A gestão de frotas é uma atividade realizada por profissionais atuantes no gerenciamento empresarial de veículos. Nas atribuições de um gestor de frotas estão incluídas a organização, acompanhamento e aperfeiçoamento de todas as atividades e despesas associadas à frota empresarial.

O que é gestão de frotas?

O controle de frotas não é exclusividade de grandes empresas. Por exemplo, uma empresa que conta somente com a disponibilidade de um veículo comercial pode angariar benefícios com a implementação eficiente da gestão de frotas.

Sem dúvida, o gerenciamento de frotas é de extrema importância para qualquer negócio com departamento de veículos. Afinal, a gestão é encarregada de elaborar e desenvolver a totalidade de fluxos dos processos. Além disso, é responsável por promover a avaliação da performance dos profissionais, garantindo também a disponibilidade de todos os veículos através da manutenção agendada e periódica.

Entre as funções e benefícios atribuídos à gestão das frotas, estão:

  • Impulsionar a produtividade;
  • Reduzir os erros e as despesas operacionais;
  • Assegurar uma alocação correta do dinheiro reservado aos veículos;
  • Maximizar as margens de lucro dos negócios.

Empresas de todos os tipos, setores e portes podem introduzir melhorias em sua gestão. Assim, reduz-se exponencialmente as despesas e otimiza-se a rotina do trabalho.

Tipos de frota que podem ser gerenciadas

Confira abaixo todos os tipos de frotas que podem ser gerenciadas, além de dicas para gerenciamento de frotas que farão toda a diferença nos seus processos.

Frotas de veículos

De fato, o papel principal da gestão de frotas de veículos é promover cortes de gastos desnecessários. Esse papel é cumprido com o controle de veículos, voltado a economizar de modo eficiente em todos os processos cotidianos de locadoras de veículos ou frotas corporativas. É por meio da aplicação de métodos e estratégias de gestão que as empresas logram de maior lucratividade e produção.

A seguir, separamos algumas dicas aplicadas na gestão de veículos de grandes e bem-sucedidas empresas. Ao seguir essas orientações, as empresas ganham a chance de se destacar no mercado e aumentar a produtividade de suas atividades. Confira!

1. Mapear e planejar gastos futuros

De fato, a raiz de todo e qualquer negócio é o planejamento. É através dele que empresas orientam o funcionamento, levando em conta práticas viáveis conforme as características do negócio. A aplicação de planejamentos, com o propósito de alavancar a economia, não fica de fora quando o assunto é a gestão de frota de veículos.

É de suma importância planejar os gastos futuros adequadamente, monitorando e esmiuçando cada investimento. Afinal de contas, essa tática fornece um panorama geral dos gastos, abrindo alas para a otimização financeira.

2. Atualizar regularmente as rotas

Fazer um levantamento geral das rotas não pode ficar de fora de um gerenciamento ideal. Quais as rotas que representaram maiores problemas? Quais as rotas que deram mais certo? De que modo escolher alternativas melhores de rotas para os veículos?

Todas essas variáveis e questões devem ser levadas em conta para definir os melhores trajetos a serem seguidos pelas frotas. Assim, a gestão é capaz de identificar caminhos mais econômicos e favoráveis.

3. Realizar sempre as devidas manutenções preventivas

É melhor – e mais barato! – prevenir do que remediar: esse é o lema da manutenção preventiva e da manutenção preditiva. Pensando nisso, a gestão de frotas deve dispensar especial atenção em criar um plano eficaz de manutenção preventiva.

Através dele, é possível suprimir e se livrar de incômodos e imprevistos que afetam diretamente o andamento das atividades.

4. Investir em um software de gestão de frotas

O investimento na tecnologia de um software de gestão de frotas é um divisor de águas para qualquer negócio do ramo. O investimento trabalha a favor de empresas que multiplicaram suas atividades de frotas. Por essa razão, softwares desse tipo são altamente indicados para negócios onde há a necessidade de automatização de procedimentos complexos que atrasam serviço e demandam extrema atenção.

Frotas de maquinários

Não é nenhuma novidade que crescimento e expansão são as projeções para o ramo do agronegócio. O setor de insumos, por exemplo, onde as máquinas agrícolas estão inseridas, é o carro chefe do aumento na produtividade.

Portanto, a inserção tecnológica e a inovação de máquinas agrícolas são assuntos em alta que pedem atenção. A gestão de frotas de maquinários, por sua vez, quando integrada adequadamente, impulsiona os negócios em direção às projeções esperadas.

De fato, é recomendado documentar cada uma das informações veiculadas à frota de maquinários de uma propriedade rural como, por exemplo, produtividade, data e custo de manutenção, gasto com combustível, entre outros. Assim, a gestão da frota de máquinas se torna mais assertiva e clara.

Sem dúvida, investir em uma gestão consciente assegura vantagens administrativas na propriedade, tais como as listadas em seguida.

1. Controlar os custos

Quando a gestão dispõe de todos os dados em mãos, se torna mais fácil fazer a verificação de gastos em implementos agrícolas. Assim, torna-se possível traçar a relação com os gastos da fazenda.

