Depois de muita luta, estudo e economia, você finalmente conseguiu abrir seu negócio. Empreender sempre foi o seu sonho e você batalhou por isso. Investiu em recursos, em formação e em estrutura física. Falta agora só colocar tudo em prática.
Mas, antes disso, responda algumas questões:
- Como você definiu o espaço físico da empresa? E o layout dela?
- Quanto irá produzir no próximo mês? E daqui a um ano?
Se você souber todas as respostas, é bem provável que você tenha feito o dever de casa certinho e entendeu o conceito de PCP.
O conceito de PCP (Planejamento e Controle de Produção) é algo que precisa ser levado sempre em consideração por quem tem um negócio.
Isso porque ele trata de uma série de processos que ajudam o gestor a ter controle sobre cada passo que a empresa precisa dar para expandir e ter sucesso. É, em suma, uma série de diretrizes a serem seguidas para que tudo funcione em consonância.
O PCP busca unificar todos os setores da empresa com uma meta única: garantir que os objetivos traçados sejam alcançados. Por isso, ele engloba ações da equipe de vendas, da equipe de produção e da equipe de logística.
A ideia é fazer que a engrenagem funcione ao natural: se um promete vender X, o outro irá garantir a produção de X e o terceiro irá assegurar a entrega de X. Tudo com o tempo, com o investimento e com o lucro esperados.
Neste artigo, vamos explicar o conceito do PCP, mostrar suas vantagens e apresentar as etapas para implantar esses processos gerenciais em sua empresa – o que certamente irá ajudá-lo no caminho do sucesso. Vamos lá?
O que é o PCP?
Como vimos, PCP é a sigla de Planejamento e Controle de Produção, um sistema de gestão que serve para gerenciar todas as atividades de uma empresa. A ideia central é otimizar os processos e garantir que toda a cadeia de produção funcione do início ao fim.
Assim, como você pode perceber, investir no conceito de PCP é importante para todo mundo que tenha um negócio, não importando o tamanho. Mesmo que você tenha uma empresa de pequeno porte, ter controle total sobre todas as etapas que envolvem seus processos é fundamental para que tudo flua no ritmo correto.
O PCP envolve uma série de etapas – que veremos mais a fundo a seguir –, mas é possível dizer que elas se dividem em três grandes grupos.
O primeiro é o planejamento, cujo objetivo é determinar quanto será produzido e em quanto tempo. O segundo é a programação, que diz respeito aos recursos que será preciso empregar do início ao fim da produção. Para completar, há o controle, que serve para monitorar cada uma de todas as etapas a fim de se ter a garantia de que tudo está seguindo como deve ser.
Alternativamente, alguns tratam do PCP de forma ainda mais ampla. Trata-se do Planejamento, Programação e Controle de Produção (PPCP). A ideia é a mesma, mas as etapas de planejamento e programação se separam considerando eventos de curto prazo e que se ligam diretamente ao planejamento.
De qualquer forma, delimitar e integrar todas as etapas facilita a identificação de eventuais falhas e agiliza as correções das mesmas. Isso impede que a produção se inviabilize ou que seu fluxo não tenha o andamento que se espera.
Vantagens de aplicar o PCP
O emprego do conceito de PCP traz uma série de benefícios para a sua empresa. De forma resumida, podemos dizer que processos de planejamento e controle de produção oferecem redução de custo e de tempo, além de promoverem maior integração entre os setores e facilitarem a tomada de decisões.
A redução do tempo e dos custos é fácil de se perceber quando se tem processos bem definidos. Afinal, as perdas serão menores e o tempo de resolução de problemas, idem. No conjunto, isso representa menos colaboradores para agir na correção de rumos e menos desperdício de insumos ou de mão de obra.
Ao mesmo tempo, a integração dos diferentes setores possibilita melhores resultados. Se você tem, por exemplo, uma equipe de vendas que sabe exatamente o quanto o setor de produção consegue produzir, e qual o tempo que o departamento de logística precisará para entregar, as oportunidades de negócios serão mais claras. Assim, as chances de se repetirem – e com êxito – são maiores.
Por fim, conseguir mapear todas as etapas, identificar os pontos fortes e encontrar os gargalos leva a um ponto central: o da tomada de decisões. Empregando o conceito de PCP, as decisões se tornam mais assertivas e a cadeia de negócio se completa sem sobressaltos.
