A gestão de frotas é algo tão antigo que remonta ao início da comercialização e industrialização de produtos na sociedade. Em outras palavras, desde que se começaram a comercializar mercadorias, as ferramentas de gestão de frotas começaram a ser utilizadas.
Isso demonstra a importância desse processo e a evolução que ocorreu com o passar dos anos. Por conta disso, é importante conhecer o avanço e desenvolvimento das ferramentas de gestão das frotas.
Como começou a gestão de frotas?
A saber, desde os tempos antigos, quando começaram a ocorrer as primeiras trocas de produções agrícolas, iniciou-se a gestão das frotas. Dessa forma, as carroças puxadas por animais faziam o transporte das mercadorias.
Já nesse tempo, os produtores precisavam traçar rotas e planejar as entregas, a fim de otimizar o trabalho de seus servos e animais. A fim de garantir maior produtividade, as frotas eram geridas para minimizar custos e dar mais lucros.
Desde os tempos antigos, frotas terrestres e marítimas eram usadas, sempre pensadas para dar o maior lucro possível. Nesse sentido, já no descobrimento do Brasil, as frotas eram geridas visando garantir a maior produtividade possível.
As frotas enviadas por Portugal para as Índias, destinadas a trazerem especiarias, já eram planejadas para serem produtivas. Por conta disso, em uma tentativa de otimizar o trajeto das frotas cabralinas, as embarcações portuguesas acabaram por chegar nas costas brasileiras.
Conforme o avanço das comercializações e da tecnologia crescia, a gestão de frotas também se desenvolveu. Desse modo, não eram apenas as frotas terrestres puxadas por animais e as aquáticas movidas pelo vento, mas também surgiram as frotas ferroviárias e aéreas.
Assim sendo, surgiram as primeiras ferramentas de gestão de frotas, sendo essas elaboradas através do intelecto e de forma manual. Só para exemplificar, eram utilizados planejamentos traçados em papel, baseados em mapas e esboços das regiões em questão.
Posteriormente surgiram os softwares e o sistema para gestão de frotas, que hoje tomam conta de boa parte do mercado. Além disso, atualmente pode ser encontrada um tipo de plataforma para gestão de frotas com muitas possibilidades de resultados.
Principais ferramentas de gestão de frotas
Com o passar dos anos, as ferramentas de gestão de frotas foram se modernizando. Dessa forma, evoluiu-se dos esboços em papéis para as planilhas de Excel, e posteriormente dos aplicativos mais comuns para os softwares mais modernos, construindo o futuro da gestão de frotas.
A fim de ilustrar melhor, essas ferramentas serão listadas a seguir:
- Checklist de papel;
- Planilhas de Excel;
- Sistema ERP;
- Sistemas de telemetria;
- Checklists digitais;
- Sistemas próprios.
- Plataformas de automação de processos
Conforme demonstrado acima, existem diversas ferramentas utilizadas para a gestão das frotas, desde as mais antigas até as mais modernas. Entretanto, todas elas podem possuir falhas, de acordo com as limitações e erros humanos.
Sabendo disso, é possível perceber que falhas humanas e até limitações das ferramentas utilizadas podem prejudicar muito a vitalidade de uma empresa. Assim sendo, vale observar o que há no mercado, a fim de encontrar aquilo que é o futuro da gestão de frotas.
Checklist de papel
O checklist para gestão de frotas é uma ferramenta muito simples, que qualquer colaborador poderá utilizar sem grandes capacitações. Ainda assim, podem ser adaptados conforme o caso, a empresa e o tipo de planejamento.
Por ser um arquivo simples, basta alterar a sua estrutura, seus pontos e observações. No entanto, o checklist para gestão de frotas de papel pode ter uma série de pontos negativos. O maior deles é a forma como é conduzido, visto que se trata de um projeto totalmente analógico.
Isso propicia que uma falha humana aconteça, podendo comprometer todo o êxito da ferramenta. Além disso, por ser um documento físico, pode ser facilmente extraviado e só pode informar os outros pontos da frota conforme for deslocado até a área responsável.
A probabilidade de rasurar o checklist para gestão de frotas de papel é relativamente alta, o que compromete a sua efetividade mais ainda. Ainda assim, pode ser preenchido com informações erradas com falhas intencionais ou não, comprometendo totalmente o bom andamento dos planos.
