Os novos tempos nos mostraram que o que vai separar empresas de sucesso de empresas problemáticas é a capacidade de oferecer uma experiência dinâmica e inteiramente tecnológica.
Mas como isso será possível para áreas que ainda não digitalizaram seus serviços?
Você, que precisa parar de ter surpresas com problemas operacionais, não quer ser o último a saber sobre caminhões parados nas estradas por conta de sinistros, não pode deixar de conhecer a metodologia Rabbot.
Continue lendo o texto até o final e veja como algumas ações que já estão presentes na sua rotina de trabalho ficarão ainda mais práticas e fáceis de organizar com uma gestão de frotas inteligente e completamente digital.
Antes de apresentar a metodologia que vai transformar seu método de trabalho e otimizar o desempenho de toda sua equipe, considere as seguintes situações:
- Quanto tempo você já perdeu precisando ver checklists e aprovar orçamentos?
- Quanto tempo você já perdeu refazendo planilhas por conta de dados que não estavam atualizados?
- Quanto tempo você já perdeu fazendo ligações ou enviando WhatsApp para fornecedores, motoristas e prestadores de serviço, para verificar o status do veículo?
Bom, se você conseguiu se lembrar de um dia de trabalho, ou até de vários dias em que passou por uma ou todas as situações , o controle de veículos e ativos em sua empresa precisa ser revisto o mais rápido possível.
Como fazer a gestão de frotas otimizada com Rabbot?
Ao longo de nossa experiência com grandes clientes, notamos que o dia a dia de um gestor pode se tornar improdutivo caso ele não receba notificações sobre manutenção de um ou mais veículos.
Se os profissionais não sabem o tempo médio necessário para conclusão de cada operação presentes na administração de cegonhas, monitoria de rotas, coletas e entrega de produtos a rotina de trabalho fica prejudicada. Não é mesmo?
Com a necessidade de facilitar o fluxo interno de trabalho e documentar as ações indispensáveis para atingir excelência na execução do serviço prestado surge a importância da digitalização inteligente em todos os processos do gerenciamento de frotas.
A Rabbot tem objetivo de otimizar tarefas que você já desempenha muito bem, como:
- Coleta e comparação de dados,
- Controle das atividades de grupos de trabalho (motoristas, prestadores de serviços, fornecedores…),
- Otimização de recursos disponíveis (prazos previstos para manutenção , quilometragem , prioridades de entrega…),
- Integração de ferramentas como ERP, gestão de combustível e consulta de documentação veicular,
- Provisão de soluções rápidas para clientes, parceiros e colaboradores.
Mas se você já controla tudo por planilhas, por que a Rabbot é a única plataforma que facilita o fluxo do seu trabalho?
Existem 3 pontos essenciais para uma gestão inteligente que somente a Rabbot consegue oferecer:
1. Para gerenciar mais de 100 veículos e ativos é necessário entender em tempo real o que acontece em cada etapa de operação e gerenciar as atividades de cada membro de sua equipe.
Dessa forma é possível saber como e o que cobrar de cada grupo de trabalho com o objetivo de promover entregas eficientes e otimizar a rentabilidade dos veículos bem como o lucro da empresa.
Afinal de contas, a gestão digital e inteligente de frotas promove não só a satisfação dos seus clientes, mas também o crescimento e o reconhecimento de uma organização como líder de categoria.
2. Para que as estratégias de crescimento e evolução de uma empresa possam resultar em produtividade de alta performance e lucro, é necessário oferecer e prestar um serviço tecnológico de alta qualidade.
É de extrema importância que a pessoa responsável pela gestão de frotas em uma transportadora saiba identificar facilmente a raiz de um problema e saiba também como solucioná-lo de maneira rápida.
3. Logo, digitalizar a gestão de frotas é o primeiro passo para coletar todas as informações que determinam o grande sucesso, ou as piores falhas que podem existir na logística de uma transportadora.
Por que a coleta de dados de maneira analógica pode ser a origem de problemas na gestão de frotas?
Para gerir frotas de maneira eficiente, você já sabe que é preciso documentar diversas ações.
Por exemplo, um bom administrador de frotas precisa manter contato com seus motoristas e prestadores de serviço em tempo real, para que dessa forma, seja possível evitar surpresas desagradáveis durante a operação.
Eventualmente você também já deve saber que é importantíssimo ter fácil acesso às equipes de colaboradores para monitorar as tarefas necessárias para a conclusão de uma operação.
