Geralmente, a vida empresarial possui diversos processos que se interpenetram, exigindo, assim, um controle bem elaborado e preciso. Por conta disso, muitos procedimentos são solicitados através de OSs. Mas, e se não houver um bom controle de ordem de serviços?

Dessa forma, então, todo o planejamento é em vão, visto que as ordens de serviços acabam não garantindo nada. Deseja compreender melhor como estabelecer um bom controle de ordem de serviços? Acompanhe esse artigo especial sobre o assunto!

O que é uma ordem de serviços?

Em resumo, uma ordem de serviço (OS) é um tipo de documento que requisita um determinado serviço. Em outras palavras, quando uma OS é emitida em ambiente empresarial, ela tem o poder de determinar que uma tarefa seja executada.

Desse modo, é correto afirmar que uma ordem de serviço é uma solicitação formalizada para que um determinado serviço seja executado, desde que ela seja emitida e enviada ao setor ou colaborador competente dentro da organização.

Porém, é justamente aí que entra o controle de ordem de serviços, visto que se não houver um controle preciso, a utilização da OS se torna ineficiente. A fim de garantir que esse sistema seja eficiente, é fundamental que haja um controle à prova de falhas e extravios.

Isso porque é na ordem de serviço que estão registradas as informações sobre como uma determinada tarefa deve ser executada, assim, funcionando como uma autorização formal para que tal serviço seja feito, garantindo que a empresa está ciente e concordante.

Vale salientar, entretanto, que uma OS pode ser utilizada como comunicação interna, ou seja, dentro da própria organização, ou então como uma solicitação externa. Uma ordem de serviço pode possuir informações fundamentais como:

  • Nome do cliente ou colaborador solicitante (e demais informações sobre);
  • Nome do fornecedor ou colaborador/setor solicitado;
  • Descrição das atividades ou serviços a serem prestados;
  • Observações;
  • Data da solicitação;
  • Data de entrega;
  • Campo para assinaturas do solicitante e solicitado;
  • Outros detalhes como custo, mão de obra, materiais e equipamentos necessários, etc.

Basicamente, esses são os campos fundamentais para uma ordem de serviço, lembrando, porém, que podem existir personalizações conforme a necessidade da empresa emissora. Vale lembrar novamente que, sem o devido controle de ordem de serviços, a OS torna-se ineficiente.

O controle de ordem de serviços

Conforme foi possível observar, uma ordem de serviços tem a função de padronizar e formalizar a solicitação de um serviço interno ou externo, de modo que a tarefa solicitada seja cumprida segundo a necessidade da empresa ou setor que a emitiu.

Entretanto, se não houver um controle preciso e eficiente, é comum que a utilização de OS não garanta uma comunicação precisa. Nesse sentido, existe uma série de fatores que justificam isso, todos oriundos e baseados na falta de controle de ordem de serviço.

Isso porque, sem um controle eficaz, uma ordem de serviço pode ser extraviada, perdida, ignorada, desconsiderada e, até mesmo, anulada. Em outras palavras, é muito simples fazer com que um pedaço de papel se perca, intencionalmente ou não.

O mesmo vale para formulários digitais enviados via e-mail, já que é bem comum que algum endereço eletrônico não seja encontrado ou, então, que caia em uma caixa de spam ou lixo eletrônico. Por isso, é imprescindível ter um bom controle de ordem de serviço.

A função de uma OS é justamente garantir a comunicação precisa de uma empresa, seja interna ou externamente. Além disso, esse tipo de documento possibilita o controle sobre um determinado processo, desde que sejam armazenados e arquivados corretamente.

Desse modo, é possível saber quantas vezes um determinado serviço foi solicitado nos últimos três meses, quanto material demandou ou quanto custaram tais tarefas. Ainda assim, existe uma série de outras informações que podem ser levantadas quando há um controle de ordem de serviço.

A importância da OS

Sabendo o que é uma OS e qual a importância de ter um bom controle de ordem de serviço, é igualmente necessário compreender os benefícios de se utilizar desse tipo de documento. Em suma, a utilização de ordens de serviço oferece informações e possibilidade de rastreabilidade.

