Você tem dúvidas sobre o controle de serviços da frota? A Rabbot, neste artigo, preparou tudo o que você precisa saber para estruturar uma gestão segura e eficiente dos veículos a serviço do seu negócio.
Vamos falar sobre tudo, explicando desde a definição mais básica até o uso de tecnologias avançadas a favor de sua gestão. Leia até o final para evitar dor de cabeça nesse importante setor de qualquer empreendimento ou para pôr fim aos seus problemas!
O que é gestão de frotas?
Antes de nos dedicarmos ao controle de serviços da frota, vamos começar do início para evitar qualquer ruído de comunicação e deixar o conteúdo o mais inclusivo possível. Afinal, espaço não é problema na internet.
O que seria a gestão de frotas?
Essa gestão trata do gerenciamento dos veículos encarregados de transportar, coletar ou prestar serviços para uma empresa, como as de transporte público, de passeios turísticos ou transportadoras, por exemplo. Ou seja, empresas que precisam de veículos em suas atividades.
Mesmo que não seja a principal atividade do empreendimento, se faz necessário ter algum planejamento para gerir o setor de frotas para garantir eficiência no serviço prestado.
Os principais desafios da gestão de frotas são os seguintes:
- Manutenção dos carros;
- Consumo de combustível;
- Quilometragem;
- Rotas percorridas.
Se alguns desses itens não estiver sob total controle da gestão de frota, aumentam muito as chances de intercorrências graves, imprevistos, problemas de prazo e até acidentes.
O controle de serviços da frota se aplica apenas em grandes empresas?
Algumas pessoas têm a crença de que o controle de serviços da frota é uma questão restrita a grandes empresas com diversos veículos, ônibus, caminhões, garagens, etc. Contudo, isso não reflete a realidade.
A verdade é que o número de veículos e o tipo usado não faz diferença quanto à necessidade do serviço. Se um empreendimento necessitar do uso de um veículo, sejam dois ou mil, vai precisar se preocupar com a gestão de frota.
Portanto, as dicas e recomendações deste artigo servem para qualquer tipo de empreendimento, não importando o seu porte.
É preciso planejar com informações precisas
Os pilares de uma boa gestão de frota, sem dúvida, são o planejamento e os dados. Os dados são essenciais para desenvolver o planejamento.
Mas, sobre quais dados estamos falando?
Por exemplo, o estado dos veículos, como os motoristas estão dirigindo, as rotas seguidas, o quanto de combustível está sendo gasto. Isto, é claro, além de outras informações básicas como número de veículos, demanda, distância, etc.
A coleta precisa desses dados é de vital importância para traçar o planejamento da gestão de frotas. O sentido de ser do planejamento é justamente o controle.
Seja para ter controle sobre a frota, sobre os eventos futuros, sobre os desagastes que sofrerá ou os gastos que proporcionará, planejar é uma tentativa de controle.
E só é possível prever os eventos futuros e evitar alguns percalços se baseando em dados precisos.
A coleta de informações
A coleta das informações necessárias para um planejamento inteligente de gestão de frota, nos primórdios, naturalmente era feita de forma rudimentar: anotações em papel, análises empíricas (o famoso “palpitômetro”), relatos de funcionários, etc.
Praticidade e precisão, sem dúvida, não imperavam nesses tempos. Com o avanço das décadas e tecnologias, surgiram ferramentas que ajudaram significativamente a coletar de forma mais organizada e precisa alguns dados importantes.
As planilhas eletrônicas, sem dúvida, representaram um grande avanço. Principalmente em termos de segurança de armazenagem de dados e praticidade para se conferir as informações coletadas.
Contudo, esse método ainda não evita todas as dores de cabeça, pois mantém a necessidade de se conferir vários arquivos, planilhas, tabelas, para coletar todas as informações úteis para um planejamento adequado.
Felizmente, hoje contamos com recursos mais avançados que são os melhores aliados possíveis para o gestor de frota. Estamos falando dos softwares de gestão voltados especificamente para frotas.