Hoje, com tantas tecnologias disponíveis, o checklist de papel é uma das formas mais obsoletas quando falamos em ferramentas de gestão de frotas.
Planilhas de Excel
As planilhas de Excel também possuem seus pontos positivos e negativos. Como positivos, podem ser citados o fato de se tratar de dados digitais, personalizados e que podem conter fórmulas e cálculos que facilitam a visualização.
Da mesma forma, por serem digitais, podem ser acessadas por diversas pessoas da mesma equipe, via internet, onde quer que os colaboradores estejam.
Porém, existem pontos negativos, sendo que um dos principais é o fato de ser um processo alimentado manualmente, que propicia erros de cadastro.
Além disso, podem travar ou não serem salvos, oferecendo risco de perder dados. Se não forem atualizados manualmente, não garantem fidelidade de informação. Isso também oferece grandes riscos de erros de digitação, comprometendo todo o planejamento.
Sistemas ERPs
Já o sistema ERP é um pouco mais moderno e conta com mais pontos positivos em relação às duas opções anteriores. Desse modo, podem ser citados a sua efetividade com a parte fiscal e financeira, organização digital dos dados e a credibilidade que possuem no meio corporativo.
Entretanto, alguns pontos negativos não podem deixar de ser mencionados, como a dificuldade em customizar e personalizar a ferramenta. Outro fator é que esses sistemas não integram as diferentes áreas da empresa, sendo direcionados a um só setor.
Ainda assim, é necessário que o sistema seja alimentado de forma manual, o que pode gerar riscos, como gerar dados falsos e imprecisos.
Outro ponto negativo do sistema ERP é a usabilidade, já que são ferramentas que podem ser complicadas, pois possuem layout mal organizado na maioria dos casos.
Sistemas próprios de controle
Os sistemas próprios de controle, como o nome indica, podem servir para controlar qualquer coisa que seja de interesse de uma empresa. Dependendo da operação, esse controle pode ser de pneus, entradas e saídas ou ainda outros fatores.
Esses sistemas possuem pontos positivos, já que oferecem total controle ao gestor, bem como são personalizados para a empresa, facilitando o uso efetivo.
É possível utilizar versões básicas, que garantem um investimento que, apesar de alto, é um pouco menor. Entretanto, ao utilizar sistemas mais robustos, elaborados para uso próprio de uma empresa, os investimentos são ainda mais altos, pesando nos custos.
Por serem sistemas personalizados, demandam também muito tempo e trabalho do setor de TI para que sejam desenvolvidos, ajustados e alinhados conforme a necessidade.
Da mesma forma, o prazo para entrega dessas ferramentas costuma ser alto, visto a dedicação e planejamento para colocar tudo em funcionamento. Geralmente, um sistema próprio de controle precisa de um suporte contínuo, necessitando de um técnico sempre à disposição.
Em suma, nenhuma das ferramentas de gestão das frotas citadas consegue garantir uma boa efetividade, visto que todas elas possuem pontos negativos capazes de comprometer o bom andamento da empresa, gerando prejuízos e riscos perigosos.
Como resolver o problema?
Conforme foi possível observar anteriormente, nenhuma das ferramentas é capaz de atender com total efetividade a necessidade que existe em um bom gerenciamento de frotas. Isso pode gerar uma série de prejuízos para a empresa.
Dessa maneira, todos os processos produtivos e comerciais podem acabar comprometidos, já que o lucro gerado pode ir pelo ralo com uma gestão falha. Isso envolve desde frotas erradas, combustível gasto desnecessariamente e até mesmo falta de controle nas manutenções.
Esses são pequenos erros que podem comprometer completamente a frota, pois a falta de controle nas manutenções preventivas pode desencadear custos astronômicos e até mesmo paradas maiores do que o aceitável.
As atividades manuais podem engessar o processo e a fluidez de informações, sem contar que as mesmas podem não ser tão fidedignas. Em contrapartida, como efeito disso, muitas ações terão de ser tomadas para resolver problemas, perdendo tempo e dinheiro da empresa.
Pela falta de dados fidedignos, além de lentos, o gerenciamento geral da empresa fica amarrado, pois é impossível tomar decisões sem visualizar o quadro real da situação. Desse modo, fica ainda mais complicado realizar o preenchimento de planilhas manuais.