É possível levantar, por exemplo, cálculos e informações sobre os custos e gastos com um determinado serviço ou produto. Isso inclui, ainda, custos com mão de obra, materiais, equipamentos e outros tipos de investimentos.

Da mesma forma, é possível controlar prazos de entrega e evitar retrabalhos, visto que a ordem de serviço possui informações claras para quem executará a tarefa. Sem informações claras, por exemplo, é muito comum ocorrer a execução de um trabalho que não esteja em conformidade.

Além disso, a utilização correta de ordens de serviços pode melhorar o controle geral da empresa, facilitando a compilação de informações para a gestão do estoque. O mesmo ocorre com a gestão financeira, já que com as informações presentes nas OSs é possível identificar custos.

Na utilização externa de ordens de serviço, é possível obter benefícios como o registro de divergências ou defeitos na prestação de um serviço ou assistência. Portanto, é correto afirmar que a utilização de OSs garante clareza de informação e comprovação.

Através do uso de uma OS é possível solicitar serviços, pedidos de venda, pedidos de compra, entre outras formas de pedidos. Por isso, é fundamental conhecer a importância dessa ferramenta e saber utilizá-la corretamente, inclusive controlando-a da maneira certa.

Isso gera uma série de benefícios para a empresa, garantindo maior controle de custos, diminuindo retrabalhos, controlando estoques e acompanhando prazos de entrega. Além disso, controlando o uso das OSs, é possível eliminar falhas de comunicação e falsos álibis.

Como estabelecer um bom controle das OSs?

Sabendo que a efetividade dessa ferramenta só é garantida mediante um controle eficiente, vale compreender como estabelecer um bom controle. Inicialmente, é importante numerar cada uma dessas ordens, de modo que cada emissão seja única e rastreável.

Isso facilita o controle e a rastreabilidade, visto que com a numeração individual é possível encontrá-la facilmente em um banco de dados físico ou digital. Desse modo, é importante que o executor do serviço também inclua informações como os materiais usados e o tempo necessário.

É de suma importância que esse documento possua também informações do emissor, seja com a assinatura deste e a data da emissão. No entanto, as informações necessárias em uma ordem de serviço podem variar segundo a organização que a utiliza.

Por isso, aconselha-se que as OSs sejam personalizadas, de modo que atendam as necessidades e exigências daquela empresa em questão. Uma boa ideia é levar em conta os indicadores de desempenho e incluir nesses documentos as informações necessárias para elaborá-los.

Dessa forma, com as informações necessárias nas ordens de serviço e o devido controle, é simples levantar as informações necessárias para elaborar os indicadores que serão, então, a base para a tomada de decisões em diferentes níveis dentro da organização.

Entretanto, é importante frisar novamente que, se não houver um controle de ordem de serviço eficaz e bem elaborado, toda a utilização e elaboração das OSs acaba se tornando ineficiente. Para que exista fidelidade nos dados, é preciso ter fontes seguras.

Visando auxiliar o leitor nessa busca pela melhor forma de controlar as ordens de serviço, serão indicadas a seguir duas formas de fazer isso com precisão. Além disso, serão demonstradas também as vantagens e desvantagens de cada um desses métodos.

Planilha de controle de ordem de serviço

Essa é, sem dúvida, uma forma de controlar a emissão e encaminhamento dessas solicitações formais. Isso porque através de uma planilha de controle de ordem de serviço é possível perceber quando alguma ordem não chegou onde devia, mediante algum problema.

No entanto, alimentar uma planilha só funciona para controlar aquilo que saiu, sem ter certeza de que a ordem enviada chegou ao destino necessário. Desse modo, caso a ordem seja extraviada fisicamente ou caia em uma caixa de spam digitalmente, é impossível saber pela planilha.

Por isso, caso a planilha de controle de ordem de serviço seja escolhida para controlar a utilização dessa ferramenta, é necessário incluir outras formas de confirmação, evidentemente manuais ou semiautomáticas, como é o caso da confirmação de e-mail.

