O tema de como escolher um sistema de gestão de frotas não é trivial para nenhuma empresa.
Como qualquer outro investimento financeiro, ele custa não só o valor da aquisição do sistema, como também o valor do aprendizado e da adaptação da equipe responsável pela gestão, e se estende ao longo do tempo trazendo economia ou prejuízo para a logística da empresa.
Sabendo que escolher qual será o seu sistema de gestão é importante, preparamos um artigo bastante completo sobre quais critérios analisar. Ao final desta leitura, você terá uma direção muito clara sobre como escolher o melhor sistema de gestão de frotas para a sua empresa. Confira!
Para começo de conversa, o que é um sistema de gestão de frotas?
Um sistema de gestão de frotas é, em linhas gerais, uma ferramenta que concentra informações e soluções sobre as rotas, os veículos, os condutores e as despesas envolvidas na logística da sua empresa.
Veja que, quando falamos em processos logísticos, estamos nos referindo a operações que envolvem uma série de pessoas distintas espalhadas em locais distintos.
Enquanto o gestor de uma frota pode trabalhar de um prédio administrativo, condutores se deslocam dentro de uma cidade ou até mesmo para fora do Estado, transportando cargas distintas.
Os condutores são ramos de um mesmo corpo
De certo modo, os condutores são como ramos de uma empresa. Quem chega ao destino final são eles, mas estes profissionais representam alguém e têm responsabilidades. Por sua vez, o gestor é o responsável por administrar as responsabilidades e o trabalho destes profissionais.
Quanto maior a frota, maior é a responsabilidade do encarregado pela gestão, que precisa ter como acessar cada um dos condutores com tranquilidade e rapidez, além de saber exatamente o que eles estão transportando e para quem.
Cada empresa tem necessidades distintas com relação ao que precisa ser transportado e entregue, logo, é indispensável ter um sistema que dialogue o melhor possível com quem faz a gestão operacional.
Dessa forma, é possível contornar problemas rapidamente e fazer com que as frotas cheguem nos lugares corretos dentro do prazo.
Necessidades básicas de um sistema
É importante que o sistema seja o mais completo possível, para que outras ferramentas não sejam necessárias. O excesso, neste caso, compromete a agilidade do gerenciamento da frota e deixa o processo muito menos transparente.
Consequentemente, o acúmulo de ferramentas custa mais dinheiro – já que você precisa pagar pela aquisição, treinamento e manutenção de todas elas. Ademais, este excesso custa tempo, um recurso igualmente valioso principalmente tratando-se de logística.
Agora que você já sabe o que são os sistemas de gestão, falaremos de critérios imprescindíveis na ferramenta que você escolherá para a sua empresa.
Ainda que você já trabalhe com um sistema hoje, leia as nossas considerações mesmo assim, pois será possível observar se o sistema (ou sistemas, se você precisa de mais) que você tem hoje é o mais adequado para as necessidades da sua empresa.
Como escolher um sistema de gestão de frotas? Quais critérios considerar?
1. Facilidade de usar
A complexidade nem sempre equivale à bagunça. Ou seja, não é porque um sistema abarca informações diversas sobre condutores e cargas que ele precisa ser difícil de usar ou dispor essas informações de uma forma pouca organizada.
Com isso, o que queremos deixar claro é que o seu sistema de gestão de frotas deve apresentar poucas barreiras para o uso. Isso vale tanto para o gestor quanto para todas as pessoas que precisam manuseá-lo, seja para inserir ou buscar informações.
Dizer que o sistema é “fácil de usar” significa que tanto você quanto qualquer outra pessoa pode facilmente dar os primeiros passos após uma introdução formal.
Destacamos que não é interessante que você adquira um sistema e comece a usá-lo sem um suporte inicial da fornecedora. É importante ter o contato com uma equipe disponível para dar treinamentos iniciais e conduzir o usuário a tirar o melhor do produto.
No entanto, não é bom que um gestor e seu time sejam totalmente dependentes do auxílio técnico do provedor. Tudo o que a sua equipe precisar fazer deve ser aprendido rapidamente e o uso do sistema deve ser intuitivo.