Isso compromete a solidez e segurança de todos os processos, gerando um efeito “bola de neve” que tende a levar a empresa para a ruína ao longo do tempo. A fim de resolver esse quadro, quais atitudes devem ser tomadas?
A tecnologia como aliada
Para resolver os problemas com a gestão das frotas, existe uma forma muito efetiva. Para que isso seja possível, basta usar a tecnologia que é o futuro da gestão de frotas, a fim de organizar todos os problemas com imprecisão de dados, falhas humanas e erros de comunicação.
Com o crescimento do uso de softwares em diversos setores, um modelo altamente efetivo vem ganhando muito espaço no mercado, resolvendo os problemas de clientes. Desse modo, todos os processos podem ser facilmente alinhados e organizados com a plataforma para gestão de frotas.
Através da automatização, centralização e organização das tarefas da frota, as peças são claramente dispostas da forma mais efetiva possível. Assim sendo, com o chamado modelo exponencial de gestão de frotas, é possível alinhar tudo isso facilmente.
Ainda assim, com esse novo modelo pautado em automação, todos os processos e dados passam a ser conectados imediatamente através de robôs, garantindo total fluidez de informações. Como resultado, a velocidade da evolução da empresa triplica em relação às outras do mercado.
Isso porque o Intelligent Process Automation (IPA) é capaz de organizar automaticamente todos os dados dos veículos. Dessa forma, os checklists, aberturas de O.S. e integração de dados de diversos sistemas (telemetria, ERP, CRM, TMS) ocorrem imediatamente.
Como resultado, os dados da frota são coletados por meio de integrações e do aplicativo de checklist digital. Depois que isso é feito, a plataforma organiza todos os dados coletados de forma integrada, sintetizado no modelo do sistema Kanban.
Aí então ocorre o boom! A plataforma cria automações que agendam serviços, disparam notificações, marcam responsáveis e eliminam trabalhos manuais na gestão de frotas.
Conte com uma plataforma de automação para frotas completa
A plataforma de gestão de frotas Rabbot é 100% personalizável, possibilitando que todos os pontos necessários para um controle total sobre a frota sejam incluídos. Além disso, é possível criar checklists, ordens de serviço, controles da etapas de manutenção e diversos outros pontos que são essenciais para que uma gestão seja feita da melhor maneira.
Tudo isso pode ser realizado de forma digital e com diversas funcionalidades avançadas, que podem ser elaboradas visando proporcionar a melhor gestão de frotas possível.
Só para ilustrar, listamos abaixo algumas das funcionalidades do aplicativo Rabbot:
- Solicitação de fotos com marcas de avaria;
- Inclusão de QR Code e leitura OCR;
- Geolocalização;
- Comparador de checklist;
- Checklist digital e personalizável.
Além disso, para melhorar ainda mais a funcionalidade do aplicativo, a coleta funciona mesmo que o aparelho não esteja conectado à internet. Já os dados são apresentados de forma organizada, possibilitando acompanhar atualizações em tempo real sobre o status das atividades.
Anda assim, é possível filtrar as tarefas por ordem de urgência, oferecendo maior controle e visibilidade. Isso facilita a gestão das frotas. Conforme o sistema Kanban, o status é mostrado em tempo real, podendo ser separado em “a fazer”, “fazendo” e “feito”.
A plataforma Rabbot conta com mais de 24 automações, a fim de possibilitar controle total para todas as etapas da gestão dos carros e ativos. Sem dúvida, a melhor opção para a gestão é essa ferramenta, pois conta com os melhores e mais modernos recursos do mercado.
O diferencial
A Rabbot conta com cerca de 400 mil veículos automatizados mensalmente, mantendo um crescimento constante no mercado. A fim de garantir o bom andamento das etapas da gestão, a Rabbot procura dar visibilidade e previsibilidade ao gestor do processo.
Com clientes como Uber, Movida, Porto Seguro, Tegma, Grupo Petrópolis, Tereo e Giovanella, a Rabbot procura sempre manter o padrão de melhoria e qualidade. Dessa forma, conta com mais de 12 milhões de tarefas automatizadas mensalmente.
Sem dúvida, a melhor das ferramentas de gestão de frotas que existe no mercado, somente a Rabbot é pioneira na automação de tarefas operacional e pode resolver os problemas com a gestão das frotas e ativos, cuidando de todas as etapas de serviço. Entre em contato conosco hoje mesmo e saiba mais!