2. Organizar as atividades

A gestão de frotas permite apontar as atividades e operações diárias dos maquinários, isto é, fazendo o registro de lavoura, operador, horário, entre outros. De fato, isso é um facilitador quando está em pauta a organização das tarefas e atividades da equipe.

3. Acompanhar as manutenções

Como visto na gestão de frotas de veículos, a manutenção é um tópico obrigatório em um bom gerenciamento. Afinal, a gestão possibilita o acompanhamento de manutenções corretivas, bem como o registro de planos de cronograma para manutenções preventivas.

Isso, por sua vez, ajuda não somente a programar as atividades, como também a evitar despesas, imprevistos e problemas futuros.

4. Monitorar a eficiência das máquinas

A gestão acompanha e calcula a eficiência dos maquinários, balanceando a produtividade com os custos envolvidos.

5. Garantir a eficiência do trabalho

Uma frota bem gerenciada garante o cumprimento de atividades sem atrasos ou imprevistos. Aumenta-se, assim, a eficiência do trabalho realizado.

Frotas de caminhões

A gestão de frotas de caminhões é uma atividade que requer grande sabedoria. Afinal, existem estratégias de sucesso comercial e financeiro que não estão ao acesso de todos. Pensando nisso, reunimos algumas dicas de como gerir melhor a frota de caminhões de sua empresa. Confira abaixo!

1. Montar um planejamento dos custos

Para obter melhores resultados, é imperativo que sejam mensurados os valores envolvidos na gestão das frotas de caminhões. Para que isso seja realizado com sucesso, é necessário que o gestor responsável acompanhe e monte um cálculo de:

  • Custo de cada viagem;
  • Gasto com cada motorista;
  • Custo com troca e manutenção de componentes e peças;
  • Gasto com o abastecimento;
  • Entre outros.

É preciso avaliar com cuidado os custos que serão cortados. Afinal, à primeira vista, o corte imediato pode parecer vantajoso. No entanto, esse mesmo corte, a longo prazo, pode representar um custo ainda maior.

2. Realizar a manutenção preventiva

A saúde financeira dos negócios é colocada em risco quando não há um exame minucioso dos gastos que serão eliminados. Por exemplo, uma das práticas mais comuns, por parte de profissionais despreparados, é cortar o investimento da manutenção preventiva.

Sem dúvida, esse é um erro crasso na gestão de frotas de caminhões. Afinal, pouco tempo depois, a mesma empresa pode acumular veículos improdutivas e parados. Pela ausência de condições para operar, os prejuízos acabam chegando a galope.

3. Utilizar o óleo lubrificante certo

Um óleo lubrificante adequado para os veículos da frota evita custos de manutenção e, em alguns casos, até de consertos gerais. É possível descobrir os produtos mais indicados para caminhão conferindo o manual do proprietário. Por via de regra, para uma melhor performance e rendimento, é recomendado segui-lo sempre que possível.

Caso o manual do proprietário não forneça essa indicação ou a empresa prefira tentar alternativas, é aconselhado verificar se o produto definido atenderá às demandas da frota. Um óleo lubrificante correto garantirá:

  • Durabilidade maior dos motores;
  • Maior economia nos combustíveis;
  • Melhor limpeza interna.

4. Criar um plano de rotas

A elaboração de um plano de rotas delimita percursos melhores, logo, economiza na quantia de combustível e no tempo de transporte. O planejamento de rotas não pode ser definido meramente como uma decisão de rotina. De fato, um bom plano aprimora os serviços oferecidos pela transportadora, prevenindo custos a tiracolo.

Mas como começar a definir as melhores rotas? A definição de um percurso exige a avaliação de restrições individuais de cada cliente como, por exemplo, ordem e horário de recebimento. Uma vez que essas especificações não são verificadas, o risco de gerar novos custos com devoluções e re-entregas é maior.

5. Treinar os motoristas

Como é possível notar acima, existe uma variedade de maneiras de otimizar a gestão. Entretanto, nenhuma delas será satisfatória se não forem aliadas ao treinamento e educação de motoristas e funcionários.

Afinal, o balanço financeiro no fim do mês dependerá dos bons resultados gerados por uma conduta correta por parte dos profissionais. Assim sendo, é crucial que os motoristas e funcionários sejam orientados sobre como operar e proceder o trabalho.

Sem dúvida, essa iniciativa resulta um engajamento maior da equipe, melhorando o ambiente de convívio e aumentando o rendimento de cada um dos elementos dentro da empresa.

6. Evitar roubos e checar os produtos

A checagem dos produtos, antes dos caminhões saírem da garagem, é uma medida indispensável. Ou seja, é importante que os produtos a saírem da empresa sejam conferidos, para que cheguem corretamente aos clientes e os números coincidam no final.

Dessa maneira, a empresa suprime as dores de cabeça com incidentes e roubos, sejam eles externos ou internos. Além disso, a conferência como medida de gestão assegura confiança e credibilidade aos donos do negócio.