Etapas do PCP
Por óbvio, nem todas as empresas possuem o mesmo tipo de funcionamento. Dependendo do porte e do segmento, algumas têm setores ou atividades que não existem em outras.
De qualquer forma, implantar um processo de planejamento e controle de produção passa por considerar algumas etapas que se aplicam a todas. Vejamos a seguir.
Previsão de demanda
A ideia aqui é ter ciência de quanto irá se vender e de quanto será preciso para isso.
Por exemplo, pouco adiantará a sua equipe de vendas estabelecer como meta vender um lote de mil peças no próximo trimestre, se aquele for um período impactado pela sazonalidade ou se a aquisição de matéria-prima não for realizada em patamar suficiente.
Vale ressaltar que a previsão de demanda pode variar ao longo do ano, por uma série de motivos.
Encontrar valores próximos à previsão passa por buscar dados históricos e entender a situação do mercado presente.
Planejamento de capacidade de produção
Esta etapa está intimamente ligada à anterior. O que se quer aqui é saber se os recursos disponíveis na empresa – sejam eles de insumos, de maquinário ou de mão de obra – são suficientes para atender à demanda que se projeta.
Aplicando tal ideia ao conceito de PCP, isso permite que o tomador de decisões eventualmente amplie ou reduza a capacidade, como forma de alocar melhor os recursos da empresa e ter resultados financeiros mais vantajosos.
Planejamento agregado da produção
Também conhecido pela sigla PAP, o planejamento agregado considera uma série de fatores. Todos eles impactam diretamente na tomada de decisões. Em geral, é feito anualmente, mas pode ser encurtado a depender do cenário econômico.
Imagine, por exemplo, um período de retração da economia, com possibilidade real de queda nas vendas no médio prazo. Ou, no cenário contrário, um período de expansão da economia, com crescimento nos negócios no horizonte.
Se você mantiver a produção da sua empresa no mesmo ritmo independentemente do cenário, isso representará algum tipo de desperdício: se produzir para além da demanda, terá prejuízo; se produzir aquém, deixará de faturar.
Assim, ao se fazer um planejamento agregado da produção, você terá ciência se precisará contratar mais funcionários ou diminuir a força de trabalho, se deverá abrir horas extras, comprar novos equipamentos ou se desfazer de alguns.
Planejamento mestre da produção
Também chamado de Plano Mestre de Produção (PMP), essa fase se inclui no conceito de PCP de forma mais “executiva”. São decisões de curto prazo, e a função deste planejamento é fazer com que tudo funcione de fato.
Em exemplo prático, se no PAP se estabeleceu que o próximo trimestre será dedicado a dobrar a produção, o PMP surge para garantir que a aquisição de insumos, contratação de funcionários e alocação de recursos ocorra na intensidade necessária para isso.
Programação detalhada da produção
Ela é conhecida pela sigla PDP, e esta etapa tem enfoque direto na questão operacional. Inclui desde coisas aparentemente mais simples, como layout da fábrica, até a execução dos serviços.
Para entender melhor, podemos dividir a PDP em subcategorias. Uma delas trata da sequência de ordem da produção. Pense, por exemplo, numa linha de montagem. Haveria algum tipo de desperdício se o encadeamento dos serviços não seguisse uma ordem lógica. A intenção aqui é perder ociosidade, evitar atrasos e garantir o acesso a tudo o que se precisa sem a necessidade de esforço adicional.
Outra subcategoria trata do gerenciamento de materiais. Um mau controle de estoques – seja de matérias-primas, seja de produto finalizado – terá impacto imediato na produção. Isso, por sua vez, terá consequências na logística. A cadeia como um topo enfrentará problemas se o gerenciamento de materiais não for eficiente.
Por fim, há a emissão das ordens de produção. A parte burocrática – de emissão de documentos, por exemplo – precisa fazer parte do PDP porque também é parte fundamental do processo.
Controle de produção
A última etapa a se considerar para implantar o conceito de PCP na sua empresa é a do controle de produção.
Como o nome sugere, a intenção desta fase é ter um controle sobre tudo o que foi aplicado a partir do planejamento. Ver o que foi feito, como foi feito e quais resultados apresentou.
Mais do que ajudar a corrigir rumos no momento, o controle de produção oferece números e exemplos para se criar uma boa base para o futuro. Considerar o que deu certo e o que precisa passar por revisão ajuda na formulação de um planejamento e controle de produção ainda mais eficiente para o futuro.
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