Uma metodologia indispensável para o bom funcionamento de uma empresa, a gestão de processos nada mais é do que o alinhamento de todas as engrenagens. Em outras palavras, trata-se do gerenciamento de todos os processos de uma organização.
A gestão de processos visa elaborar um plano capaz de fazer com que os processos de uma determinada empresa estejam em melhoria contínua. Ou seja, o foco está em otimizar todos os processos, a fim de tornar a empresa mais competitiva.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos organizacionais se ocupa de manter a melhoria contínua da empresa, através da otimização individual dos processos. Assim sendo, os níveis de qualidade de cada processo são elevados de maneira simples e contínua.
Isso acaba gerando uma constante de crescimento na empresa, sem causar grandes efeitos imediatos e empregar grandes recursos ou investimentos. Nesse sentido, as empresas procuram manter a melhoria de modo contínuo e sólido.
Evidentemente, as empresas não devem tomar atitudes extremas sem um bom embasamento estratégico. No entanto, é comum empresas familiares acabarem estagnando seus processos e isso é um ato fatal que trará as consequências a médio e longo prazo.
Por conta disso, a gestão de processos visa aplicar de maneira coerente a melhoria contínua de cada engrenagem individual, a fim de fazer a máquina toda melhorar constantemente. O ponto mais interessante a ser observado nisso é que as melhorias são gradativas.
A base da gestão de processos está nisso: as mudanças só ocorrerão baseadas em motivos claros. Dessa forma, empregam-se as mudanças naquilo que se faz necessário, visando conduzir a empresa da melhor forma possível, sem alterações drásticas.
Para compreender de forma simples o que é gestão de processos, basta conhecer a razão pela qual ela é aplicada. Dessa forma, a gestão de processos busca melhorar a forma como a empresa é organizada e administrada.
Também chamada de Business Process Management (BPM), o termo também é conhecido no mercado nacional como Gerenciamento de Processos de Negócio.
A importância da gestão de processos
A gestão de processos, ou simplesmente BPM, possui uma grande importância no meio empresarial. Dessa forma, compreender melhor a sua definição facilita o entendimento sobre a sua aplicação e resultados nas corporações.
Em suma, a gestão de processos organizacionais serve para melhorar a administração dos negócios. Isso pode ser entendido de uma forma muito ampla, porém o BPM trata especificamente de processos, independentes de serem estratégicos, táticos ou operacionais.
Pensando na produção de uma indústria, basta analisar a compra de insumos. Afinal, se não houver um processo padronizado a ser seguido, inúmeras ocorrências incomuns poder vir a acontecer conforme a forma de trabalho de cada comprador.
Só para exemplificar, pode ser citado o caso de um comprador que precisa comprar um determinado produto. Se não houver um procedimento a ser seguido, ele pode comprar qualquer produto, sem analisar os melhores preços e a qualidade exigida pela empresa.
Ainda assim, ele pode comprar a quantidade que achar conveniente, sem levar em conta o estoque médio e o fluxo de caixa. Um processo desses, se mal conduzido, pode comprometer todo o fluxo de caixa de uma empresa, inclusive gerando gastos desnecessários.
Essa é a importância da gestão de processos. Desse modo, alguns parâmetros podem ser preestabelecidos, a fim de evitar transtornos. Por exemplo:
- Consulta ao orçamento para o insumo;
- Consulta aos fornecedores;
- Compra do insumo;
- Comunicação ao setor responsável pelo consumo.
Essa é uma descrição simples, que pode servir como base para que qualquer comprador não cometa atrocidades com o caixa da empresa. Além disso, muitos outros pontos devem ser levados em conta, a fim de otimizar ainda mais o processo de compra.
Isso permite entender o que é gestão de processos, além de compreender a sua importância nas organizações.
O uso de softwares
Atualmente, tudo pode ser melhorado através do emprego da tecnologia. Da mesma forma, na gestão de processo,s podem ser utilizados softwares a fim de melhorar seus resultados, inclusive com algumas possibilidades de automatização.