Com esses programas, é possível, por exemplo, fazer coleta de dados como gasto de combustível, tempo de parada, previsão de chegada em tempo real e acessar todas as informações de que precisa em apenas um lugar.
Apesar desse tipo de recurso estar disponível há muito tempo no mercado, há muitas empresas que continuam a gerir sua frota usando a metodologia antiga. Ou seja, usando planilhas e anotações como base do planejamento.
Se for o caso da sua empresa, recomendamos fortemente modernizar o departamento com esses softwares. A eficiência e precisão que proporcionam são incomparáveis e costumam fazer a diferença para um serviço mais qualificado e distinto do que o da concorrência.
Além de práticos, fáceis de usar, com navegação intuitiva e segura, são acessíveis em termos de preços.
Planejamento de gestão de frotas: passo a passo
Como você deve estar ciente agora, o controle de serviços da frota passa pelo planejamento e tem na coleta de dados o meio principal para se viabilizar.
Uma vez ciente das informações necessárias a se coletar e dispondo dos melhores recursos para fazê-lo, como tomar o passo seguinte? Isto é, como usar essas informações de forma produtiva para o seu negócio?
Nos próximos tópicos, trouxemos um passo a passo para desenvolver o seu planejamento da forma mais eficiente e prática possível.
Primeiro passo: analise e descreva a sua frota
Em primeiro lugar, você deve listar todos os veículos de sua frota, classificando-os por tipo e condição. Por exemplo, enumere e separe os caminhões, ônibus, motos, etc. Para cada um deles, descreva o estado no qual se encontram (conservados, precisando de manutenção, novos e assim por diante).
Você também pode criar subgrupos para identificar os veículos mais e menos conservados.
Outra listagem importante a se fazer é quanto à quilometragem. Anote quantos quilômetros cada veículo faz por mês e o quanto poderia rodar para atender às necessidades da empresa.
Também é interessante ter um controle sobre o gasto de combustível, manutenção da frota, do salário dos motoristas e de todos os empregados envolvidos no setor de transporte.
Não menos importante, crie um histórico de registros sobre a condução de cada motorista. A informação crucial, contudo, é se estão dirigindo defensivamente.
Certamente, após reunir todas essas informações sobre a sua frota, você terá um diagnóstico preciso, uma visão mais objetiva da situação.
Segundo passo: definir uma política
Em segundo lugar, entra a política de uso e metas. Ela, na verdade, se trata do planejamento do futuro. Para atingir determinados objetivos, você precisa definir metas e os meios pelos quais irá alcançá-las.
Outra forma interessante de enxergar essa fase é encará-la como desenvolvimento de um padrão de qualidade a ser seguido pelos colaboradores. Caberá a você definir qual postura, regras e protocolos serão considerados o melhor meio de atingir as metas.
Para a sua política ser bem sucedida, você deverá descrever detalhadamente os serviços prestados pela sua frota, além de fixar as diretrizes, ou seja, as famosas regras.
Política posta em prática
Entretanto, de pouco servirá elaborar minuciosamente uma política de comportamento, um padrão de qualidade com metas muito bem definidas, se no momento crucial ela for ignorada pelos funcionários.
Antigamente era mais difícil descobrir as situações em que a política da empresa não era seguida na estrada. Mas isso mudou com o implemento de softwares avançados como o da Rabbot.
Com os softwares de gestão, é possível facilmente verificar a localização do veículo na estrada estrada, traçar as melhores rotas, criar checklists personalizados para avaliar pontos importantes da sua frota, registrar avarias através de fotos e muito mais.
Por isso, novamente ressalta-se a importância de investir na modernização da gestão da frota, pois além de mais eficiência e controle, ela garante também mais vigilância quanto ao cumprimento das normas da empresa.
Mais vantagens do que se imagina: gestão de frota do século XXI demanda tecnologia
Não faz sentido, em um mundo cada vez mais digital, com tecnologia cada vez mais avançada e acessível, não buscar formas de melhorar a gestão da frota e de qualquer outro departamento da empresa investindo em inovação e tecnologia.
Até aqui listamos uma série de recursos, de vantagens, mas a diferença em relação ao mundo de Excel e arquivos lotados e empoeirados é tão gritante que fica difícil elencar todos os benefícios.
