Controle de frota é o processo que se usa para gerenciar todas as informações de frota e ativos, desde a aquisição até a disposição. Isso permite que as empresas reduzam custos. Além do mais, pode melhorar a eficiência, mas também garantir a conformidade em toda uma operação.
Gerenciar uma gama de veículos comerciais pode ser um desafio na melhor das hipóteses. Adicione a isso influências externas que um gerente da área enfrenta. Dessa forma, a tarefa pode, em pouco tempo, se tornar desastrosa.
A melhor solução para o possível problema é um software relevante. Este desempenhará um papel importantíssimo na coordenação de atividades do sistema de controle de frota.
Então, qual é o objetivo desse gerenciamento? Qual seria o papel real desse software dentro das instituições? Como ele suporta o papel do gerente? Qual é o objetivo final do controle dos automóveis empresariais?
Neste artigo, vamos responder essas e muitas outras perguntas acerca do assunto. As informações contidas abaixo certamente irão ajudar a elucidar tais questões. Confira!
A importância do controle de frota dentro de uma empresa
Qualquer organização que incorpore veículos para uso na empresa exige alguma forma de gerenciamento profissional. Assim, o objetivo é controlar todo o ciclo dos veículos comerciais, além de:
- Reduzir os riscos associados;
- Melhorar a eficiência;
- Aumentar a produtividade;
- Garantir a conformidade com a legislação.
Veículos particulares usados para fins de trabalho também devem ser incluídos nesse processo.
Os segmentos de instituições que possuem frotas são diversos. Transportadoras, bem como empresas de vendas, serviços, entre outros, todos têm frotas que precisam ser gerenciadas.
A compreensão dos processos necessários para o controle de frotas permite que a empresa:
- Administre os custos associados;
- Permaneça competitiva no mercado;
- Ajude a atender às expectativas de atendimento ao cliente.
Quais são os desafios enfrentados pelos gerentes de frota?
Semelhante ao nível de responsabilidades de um gerente de vendas ou administrativo, um gerente de frota é responsável por cinco áreas principais:
- Aquisição de veículos;
- Gerenciamento de combustível;
- Manutenção de veículos;
- Saúde e segurança;
- Conformidade com as normas.
Vamos analisar cada uma dessas áreas por vez.
1. Aquisição de veículos no controle de frota
O gerente do setor, juntamente com um sistema de controle de frota eficiente, tem as seguintes tarefas:
- Avaliar as mudanças na legislação;
- Determinar a finalidade, assim como a adequação dos veículos;
- Negociar acordos com os fabricantes dos automóveis.
O consumo de combustível, os impostos e os custos de seguro, além das expectativas dos funcionários, também precisam ser considerados ao selecionar os veículos da frota. Mas, acrescente a isso uma consideração para o final da vida útil e o valor de revenda do veículo. Logo fica claro por que o papel do profissional pode ser um desafio, pois as alocações orçamentárias precisam ser atendidas e as economias ficarem sempre disponíveis.
2. Gerenciamento de combustível
Provavelmente, um dos maiores desafios de economia de custos para um gerente de frota é o aumento cada vez maior dos preços dos combustíveis. As flutuações e os fatores externos que influenciam nesses valores estão fora do controle de qualquer colaborador da empresa. Entretanto, existem opções para ajudar na redução do consumo e, consequentemente, dos custos com o abastecimento.
Uma vez o combustível escolhido, a popularidade dos veículos a diesel está em declínio. A gasolina continua sendo a líder de mercado, mas a margem também está diminuindo.
Um gerente de controle de frota pode realizar uma análise de custo-benefício das opções disponíveis. Isso determinará a mais adequada para os veículos sob sua responsabilidade.
Nesse caso, um software e as informações obtidas por ele, auxiliarão na observação do comportamento do motorista. Com isso, também é possível ter a capacidade de rastrear veículos, assim, determinando as rotas mais econômicas.
3. Manutenção de veículos no controle de frota
A supervisão do programa de controle de frotas pelo gerente é imprescindível, uma vez que ela garantirá que as verificações do veículo sejam realizadas em conformidade com a legislação. Isso inclui:
- Verificações diárias do motorista;
- Inspeções de pré-compra de veículos;
- Verificações regulares de manutenção;
- Garantia de que os defeitos relatados sejam corrigidos.
4. Saúde e segurança
Se algo infeliz ocorrer e o motorista sofrer um acidente, o gerente também é responsável. Ele precisa garantir que não só o plano de saúde, mas também o seguro, sejam acionados adequadamente.