Isso é um fator que pode influenciar positivamente nas organizações, por conta da qualidade dos processos e precisão dos dados. Por conta disso, foram desenvolvidos os softwares chamados de Business Process Management System (BPMS).
Esses softwares procuram automatizar a gestão de processos organizacionais. Nesse sentido, o BPMS funciona de forma a sistematizar e garantir maior eficiência e precisão no gerenciamento dos diversos processos de uma empresa.
Entendendo o que é gestão de processos industriais, pensar em automatizar esse método pode garantir uma qualidade de informações muito precisa e imediata. Além da gestão, é possível incluir automatização nos próprios processos, exponenciando a produtividade da empresa.
As possibilidades são infinitas e os resultados certamente serão exponenciados conforme as tecnologias forem empregadas. Entretanto, vale voltar ao caso do comprador que precisa comprar o insumo necessário da forma mais efetiva possível.
Nesse sentido, muitos pontos do processo estão sujeitos à falha humana, visto que a quantidade de informações é enorme. Utilizando um sistema de automatização, é possível que o software analise preços, calcule o consumo e emita a ordem de compra automaticamente.
Assim sendo, o comprador só teria o trabalho de analisar os resultados gerados pelo software e, então, aprová-los ou não. Ainda assim, é possível utilizar diversas tecnologias em diferentes processos e então sincronizá-las.
Isso garante que haja interação automática entre os softwares, bem como que melhores resultados sejam atendidos. Portanto, contar com a tecnologia é muito útil, já que acelera uma série de processos, tornando um trabalho mais produtivo.
Possibilidades de aplicação
A gestão de processos gerenciais é uma forma de aplicar essa metodologia. Dessa forma, o administrador se utiliza da gestão de processos para melhorar a sua forma de tomar decisões e mensurar os resultados.
Só para exemplificar, pode ser citado o uso de softwares de automatização para a gestão de processos gerenciais. Isso porque o uso da tecnologia pode compilar dados de toda a organização e gerar inúmeros relatórios e indicadores de forma prática e ágil.
Desse modo, o gestor pode se utilizar de uma gama de possibilidades para a gestão de processos industriais. Não é necessário que seja através de softwares de automatização, inclusive utilizando essas opções de forma tradicional.
No entanto, contar com a tecnologia para melhorar a gestão de processos gerenciais já é, por si, uma gestão de processos. Isso porque a melhoria da metodologia é nítida, fazendo com que o administrador tenha maior eficiência na hora de mensurar e analisar.
Além disso, a tomada de decisões é mais precisamente amparada, visto que a utilização de softwares garante uma coleta de dados mais fidedignos, eliminando muitas possibilidades de falha humana na hora de alimentar sistemas e relatórios.
Assim, a gestão de processos gerenciais começa a organizar formas de melhorar todos os processos de uma empresa de forma mais eficaz, o que garante maior produtividade na melhoria dos procedimentos que existem no restante da organização.
Por conta disso, os resultados acabarão surgindo de forma natural, como manda a gestão de processos industriais. Isso porque as mudanças sólidas começam pelo topo da hierarquia, e não se muda uma empresa da base para o topo, mas sim do topo para a base. Esse é o começo da melhoria.
Como empregar uma gestão de processos eficiente?
Sabendo que a gestão de processos é algo de grande importância para garantir o bom andamento de uma empresa, entender como empregá-la é igualmente relevante. Dessa forma, é necessário que a gestão seja eficiente, caso contrário, todo esforço é inútil.
Assim sendo, o primeiro ponto a ser observado são os detalhes do processo em questão. Isso porque é impossível consertar aquilo que não se conhece. Importante também salientar que o objetivo definido da organização deve ser levado em consideração.
Melhorar um processo é torná-lo mais produtivo, mantendo-o alinhado com o objetivo estratégico da empresa. Em outras palavras, um processo não deve ser modificado sem uma razão. Para isso, estar em uníssono com o objetivo da organização é fundamental.
