A gestão de frotas é fundamental para a saúde da empresa em diversos sentidos. E uma das formas mais eficientes de realizar essa gestão é com o controle de entrada e saída de veículos.
Para conseguir cada vez mais crescimento, a gestão é fundamental em todas as áreas empresariais, principalmente na de frotas. Saiba como fazer esse controle de forma efetiva e tenha resultados muitos melhores na empresa!
Gestão de frotas
Realizar gestão de frotas é mais do que necessário para qualquer tipo de empresa. Não importa se possui 2 veículos ou 200 veículos. Claro que, quanto maior a frota, maior é o nível de dificuldade e maior a demanda de organização.
No entanto, desde pequenas empresas até grandes corporações precisam ter uma gestão de frota eficiente. Quando uma empresa é pequena e possui frota reduzida, a ideia geral é de que não precisa de gestão.
No entanto, com uma frota pequena, todo o desenvolvimento da empresa depende daqueles poucos veículos. Por isso, a importância da gestão é tanta quanto de empresas com frotas numerosas.
E eficiência quer dizer bons resultados em decorrência da gestão. Não adianta ter um controle sobre a frota, mas não comparar informações, checar dados e constatar acertos e erros.
E uma das principais formas de ter eficiência na gestão de frotas é com o controle de entrada e saída.
É através desse controle que os responsáveis pela gestão conseguem traçar um histórico de operações da frota. Com isso, se torna muito mais fácil ter conhecimento sobre possíveis problemas, ainda mesmo que aconteçam.
Esse tipo de controle é indispensável e no decorrer do artigo você vai entender o porquê.
Controle de entrada e saída
O controle de entrada e saída é o responsável por oferecer uma série de dados à empresa. Dados que são essenciais para a gestão rigorosa da frota.
Todo veículo sofre deteriorações constantemente, seja andando ou parado. Essas deteriorações são naturais do processo de envelhecimento de peças e componentes do veículo.
Além disso, a frota corre todos os tipos de riscos quando está na rua. Desde acidentes por culpa do motorista da frota, até acidentes por culpa de terceiros ou até acidentes naturais.
E todas essas questões precisam ser rigorosamente registradas para obter resultados qualitativos da frota. Afinal, é para isso que serve a gestão.
Uma empresa precisa zelar pelo seu patrimônio, principalmente quando o seu patrimônio é o carro chefe, como é o caso das frotas em empresas transportadoras, por exemplo.
Com isso, o controle de entrada e saída serve para que a empresa tenha conhecimento do que está acontecendo com a frota. E isso em todos os sentidos, pois quanto mais informações e mais detalhes, melhor.
Você verá mais adiante que existem formas de registrar esse controle para que a empresa consiga dados mais precisos. Precisão é fundamental para que você tenha confiança na gestão e para saber que pode levar em consideração todos os dados registrados.
Controle de entrada e saída de forma efetiva
Para que o controle de frota seja efetivo, algumas questões precisam ser levadas em consideração, como:
- Controle diário;
- Coleta de informações sobre os veículos;
- Arrecadação de informações sobre os motoristas;
- Definição de períodos de amostragem;
- Quilometragem.
Esses são alguns dos principais aspectos que precisam ser analisados no controle de entrada e saída. São dados básicos e de fácil constatação. Porém precisam de muito cuidado e atenção para que sejam constatados de forma correta.
Qualquer discrepância pode causar prejuízos sérios à empresa, pois os relatórios de gestão podem comprovar erros humanos de funcionários ou descartar a existência desses erros.
Abaixo, veja um pouco mais sobre cada uma desses questões.
Controle diário
O controle diário da frota de uma empresa precisa ser feito de forma contínua. Como o próprio nome já diz, precisa acontecer todos os dias.
E uma série de informações são coletadas nesse controle diário. Uma delas é o horário que os veículos saem e retornam.
Além disso, esse controle diário é individual. Todos os veículos da frota precisam de registros diários para que possa haver comparativos. Somente assim é possível chegar a uma conclusão sobre a eficiência da gestão da frota.