Procedimentos de relatórios necessitam ser implementados para permitir que os motoristas lidem com um acidente. As reclamações do tipo também devem ser tratadas de maneira rápida e eficiente, com o trabalho de reparo necessário realizado.
5. Conformidade com as normas
Verificações diárias, folhas de inspeção, bem como verificações de motorista, defeitos, relatórios, entre outros. O sistema de controle de frota é parte essencial da função.
Todos esses aspectos precisam não apenas ser executados, mas também documentados. Isso garante que uma trilha completa de informações esteja disponível para cada veículo, tanto para fins de auditoria quanto em caso de acidente.
A legislação sobre veículos está mudando rapidamente. Isso significa que é imperativo que os gerentes estejam cientes de alterações na legislação. Assim, etas possuem um impacto direto em suas operações.
6. Custos de controle
Controlar e reduzir custos é sempre uma prioridade para qualquer negócio. Assim, o controle de frota não é uma exceção. Os gerentes são obrigados a analisar as informações relevantes, mas também são obrigados a perceber as áreas que podem ser melhoradas.
Isso inclui:
- Redução dos custos de compra;
- Revisão do consumo de combustível;
- Análise do comportamento do motorista;
- Entre outras coisas.
O controle de frota em Excel
Apesar do tamanho de uma frota, o controle de frotas em Excel continua sendo a escolha de muitas empresas. As planilhas de gerenciamento, no entanto, têm falhas sérias encontradas em seu uso.
Essas são apenas algumas das limitações que podem ser enfrentadas ao se escolher o controle de frotas Excel como primeira opção:
- Funcionalidade e recursos de relatórios limitados;
- Os registros são reativos e não proativos;
- Atrasos na entrada de dados podem resultar na circulação de informações erradas para tomada de decisão e geração de relatórios;
- Um risco aumentado de imprecisão dos dados, devido a erros de entrada, escrita ilegível e documentação em falta ou incompleta;
- Planilhas projetadas e criadas “internamente” podem limitar as funções de relatório;
- Capacidade limitada de integração com provedores e serviços externos;
- Tarefa com prazo determinado para inserir, digitalizar e arquivar manualmente formulários em papel;
- Maior tempo de administração para concluir processos como verificação de carteira de motorista.
O software de controle de frota
O controle de frotas Excel é uma solução para problemas nesse setor, mas existem opções mais eficientes e assertivas. Um software de gerenciamento permite que a empresa tenha informações relevantes sobre o desempenho de sua frota.
Na verdade, ele é um banco de dados sofisticado com vários aplicativos. Ele permite o registro, bem como o relatório dos principais atributos que podem ajudar a melhorar a eficiência e reduzir custos. Além do mais, reduz o tempo de inatividade e melhora a produtividade.
Em resumo, a incorporação de um sistema de software no controle de frotas aprimora o gerenciamento de:
- Veículos, bens e equipamentos;
- Manutenção e reparo;
- Combustível;
- Motoristas, incluindo verificações de habilitações;
- Inspeções, relatórios de defeitos e auditorias de peças e inventário;
- Gerenciamento de riscos e acidentes;
- Conformidade regulamentar e legal;
- Orçamento e previsão.
É comum perceber que empresas maiores rodando com centenas, até milhares de veículos, são as que se afastaram do controle de frotas Excel. Elas adotaram softwares específicos de gerenciamento.
Instituições menores tendem a depender de uma planilha mais tradicional e de um estilo de gerenciamento baseado em papel. Mas nem sempre é esse o caso. Ainda há um número surpreendente de empresas grandes que continuam a administrar suas operações contando apenas com um Excel básico.
Devido às limitações que as planilhas podem fornecer, essas instituições podem estar potencialmente colocando sua frota em risco operacional e financeiro.
Escolhendo o software de controle de frota: o que é preciso considerar?
As empresas que optam por incluir o software de controle de frotas em sua operação devem ter um norte para começar. Decidir sobre um sistema automatizado pode ser um campo minado, uma vez que existe a possibilidade de escolher entre tantos.
Como se decide qual é o melhor para o negócio? Qualquer sistema escolhido precisa executar as funções da melhor maneira possível em termos de funcionalidade, desempenho de usabilidade.
Por onde começar?
Aqui estão algumas coisas que se deve considerar para ajudar na escolha do novo sistema:
- Tamanho e escopo, incluindo escalabilidade;
- Facilidade de uso;
- Disponibilidade de treinamento;
- Capacidade de gerenciar integrações;
- Suporte pós-venda.
Outra questão muito importante nesse sentido é a procura por um fornecedor que atualize seus sistemas regularmente. Além disso, ele deve acompanhar as mais recentes necessidades do setor, uma vez que não fazer isso pode significar que seu sistema ficará desatualizado em pouco tempo. A consequência será a perda de relatórios vitais necessários para ajudar no gerenciamento de uma operação totalmente compatível.