Já no caso de se utilizar ordens de serviço físicas, a garantia de que esse processo seja eficiente é ainda mais pequena, visto que a planilha de controle de ordem de serviço apenas garante a emissão e o envio, mas não garante, porém, o recebimento e a execução.

Uma alternativa para esse tipo de situação é elaborar uma declaração, também em papel, sobre o recebimento de determinada OS. No entanto, esse tipo de método manual pode ser facilmente justificado com falsos álibis, como enganos ou extravios.

A utilização da planilha de controle de ordem de serviço já é, por si, um método capaz de permitir uma grande margem de erro humano. Isso porque alimentar manualmente uma planilha permite erros de digitação ou até mesmo esquecimento de registrar alguma informação.

O mesmo vale para a emissão de OSs via sistemas ERP. Em outras palavras, emitir uma ordem de serviço através de um sistema garante o controle da sua numeração e da sua emissão, porém não garante que essa ordem seja recebida por quem precisa recebê-la.

Sistema de controle de ordens de serviço

Através de um sistema de controle de ordens de serviço é possível, então, estabelecer um controle mais preciso e efetivo. Isso porque, com um sistema que conecta as duas partes, é fácil saber se uma ordem foi emitida e se ela foi recebida pelo seu destinatário.

Sem dúvida, essa é a opção mais interessante para estabelecer um controle preciso. Ao contrário do sistema ERP que só emite a ordem e garante o controle da emissão, o sistema de controle de ordens de serviço garante o recebimento, enviando notificações automáticas.

Essas notificações são enviadas e, ainda assim, acabam permitindo que o destinatário seja marcado nesse aviso. Além disso, existe a possibilidade de receber uma notificação via mensagem SMS sobre o envio de uma determinada OS, sem contar a interação de diferentes ferramentas.

Desse modo, elimina-se totalmente as chances de extravio de uma OS em papel ou do não recebimento de um e-mail. Indo além, esse tipo de sistema de controle de ordens de serviço também acaba com qualquer chance de falso álibi, garantindo que as informações cheguem onde precisam.

Outro importante fator é que o sistema de controle de ordens de serviço possibilita a integração de diferentes ferramentas usadas pela empresa, assim, centralizando nele todas as informações e emitindo, então, notificações e avisos de forma automática.

Em outras palavras, a utilização do sistema de controle de ordens de serviço é a melhor opção disponível no mercado, visto que elimina qualquer chance de erro ou falha humana. Isso porque é possível personalizar as notificações para gestores e clientes, via e-mail ou SMS.

Com a centralização e integração das informações a respeito dos processos, é possível ter fácil acessibilidade e visibilidade dos status das tarefas. Nesse sentido, é importante levar em conta a facilidade e a versatilidade dessa plataforma.

A ferramenta para controlar as ordens de serviço

Conforme foi possível observar ao longo do artigo, a utilização da ordem de serviço só é eficiente se existir um bom controle na sua aplicação. Da mesma forma, foi fácil perceber que a melhor opção é usar um sistema para fazer esse controle.

A Rabbot possui a plataforma ideal para esse tipo de situação! Isso porque a plataforma da Rabbot é capaz de integrar todos os sistemas utilizados pela empresa, assim, centralizando todas as informações sobre o andamento dos processos.

Além disso, a plataforma da Rabbot permite que o gestor visualize esses status em tempo real, com fácil acessibilidade e disponibilidade. Desse modo, é possível acompanhar a situação de uma tarefa conforme o sistema Kanban, dividindo o status em “a fazer”, “fazendo” ou “feito”.

Através da plataforma da Rabbot, é possível personalizar as OSs segundo a necessidade da empresa, facilitando a abertura de uma nova ordem, com notificação imediata para a aprovação ou não do gestor, além da possibilidade de acompanhar o andamento em tempo real.

Por fim, o gestor pode acessar os históricos e acompanhar com precisão, de qualquer lugar, o andamento dos serviços. Assim sendo, é fácil perceber que a plataforma da Rabbot é a melhor opção no mercado para realizar o controle de ordem de serviços. Entre em contato conosco hoje mesmo e saiba mais!

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