Coleta de informações dos veículos
Todas as informações pertinentes sobre os veículos precisam ser anotadas. Informações como cor, placa, modelo e demais sinalizações que ajudem a diferenciar os veículos de uma mesma frota.
É importante individualizar os veículos para que os resultados sejam objetivos. Assim, a empresa consegue saber o desempenho de cada veículo, calcular lucros e prejuízos.
Ainda mais porque, na maioria dos casos, os veículos de uma mesma frota costumam ser padronizados. Com isso, é muito importante identificar e diferenciar um veículo do outro. Assim, se torna mais fácil desvendar problemas e evitar que haja confusão entre veículos.
Confusões desse tipo podem colocar em risco toda a eficiência da gestão de frotas. Porque se os dados estão sendo registrados em veículos errados, o resultado do registro não vai surtir nenhum efeito, além de negativo.
Arrecadação de informação sobre os motoristas
Saber qual motorista dirigiu qual veículo é fundamental. Além disso, essas informações precisam bater com as demais, como hora, local, etc.
Isso é essencial para conseguir saber o desempenho de cada motorista. Além disso, é assim que a empresa consegue definir culpados quando ocorrem acidentes.
Se determinado veículo retornou com avarias em um determinado dia, é preciso saber quem estava com ele, onde e por quanto tempo, para que essa pessoa possa ser responsabilizada, se necessário.
Além disso, essas informações podem servir até mesmo para a própria segurança dos funcionários, pois podem verificar o histórico e contatar erros para oferecer soluções. Claro, com autorização da empresa.
Quilometragem da frota
Essa é outra questão importante que precisa ser acompanhada no controle de entrada e saída dos veículos.
Isso porque a empresa precisa saber dos gastos com a quilometragem rodada por cada veículo. A quilometragem implica em diversos gastos, como gasolina, desgaste de peças, desgaste do motorista e muito mais.
Com isso, gravar os dados é fundamental, inclusive para ter maior controle da direção da rota. Pois não pode haver nenhum tipo de desvio de rota para garantir a segurança da empresa e motorista.
Desvios podem significar gastos maiores do que o esperado. Além disso, podem preocupar a equipe por suspeita de sinistro ou acontecimentos do tipo. Por isso, assegurar que a rota está sendo cumprida de forma correta é essencial.
Se não está, ter como comprovar as alterações na rota também é muito essencial. Somente assim é possível repreender e localizar os responsáveis.
Controle personalizado e automatizado
Além de ter o controle dessas e muitas outras questões, para ter eficiência na gestão de frota é preciso utilizar uma plataforma de gestão.
Através de uma plataforma desenvolvida para proporcionar a gestão de frota, você consegue coletar todas as informações através de um aplicativo. Ou seja, tudo que foi falado e muitas outras informações são registradas de forma eletrônica.
Nesse aplicativo, é possível realizar checklist de todos os veículos da empresa e fazer a coleta das informações diárias. Assim, o app envia para a plataforma todas essas informações em tempo real.
Com isso, você não corre o risco de perder informações. Coletar dados em planilhas, muitas vezes, pode gerar confusão, erros e até mesmo a exclusão acidental de dados.
Um sistema que é desenvolvido de forma exclusiva para tal finalidade tem muito mais chance de oferecer alto padrão de qualidade.
Benefícios de utilizar uma plataforma de controle de entrada e saída
Um dos principais benefícios é que é possível personalizar o checklist da frota. Assim, o app vai servir de forma exclusiva a tipo de frota que você possui. É possível incluir, substituir e alterar qualquer checklist.
Além disso, outro benefício de utilizar a tecnologia no controle de entrada e saída é a possiblidade de solicitar fotos com marcação.
Com esse recurso, se ocorrer de algum veículo apresentar avaria, você pode solicitar o envio de fotos. E o melhor é a possiblidade de marcação no local onde o dano está localizado.