Com os dados fornecidos pelos softwares de gestão de frota, é possível programar, por exemplo, cada parada de acordo com a rota escolhida.
Em termos de planejamento, as soluções digitais são um extraordinário aliado, capazes de gerar relatórios que descrevem o desempenho da operação.
Elas detalham o tempo de veículo andando, parado, a velocidade média, o gasto de combustível, as peças mais avariadas ao longo do percurso e diversas outras informações que permitem elaborar estratégias muito mais assertivas e precisas, com base em dados reais.
Softwares de gestão de frota como a Rabbot propiciam economia nos seguintes aspectos:
- Combustível (maior controle de medição e de gastos);
- Acidentes, reposição de peças (ajuda para realizar manutenções preventivas);
- Quilometragem (diagnóstico das melhores rotas ajuda a diminuir a quilometragem percorrida);
- Infrações de trânsito (queda no número);
- Jornada de trabalho (maior controle da jornada dos motoristas).
Principais problemas e erros
Outra forma de aprender como elaborar e executar uma boa gestão de frotas é ter conhecimento sobre os principais problemas e erros que gestores cometem nesse trabalho. Veja a seguir.
Uso negligente dos veículos
Você pode desenhar o melhor planejamento, desenvolver a melhor política de uso, aplicar os melhores recursos tecnológicos, mas se o fator humano não colaborar, esse trabalho tende a não render o melhor.
Por isso, é muito importante investir na conscientização dos colaboradores, estimulá-los a fazer parte de um modelo ideal para que reproduzam boas práticas na direção.
Treinamento e informação são fundamentais para deixar os funcionários cientes quanto às condições dos veículos, o estado de conservação, a importância de uma direção responsável e a necessidade de se trafegar em segurança.
Consumo de combustível
Sem dúvida, o maior gargalo do setor de transporte é o consumo de combustível. Quando esse consumo está associado ao desperdício, os gastos explodem. Certamente, é uma prática que deve ser evitada a todo custo e, novamente, a conscientização do funcionário tem papel chave no processo.
Eles devem ser treinados e orientados para uma direção defensiva. Somente este tipo de direção evita maus hábitos, como frenagens e acelerações bruscas.
Manutenção em segundo plano
Um erro comum do controle de serviços da frota é o descuido para com a manutenção da frota, uma manutenção preventiva que garanta a conservação dos veículos e retarde os seus desgastes.
O gasto provocado por troca de peças e ajustes quando a manutenção preventiva é deixada de lado pode chegar a uma soma de impacto.
Trata-se de um gasto plenamente possível de se evitar uma vez desenvolvida e aplicada uma política de verificação das condições dos veículos a cada determinado período de tempo.
Além da questão do custo operacional, a manutenção preventiva traz como vantagem a segurança dos funcionários ao prevenir acidentes que podem colocar a vida deles em risco.
Isso, sem dúvida, evita o problema de afastamentos repentinos do trabalho, processos judiciais ou a necessidade trágica de precisar substituir de última hora um funcionário.
Não respeitar a vida útil dos pneus
Essa prática de estender a vida útil dos pneus além do recomendado ou reaproveitá-los ocorre como uma tentativa de redução de custos. Entretanto, o barato pode sair caro e essa prática deve ser totalmente abandonada.
Através de softwares como a Rabbot, é possível controlar também esse aspecto, trazendo muito mais segurança para a sua gestão de frotas.
A Rabbot é o software que você precisa para controlar sua frota
Agora que você já entendeu por que fazer o controle de serviços da frota é tão importante, deve estar curioso para saber como o software pode te ajudar nesse processo, não é mesmo?
A Rabbot ajuda você a organizar toda a sua gestão em metodologia Kanban, segmentando tarefas por status para que você possa controlar todas as etapas de manutenção, resolução de sinistros, entradas, saídas e muito mais.
Automatizar os processos do seu controle de serviços da frota é essencial. Temos mais de 20 aplicações para cada etapa da gestão da sua frota. Fale com um de nossos especialistas hoje mesmo.