Mudanças na legislação, desenvolvimento de produtos e novas práticas recomendadas para negócios podem impactar na adequação do seu sistema.
A grande mudança do sistema de planilhas para o de software
Migrar de planilhas para um pacote de software pode ser uma grande tarefa. Mas, usando um provedor estabelecido e eficaz, haverá especialistas disponíveis para auxiliar nessa questão.
Depois que as informações forem importadas para um sistema, em pouco tempo será possível ver as recompensas. O sistema de controle de frota automatizado inclui:
- Tarefas administrativas reduzidas;
- Visibilidade aprimorada em toda a frota;
- Sistema de relatório inteligente para ajudar a gerar eficiência e economia de custos.
Tudo isso proporciona um retorno excepcional do investimento. O fornecedor escolhido deve investir também no desenvolvimento contínuo de produtos. O setor de gerenciamento de frota está sempre mudando à medida que novas leis, assim como regras, entram em jogo.
Isso pode impactar o sistema e o que é preciso fazer. Isto porque não há nada pior do que comprar um software e descobrir em pouco tempo que está desatualizado.
As soluções de controle de frota se integram a praticamente qualquer provedor de dados ou aplicativo de terceiros. Tal ação otimiza os processos, como:
- Pedidos;
- Organização de entregas;
- Pagamentos de forma autônoma.
Essas integrações removem os longos processos de administração, uma vez que melhoram o gerenciamento de tempo dos funcionários. E a adição de aplicativos móveis de suporte para executar as tarefas e inserir dados relevantes dentro do campo aumenta ainda mais os benefícios da implementação desse sistema.
Os benefícios de ferramentas eficazes de geração de relatórios automatizados
Os recursos de geração de relatórios do sistema automatizado são numerosos. Aqui está uma seleção de alguns dos benefícios mais relevantes para as empresas.
Veículos
Os relatórios sobre como os veículos estão sendo usados e os custos associados a cada um podem ser adaptados às necessidades específicas. Mas, os mais utilizados incluem:
- Inventário de veículos por fabricante, modelo, tipo de combustível e quilometragem;
- Disponibilidade do veículo;
- Custos do veículo, incluindo histórico de serviço;
- Expiração do período de aluguel.
Gestão da Manutenção
Os veículos podem ser mantidos em boas condições não só através do planejamento, mas também do acompanhamento de serviços e reparos. O tempo de inatividade, particularmente não programado, pode ter um efeito negativo na frota.
Em um bom relatório, é possível verificar:
- Registros de manutenção agendada e não agendada;
- Horários e frequência de veículos que precisam de manutenção;
- Ordens de serviço em espera aguardando peças;
- Relatórios de inatividade do veículo.
Combustível
O combustível é um dos maiores gastos financeiros para qualquer frota, então, justamente por isso precisa ser rastreado e monitorado. O controle fornece melhor visibilidade dos custos de combustível, o que ajuda a reduzi-los.
Para concluir, o sistema automatizado monitora, assim como gerencia operações que melhoram a eficiência. Ele garante a conformidade, independentemente do tamanho da empresa.
As vantagens do uso da gestão de frotas automatizada Rabbot
A gestão de frotas automatizada Rabbot gerencia todos os aspectos de uma frota. Isso vai desde a aquisição até o descomissionamento. Mas esse processo de controle não para nos veículos. É possível integrar o software com outros sistemas da empresa.
O sistema de gestão automatizada mantém informações relacionadas a uma frota em um sistema central. Isso pode incluir:
- Veículos, ativos e equipamentos;
- Registro, atribuição, bem como controle de qualquer veículo da instituição;
- Combustível;
- Quilometragem;
- Motoristas;
- Manutenção;
- Disponibilidade do automóvel;
- Custos;
- Conformidade com as leis;
- Documentações para diversos fins, incluindo auditoria;
- Acidentes.
O sistema da Rabbot se integra a outros setores, como de compras e o financeiro, para executar tarefas de reordenação, gerenciamento de faturas e pagamentos. Não só os processos, mas também os procedimentos de relatórios, podem ser automatizados, o que reduz tarefas administrativas e aumenta a eficiência operacional.
Os recursos desse tipo de gerenciamento vão muito além do das planilhas para ajudar a cumprir os procedimentos de conformidade. Estruturas avançadas, combinadas com a capacidade de integração, apoiam a eficiência total do seu controle de frota. Entre em contato hoje mesmo com a Rabbot e conheça nossos serviços!