2. Interface enxuta
Precisamos falar da importância da interface enxuta porque o que uma pessoa considera “fácil” de usar nem sempre é fácil de verdade para outras pessoas.
Por exemplo, para os funcionários que trabalham na instituição fornecedora de um sistema de gestão, a navegação neste mesmo sistema é fácil e intuitiva. Essas pessoas conhecem a nomenclatura empregada, os atalhos e cada um dos ambientes e funcionalidades disponíveis.
Para quem está aprendendo a mexer no sistema, por outro lado, sem uma interface enxuta, o domínio sobre o manuseio da ferramenta leva muito mais tempo.
Além disso, uma falta de organização e clareza nos espaços pode gerar confusões nos funcionários que precisam preencher formulários com informações relevantes, o que certamente gerará aborrecimentos.
É necessário ter em mente que o gestor é apenas uma das pessoas que precisa de informações acuradas que ficarão reservadas no sistema de gestão. Assistentes, secretários, motoristas e especialistas também precisam registrar e consultar dados. Logo, o sistema precisa ser uma ferramenta clara para todos.
Logo abaixo citamos três características para priorizar quando analisar as interfaces de sistemas de gestão.
Simples
A interface precisa ser simples de entender. Isso significa que os termos empregados precisam ser claros e inconfundíveis para todos, bem como a função de cada aba ou ambiente.
A ideia é que nem os gestores nem os demais funcionários tenham dúvidas sobre o que escrever e sobre onde fazer consultas.
Estimulante
O sistema deve ser estimulante no sentido de que as pessoas responsáveis por alimentá-lo não devem apresentar resistências quanto ao seu uso.
Se a burocracia for extrema, informações importantes podem ser registradas com atraso, o que afeta todo o processo.
Funcional
Por fim, a interface deve ser altamente funcional, ou seja, ser de uso prático e eficaz para todos que precisam utilizá-la. Com isso, é importante que:
- o sistema não trave,
- informações registradas uma vez sejam automaticamente salvas,
- seja fácil fazer um backup de informações importantes,
- o sistema seja acessado de vários tipos de dispositivo, como computadores e telefones celulares,
- entre muitos outros facilitadores.
3. Adaptabilidade
No que diz respeito à adaptabilidade, é importante que o sistema de gestão de frotas corresponda às necessidades de cada empresa. Ou seja, essa ferramenta precisa dar as informações, métricas e índices que a sua instituição deseja monitorar.
Você se sentirá insatisfeito com um sistema de gestão que deixe você na mão com relação a partes importantes dos processos que gerencia.
Se você trabalha como gestor no campo da logística, provavelmente tem uma série de KPIs (Key Performance Indicators/Indicadores-chave de Desempenho) para analisar. Afinal, quem gerencia as frotas de uma instituição sempre está em busca de maneiras excelentes para resolver problemas e aprimorar a performance do seu setor.
Assim sendo, se o seu sistema de gestão não permite que você analise os dados relevantes para o seu trabalho, por que ele seria interessante? Trata-se de um investimento ruim que custa à empresa tempo e dinheiro, pois mais sistemas são necessários para conseguir todas as informações.
Nesse contexto, os bons sistemas de gestão são aqueles que foram programados para fornecer as mais variadas informações para diferentes tipos de negócio. É o sistema que precisa se adaptar facilmente ao seu trabalho, não o seu trabalho que deve se adaptar ao sistema.
Aqueles com checklists personalizáveis como a Rabbot, por exemplo, são altamente indicados.
4. Integrabilidade
Por fim, um último critério a considerar antes de adquirir ou substituir o seu sistema de gestão é a capacidade de se integrar aos outros sistemas que a empresa já usa.
Veja bem: argumentamos aqui que o uso de vários sistemas de gestão de frota não é positivo, pois esse excesso representa um prejuízo. No entanto, uma empresa não depende apenas de seu sistema de gestão.
Há vários sistemas operacionais que auxiliam a organização a ficar de pé. Nesse contexto, o seu sistema de gestão deve dialogar com os outros facilmente.