Ademais, o segundo ponto que deve ser observado é a base para a tomada de decisão. Um processo não deve sofrer alterações se não houver métricas claras e precisas indicando os resultados e as falhas a serem trabalhadas.
Da mesma forma, os indicadores precisos devem ser utilizados para monitorar a alteração do processo ao longo do tempo. Isso garante que a gestão de processos está sendo eficiente, e que não estão sendo empregados recursos em vão.
Outra forma muito efetiva de empregar uma gestão de processos eficiente é utilizar-se da tecnologia de automação. Desse modo, todos os processos em questão podem ser melhorados, gerando maior produtividade e qualidade, diminuindo falhas e aumentando lucros.
Entretanto, para empregar a tecnologia de automação, vale lembrar que a especialização da mão de obra se torna mais necessária, já que os colaboradores diminuem o trabalho operacional e passam a monitorar os processos automatizados. Isso gera a necessidade de decisões precisas.
As características da gestão de processos
Sabendo que a gestão de processos é um fator muito complexo que tem como objetivo garantir a evolução e crescimento contínuo de uma empresa, vale entender melhor as suas principais características.
A modelação é a primeira delas e indica que a empresa deve estar pronta para receber novos modelos de processos. Ou seja, estar aberta a novos fluxos de operações e novas formas de conduzir métodos antigos, com facilidade de adaptação e aceitação.
A tendência natural é que as novidades sejam encaradas com contrariedade, visto a resistência humana ao novo. Por conta disso, implantar uma cultura empresarial de aceitação ao novo é de suma importância.
A documentação é a segunda característica importante da gestão de processos. Isso significa que os processos devem ser padronizados e documentados em procedimentos e instruções de trabalho, a fim de evitar que somente um determinado colaborador domine uma função.
A terceira característica é a entrega de valor. Assim sendo, todo processo da organização precisa gerar algum valor para a empresa, independente de ser monetário ou não. Caso haja algum que não gere valor, certamente deve ser repensado e avaliado.
A quarta característica importante é o monitoramento. Ou seja, é necessário que todos os processos sejam monitorados através de indicadores de desempenho. Como exemplo, pode ser citado o método KPI, que significa Key Performance Indicator.
A quinta característica é a sistematização. Isso significa que a gestão de processos é, por si, um processo, e que deve ser tratada de forma sistematizada. Em outras palavras, é preciso que a forma de fazer a gestão de processos siga um sistema determinado, como tudo na empresa.
As etapas
A execução adequada da gestão de processos se dá por etapas, embasadas nas características que foram citadas. Por isso, é importante segui-las, a fim de aplicar uma boa gestão da maneira mais eficiente possível.
Inicialmente, para se elaborar um processo corretamente, é preciso planejar. Ou seja, o planejamento é o primeiro passo e pode ser feito através da análise do conjunto de atividades e do seu objetivo final, que é o valor que ele deve gerar.
Depois disso, a modelagem é o próximo passo. Dessa forma, deve ser traçado um modelo desse novo processo, a fim de criar um esboço da atividade. Isso pode ser considerado também como se fosse um mapa para chegar ao destino, que é o objetivo a ser alcançado.
Após isso, vem a chamada simulação. Ou seja, é o momento em que a modelagem do processo é simulada na prática. Essa fase é importante para se obter feedbacks do planejamento executado até então e, assim, ajustar falhas e melhorar o modelo.
Logo após, vem a etapa da execução, que é a continuidade da simulação. Em outras palavras, essa fase coloca em prática aquilo que foi ensaiado na anterior. Essa etapa é acompanhada do monitoramento, que é a elaboração e análise dos indicadores (KPIs).
Depois disso, vem a etapa final que fecha o ciclo, que é a fase das melhorias. Desse modo, com base nos indicadores os ajustes necessários são feitos, a fim de garantir que a gestão de processos seja efetiva e produtiva. Com isso, pode-se voltar à primeira etapa e seguir todo o ciclo novamente.
Considerações finais
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