Em contrapartida, muitas vezes para realizar essas tarefas é preciso que o profissional armazene e faça a mediação de todos os contatos em diferentes plataformas como:
- E-mail;
- Orçamentos impressos;
- Planilhas em excel;
- Reuniões;
- Grupos de diferentes equipes no Whatsapp ;
- Chats internos;
No entanto, acumular esses dados em diferentes painéis, se atentar a várias telas e participar de muitas reuniões durante o dia pode não ser a maneira mais eficaz de manter o controle e o bom funcionamento dos serviços prestados pela frota.
Nós da Rabbot sabemos também que um dos requisitos básicos para ocupar a posição de gestor é a habilidade de produzir relatórios com informações ricas, como tempo de produtividade de equipe, período médio de manutenção de veículos, vida útil de carros, motos, caminhões, etc.
Por esse motivo, podemos concluir que a rapidez, e a precisão na obtenção de detalhes sobre cada etapa presente no serviço prestado por uma transportadora, é a chave determinante para o bom desempenho de todas as pessoas envolvidas com a organização, dos funcionários aos clientes.
E como você obtém esses dados?
Consegue acessar facilmente tudo o que precisa em apenas uma tela, ou há diversas anotações em blocos de notas, e-mails antigos, e prints de conversas via celular?
Digitalizar os processos de gestão de frotas em uma transportadora promove o controle da rentabilidade de toda a empresa.
Para que você possa fazer uma reflexão honesta sobre possíveis falhas existentes na sua gestão de frotas, nós listamos algumas ferramentas de comunicação que geralmente são as raízes dos problemas de uma operação:
- Checklist de papel é a raiz de um problema na gestão de frotas, porque:
A princípio um checklist preenchido manualmente pode parecer uma solução simples e fácil.Contudo, sabemos que muitos desses recursos podem conter caligrafia de difícil compreensão, números incorretos de documentos, além de pouco espaço para preenchimento de nome e sobrenome do responsável por cada ação.Nesse sentido, se você precisa aumentar a produtividade de sua equipe, atender seus clientes com excelência e evitar falhas para e aumentar os lucros de sua empresa, os dados de sua gestão devem ser claros e objetivos.
Por outro lado, caso a gestão não encontre o ponto de divergência entre operações, ou não consiga prever e evitar possíveis atrasos, além de frustrar o público, há também o risco de prejuízo. Já pensou nisso?
Como resultado negativo, o que pode acontecer é que o cliente que sofrer com falhas na entrega de produtos, dificilmente confiará novamente em sua gestão. Isso pode refletir em desistência de contratos, rompimento de parcerias e reclamações altamente prejudiciais à sua marca.
Portanto, se você ainda faz uso de uma prancheta com várias folhas presas, depende da assinatura de várias pessoas e está cansado de receber checklists incompletos, a Rabbot chegou para facilitar esse processo e oferecer check-lists digitais personalizados e de complementação automática.
- Telefonemas também podem causar problemas na gestão de frotas, porque:
Muitos clientes antes de optarem pela Rabbot, nos informaram que a quantidade de telefonemas para confirmação de conclusão de processos, para avisos de veículos deixados em oficina, para gerenciar atrasos, para avisos de entregas ou simplesmente para obter informações diretamente com os motoristas, não permitiam otimizar o tempo para elaborar relatórios de rentabilidade, por exemplo.Com toda a certeza, podemos afirmar que quando todos os processos e todas as informações necessárias para compor dados precisos estão disponíveis de maneira organizada e de fácil leitura, o dia a dia se torna mais produtivo para toda a equipe.Nós da Rabbot acreditamos que produtividade não é trabalhar mais e sim trabalhar melhor.
E você, consegue organizar suas tarefas com o objetivo de produzir resultados eficientes, ou acumula muito trabalho e não encontra tempo para otimizar e mensurar seus resultados?
- Whatsapp não é canal oficial de comunicação, por isso também é um problema na gestão de frotas:
Sim, o aplicativo de mensagens foi adotado em muitas empresas por ser uma forma rápida de se comunicar com fornecedores, gestores, colaboradores, amigos, familiares, etc.No entanto, ele não consegue ajudar um gestor de frotas a filtrar as mensagens recebidas.Com a plataforma Rabbot é possível consultar facilmente e em tempo real a documentação veicular, multas, quilometragem, períodos de manutenção, datas previstas para manutenção, avarias já registradas, profissional responsável por reparos técnicos, e todas as funcionalidades pertinentes para tomar as decisões mais importantes relacionadas ao seu modelo de negócio.
E então o que é a Rabbot?