Se a sua empresa tem uma cultura de trabalho e métodos institucionalizados de ação, o sistema deve se conformar a eles. Ou seja, a relação entre este sistema e os demais deve ser complementar e nunca contraditória.
Como a Rabbot pode ajudar?
Neste artigo, falamos sobre a importância de saber como escolher um sistema de gestão de frotas e explicamos quais critérios você deve considerar na hora de escolher aquele que comporá o conjunto de sistemas que faz a sua empresa funcionar.
Ao ler nossas considerações, talvez você ainda não tenha encontrado um sistema tão bom para implementar.
Ademais, se você já trabalha com um sistema de gestão, talvez a sua percepção atual seja a de que ele não é tão bom porque deixa a desejar em vários dos aspectos que nós elencamos.
Se você se encaixa em um destes dois cenários, gostaríamos de convidá-lo a conversar com um dos especialistas aqui da Rabbot.
Por que você deve conversar com um especialista Rabbot?
Temos como objetivo resolver problemas operacionais de frota DE VERDADE
Mais acima falamos sobre como é importante ter um sistema de gestão que resolva problemas. O sistema da Rabbot foi desenhado para isso, com uma plataforma completa e especializada que pode ser implementada na sua empresa em até 8 semanas.
Ao longo deste processo, você entenderá exatamente como a nossa ferramenta funciona e saberá como integrá-la aos outros sistemas da sua empresa, além de o uso ficar claro para todos os responsáveis por alimentar a plataforma com informações.
Já gerenciamos mais de 1.9 milhões de veículos e trabalhamos com grandes empresas
A nossa reputação no mercado é bastante consolidada, sendo que já prestamos serviços para grandes nomes como Porto Seguro, Creditas Auto e Ativa Logística.
A mesma qualidade do serviço que entregamos para estas grandes instituições é a que dedicaremos a você, para que a gestão da sua frota operacional se torne cada vez mais fluida e transparente.
Possuímos uma metodologia própria verdadeiramente eficaz
É importante destacar que a metodologia que nós aplicamos às empresas com as quais trabalhamos é única e exclusiva.
Em linhas gerais, nosso método de trabalho automatiza a sua operação em três etapas:
- Digitalização de todos os dados para facilitar a coleta de informações;
- Organização de informações sobre os veículos da empresa para tornar as atividades transparentes;
- Criação de gatilhos personalizados para automatizar as tarefas importantes para cada tipo de empresa.
Digitalizamos a sua frota
Logo acima, mencionamos que uma das etapas da nossa metodologia é a digitalização de todos os dados relevantes para a atividade de gestão. Essa ação reduz a incidência de erros, torna o registro de avarias mais completo e ainda cria checklists digitais que ajudam a controlar as atividades da sua equipe.
Eliminamos custos de trabalho operacional
Está prevista em nossa metodologia uma redução radical de custos, pois a implementação do nosso sistema torna várias atividades automáticas.
Além de você poder trabalhar com uma equipe mais enxuta, a plataforma permite que os funcionários da frota fiquem menos sobrecarregados com atividades, já que conta com:
- automatização e criação de ordens de serviço,
- solicitação automática de quilometragem,
- notificações personalizadas,
- controle de etapas de manutenção.
Oferecemos mais de 20 aplicações para cada etapa da gestão de veículos
Por fim, trabalhamos com muitos tipos de empresas e sabemos como personalizar aplicações do nosso sistema para as necessidades de cada uma. A nossa metodologia é ampla e permite a personalização do sistema para as necessidades de cada equipe de gestão de frotas.
Essa personalização envolve questões como:
- controle de pátio,
- manutenções corretivas,
- manutenções preventivas,
- gerenciamento de sinistros,
- entrega e devolução,
- gestão de serviços.
Como já deu para observar, os benefícios de trabalhar com nosso suporte superam emuito os critérios que consideramos relevantes para a aquisição de um sistema de gestão de frotas.
Para ter praticidade, segurança e um sistema excelente, conte com a Rabbot! Estamos animados para aperfeiçoar o trabalho da sua equipe e ajudar a sua empresa a conquistar resultados cada vez mais satisfatórios.