Outra grande vantagem que auxilia muito para a eficiência do controle de entrada e saída é a leitura de OCR e QR Code. Com essa função, você consegue atualizar a plataforma sem erros de digitação, o que acontece muito na hora de digitar manualmente as placas dos veículos.
Mais um benefício é a possiblidade de acompanhar a frota à distância. Você pode ficar sabendo da entrega e devolução dos veículos sem precisar estar na empresa ou no setor.
Além disso, essa rapidez na informação permite que você mantenha os clientes sempre atualizados, o que é um diferencial na prestação do serviço, pois transmite maior comprometimento.
Impactos que o controle de entrada e saída possui
Com todas essas informações registradas de forma precisa, a gestão do controle de entrada e saída é muito mais real. Isso permite que, de tempos em tempos, a empresa faça revisões dos dados e constate as falhas.
Além disso, consegue aumentar o desenvolvimento do que está dando certo, o que é fundamental para os resultados da empresa.
E isso pode acontecer em qualquer tipo de frota, pois a plataforma é personalizada de acordo com o segmento.
Outro impacto muito positivo é a melhora no controle de manutenções dos veículos. Como há registro diário de todas as informações, as manutenções também são registradas. Assim, é possível garantir a realização das manutenções no momento certo.
Além disso, se torna possível conferir a eficiência das manutenções. Isso porque, se há registro de quilometragens, peças, condições do veículo e manutenções, você consegue saber se a qualidade do veículo está compensando.
Automação da gestão
Para garantir ainda mais eficiência no controle de entrada e saída, é possível utilizar mecanismos de automação da gestão.
Além de ter uma plataforma desenvolvida especialmente para oferecer melhora na condição do controle, existe a automação. Com ela, não é preciso dar um comando antes de cada ação necessária.
Muitas coisas podem ser realizadas no piloto automático. É o caso de:
- Envio de notificações por SMS;
- Marcação de responsáveis para tarefas;
- Atualização de checklist a cada tarefa concluída;
- Programação de vistorias e outras questões.
Com essas possiblidades, o controle de entrada e saída se torna ainda mais eficiente porque já contava com a gestão através de app e plataforma especializada. E, ainda, pode contar com disparos automáticos de comandos para deixar tarefas em ordem automaticamente.
O resultado é um trabalho muito mais funcional, eficiente e em menos tempo, o que é muito vantajoso e sempre buscado pelas empresas. Afinal de contas, tempo é dinheiro.
Se você não precisa ficar fazendo alterações e notificações de forma manual, pode estar prestando atenção em outra coisa que dependa do seu olhar crítico.
Assim, o tempo é remanejado e empregado no que realmente precisa. Com isso, pode ocasionar grandes revoluções na forma de gestão de frota, pois possibilita a execução de tarefas essenciais, com total rapidez e aprimoramento.
Considerações finais
A partir das informações trazidas aqui, é possível perceber que, para ter um controle de entrada e saída eficiente, várias questões são necessárias. Questões que consigam demarcar o uso regular da frota com todas as alterações dos veículos, nomes de funcionários e demais características de rotas.
E todas essas informações conseguem ser tratadas com melhor qualidade quando você utiliza uma plataforma eficiente desenvolvida especificamente para isso. A tecnologia auxilia diversas práticas no cotidiano das empresas e pessoas em geral. E, claro, não pode ficar de fora da gestão de frotas.
Se há recursos melhores para investir e melhorar a gestão, não há motivos para não usufruir dessas possibilidades. Como resultado, somente haverá benefício. Não há lado negativo.
Dessa forma, você consegue trabalhar de forma mais tranquila na gestão e garantir que os melhores resultados sejam obtidos com a frota, o que é essencial para empresas de transporte de mercadorias, transporte de pessoas e muitas outras.
Realizar a gestão da frota da empresa com auxílio de softwares preparados faz toda a diferença. Assim, com a execução de todas as etapas descritas aqui e muitas outras, a empresa obtém maior eficiência no controle de entrada e saída.