacar:

  • Economiza tempo para realizar inspeções de veículos;
  • Permite melhor comunicação entre operadores, mecânicos e administradores;
  • Permite que as frotas tomem medidas imediatas em questões de veículos;
  • Transforma o gerenciamento de veículos da frota e elimina as ineficiências de inspeção em papel;
  • Uma nova abordagem para as checklists de veículos de frota.

Solução em checklist digital

A Rabbot oferece uma alternativa moderna e digital aos formulários de inspeção de veículos em papel que priorizam a eficiência, precisão e resolução de problemas.

A implementação de formulários de inspeção digital para veículos aliviará os motoristas do fardo das checklists de verificação em papel e melhorará a qualidade da inspeção.

E o melhor: tudo isso pode ser feito usando apenas um smartphone ou um tablet existente. Ao contrário do papel, os relatórios digitais estão acessíveis a qualquer momento e em qualquer lugar com a Rabbot!

Por que o checklist digital da Rabbot é diferente?

Não se trata apenas de um checklist digital. Nosso aplicativo faz parte de uma metodologia que coleta todos os dados da sua frota, organiza por status e automatiza tarefas repetitivas. Além disso, conta com recursos exclusivos e avançados para o controle de veículos e ativos.

Solicite fotos

Aprimore a visualização de serviços e avarias solicitando fotos com recurso de marcação na imagem.

Perguntas personalizadas

Monte seus próprios checklists e customize as perguntas de forma simples e prática.

Funciona sem internet

Colete as informações mesmo sem internet. Funciona em smartphones, tablets e desktop, direto do app, da plataforma ou por meio de um link.

Checklist condicional

Crie perguntas com respostas condicionais, modificando ou pulando as próximas perguntas, com base nas respostas anteriores.

Geolocalização

Rastreie todos os lugares em que o veículo já esteve, criando um histórico completo com os pontos de localização.

Comparador de checklists

Com a comparação automática das respostas, é possível identificar divergências ou avarias para notificar os gestores de forma mais rápida e eficaz.

QR Code e OCR

Você não precisa escrever tudo à mão. Faça leitura de QR Code ou de placas (OCR) e evite erros manuais.

Veja tudo na plataforma

Acompanhe as informações obtidas nos checklists em tempo real, compiladas por tarefas direto da plataforma.

O app de checklist coleta, a plataforma automatiza

Com a metodologia Rabbot, baseada em Intelligent Process Automation (IPA), você cria automações e deixa que robôs trabalhem para você!

Coleta digital

Além dos checklists de papel, o sistema Rabbot também permite a integração com suas planilhas e seus sistemas de GPS, telemetria, CRM, ERP e outros para você não precisar escrever à mão.

Organização em Kanban

Na plataforma, organizamos os seus fluxos de trabalho para você conseguir visualizar todos os status de serviços que envolvem os seus carros e o histórico de seus veículos.

Automação de tarefas

Utilize as informações da plataforma como gatilhos para automatizar tarefas repetitivas, como envio de notificações, agendamentos, marcação de responsável e mais de 26 atividades.

Para todas as etapas da sua frota

O checklist perfeito para gerenciar carros, caminhões, ônibus, empilhadeiras, tratores, maquinários agrícolas e muito mais.

Checklist de entrada e saídas

Faça o controle de qualidade e identificação de possíveis avarias em todas as suas entradas e saídas de garagem com o nosso checklist digital.

Checklist de passagens de turno

Registre diariamente e acompanhe todos os acontecimentos que envolvem assistência direta e indireta de seus veículos.

A Rabbot oferece mais de 300% em eficiência!

Conheça os recursos da plataforma para checklist de veículos e descubra como os clientes da Rabbot têm criado cases de eficiência e economia em sua operação!

Share This