A Rabbot é uma plataforma de gestão de frotas que coleta e organiza dados, facilita o fluxo do trabalho de toda a equipe e evita fraudes em todos os processos de uma operação.
Acompanhe esses tópicos atenciosamente, pois agora falaremos com detalhes sobre como a metodologia Rabbot promove a gestão inteligente de frotas em apenas 3 fases simples :
1ª fase: Coletar dados de maneira digital
Com nossa plataforma é possível personalizar e comparar checklists de maneira inteiramente digitalizada.
A funcionalidade do aplicativo Rabbot permite que motoristas, prestadores de serviços, operadores e fornecedores tenham acesso e preencham com facilidade todas as informações de seus veículos.
No checklist digital no app da Rabbot a equipe inteira pode:
- Solicitar fotos de documentos e veículos:
Visualize serviços concluídos e avarias com fotos usando o recurso de marcação na imagem. - Fazer perguntas de acordo com cada etapa de operação:
Monte seus próprios checklists e personalize as perguntas de forma simples e prática. - Montar Checklists condicionais:
Direcione respostas condicionais para que o checklist seja preenchido de forma mais rápida, sem informações repetitivas. - Controlar atividade de veículo por Geolocalização:
Rastreie todos os lugares pelos quais o veículo já passou e crie um histórico detalhado das rotas percorridas. - Comparar todas as versões dos Checklists:
Compare automaticamente respostas e notifique os gestores sobre problemas em tempo real. - Registrar informações por QR Code e OCR:
Faça leitura de QR Codes ou de placas (OCR) com seu celular e evite erros manuais.
ATENÇÃO! O APLICATIVO RABBOT TAMBÉM FUNCIONA SEM INTERNET.
Esqueça problemas de comunicação quando a operação for realizada em áreas rurais ou de difícil acesso à rede.
A coleta de dados com a plataforma Rabbot pode ser feita por meio de smartphones, tablets e computadores.
Todas as informações ficarão armazenadas nos dispositivos e serão enviadas para os usuários assim que uma conexão com a rede for estabelecida.
Você já deve ter percebido que apenas a primeira fase da gestão de frotas com a Rabbot permite automatizar uma série de tarefas da operação.
Entretanto, o que você ainda não sabe é que com a metodologia Rabbot você consegue integrar o uso de suas principais ferramentas como:
- Sistemas de Telemetria
- Gestão de Combustíveis
- Consulta de multas
- Contato com oficinas mais próximas
- ERP’s
Com a Rabbot você reúne informações importantes e ganha visibilidade de todos os seus processos em tempo real .
2ª fase: Visualizar todas as etapas do ciclo do ativo em tempo real.
Assim que você digitaliza sua gestão de frotas com a Rabbot, você organiza as tarefas por status “a fazer” ,“fazendo”, “feito”. É o que chamamos de “Kanban” .
Em outras palavras, podemos concluir que o “Kanban” é a maneira de filtrar, organizar e acompanhar todos os seus processos de operação.
3ª fase: Automatizar tarefas manuais:
E é nesta fase que você vai poder orquestrar toda a sua operação e criar fluxos de automação para a gestão dos seus veículos.
Na plataforma Rabbot você cria regras para cada ação que deseja em sua operação como:
- Marcar o responsável por cada etapa
- Definir prioridades de entregas
- Visualizar veículos em manutenção
- Controlar os prazos de tarefas
Ou seja, com a Rabbot você coleta dados, organiza informações e automatiza tarefas de maneira totalmente fácil e digital.
Faça parte do seleto grupo de transportadoras que digitalizaram a gestão de frotas e são reconhecidas pela excelência na prestação de serviços:
Acima de tudo, podemos dizer que a plataforma Rabbot promove a automação de processos em transportadoras e otimiza todo o fluxo de trabalho.
Com ela as transportadoras podem constantemente:
- Investir em produtividade
- Evitar fraudes
- Controlar todos os processos de operação
- Gerenciar a rentabilidade dos veículos
Atualmente nós somos responsáveis pelo gerenciamento de mais de 400 mil veículos por mês.
Nossa plataforma otimizou o desempenho de grandes empresas como: Porto Seguro, Uber, Tegma, Movida e Ativa Logística.
Desde o início deste texto deixamos bem claro que a transformação digital na gestão de frotas determinará o sucesso das transportadoras num futuro bem próximo.
Você quer estar entre os melhores do mercado? Então, fale agora mesmo com um de nossos especialistas e faça parte era digital da gestão de veículos e ativos.