Para uma gestão satisfatória e completa, o profissional a geri-la deve estar sempre atento, isto é, cuidando e ficando a par de cada uma das esferas que abarcam o transporte de cargas.

Frotas de ônibus

Fornecer aos clientes um serviço de alta qualidade é um dos objetivos primordiais de empresas que trabalham com transporte de passageiros. Para tanto, conforto e segurança são qualificativos indispensáveis àqueles que procuram se destacar.

Todavia, além de dar prioridade à qualidade dos serviços prestados, é crucial que as empresas busquem modos de manter o negócio lucrativo e rentável. Para que isso seja viável, a gestão de frotas de ônibus é um expoente que não pode ficar de fora do cálculo.

Afinal de contas, ao investir no gerenciamento de frotas de ônibus, é possível:

  • Maximizar a disponibilidade dos ônibus;
  • Estar por dentro da performance de cada veículo;
  • Conhecer como cada um dos motoristas opera o trabalho e conduz a direção;
  • Eliminar as paradas sem necessidade;
  • Otimizar a qualidade e rendimento da operação.

Para que esse check list de controle de frota seja cumprido, é necessário dispor de algumas técnicas, métodos e tecnologias. Essa combinação propicia a conciliação entre a gestão de ônibus com a demanda geral do negócio.

Abaixo você confere quatro dicas de como gerir uma frota de ônibus de modo mais eficiente e fácil! Acompanhe.

1. Criar um bom planejamento

Como visto nas dicas de gestão acima, o planejamento é fundamental para cumprir as metas estabelecidas e alcançar seus devidos resultados. A princípio, é preciso estabelecer os objetivos. Ao desenvolvê-los, os gestores estarão determinando as ações integrantes para que cada meta seja executada.

É indicado definir objetivos de acordo com o prazo de conclusão corresponde, dividindo-os, portanto, em planos de curto, de médio e de longo prazo. Partindo desse planejamento, é possível orientar a organização conforme a demanda e necessidade do negócio.

É possível, por exemplo, estudar a possibilidade de renovar a frota, programar a manutenção preventiva dos veículos, investir em treinamento para motoristas, entre outros.

2. Otimizar os processos

Determinadas obrigações e tarefas devem ser realizadas para a tomada correta de decisões na gestão de frotas de ônibus. Alguns exemplos disso são:

  • Emissão e geração de documentos;
  • Controle de combustíveis;
  • Administração de custos operacionais;
  • Verificação do desempenho individual de motoristas;
  • Acompanhamento da demanda de manutenção de veículos.

3. Conectar os ônibus

A conectividade é o meio pelo qual se torna praticável o acompanhamento do status das frotas de ônibus. A partir de seus recursos é permitido identificar a posição de cada veículo em tempo real. Além disso, a funcionalidade fornece informações sobre o estilo da condução e das demais características operacionais.

Dispondo desses dados, diversas soluções se tornam executáveis na hora de diminuir o consumo de combustível, melhorar a prática de condução de motoristas e agendar manutenções de acordo com a conveniência. Com essa iniciativa, a gestão de frota de ônibus diminui uma série de gastos extras.

4. Contar com a colaboração de profissionais

A prática de gerenciamento de frotas se torna mais ágil, fácil e assertiva quando as empresas dispõem de um time de profissionais especializados na área de gestão. De fato, hoje em dia existem concessionárias que prestam serviços, além de softwares que automatizam o trabalho.

Como fazer um planejamento de gestão de frotas?

O princípio de uma gestão ideal é um planejamento bem definido e completo. O planejamento, afinal, servirá de base para que haja um controle eficiente no cotidiano, reduzindo custos extras na operação e manutenção dos veículos.

Além disso, renovações e aquisições de frotas de veículos são também essenciais para um gerenciamento satisfatório. Afinal, uma boa gestão não se trata apenas de corte de gastos imediatos, como também de investimentos a longo prazo.

Substituição de veículos pode ser uma medida necessária para melhorar a performance e, com ela, a produtividade. Gera-se, por tabela, maior rendimento e lucratividade.

O ponto de partida de um planejamento eficiente é definir metas e elaborar planos que coordenam e integram ações de cumprimento dos objetivos traçados. Em suma, a implementação de um bom planejamento se divide em cinco etapas.

1. Diagnóstico

A primeira etapa consiste em fazer uma “pesquisa de campo”. Em outras palavras, se inteirar sobre todos os aspectos da empresa e suas potenciais evoluções, ou seja, com uma visão de futuro, que visa o crescimento.

2. Política

Tanto os objetivos quanto as finalidades dos planejamentos são estabelecidos pela formulação de política, isto é, na expectativa de futuro. Ao detalhar as metas do plano, é necessário definir o que se pretende atingir em espaços de tempo determinados.

3. Programação

Na programação do planejamento de uma gestão de frotas, é detalhado o complexo de medidas necessárias para alcançar os objetivos, tais como:

  • Atividades;
  • Implementações;
  • Planos de ação;
  • Tecnologias;
  • Táticas;
  • Métodos;
  • Projetos;
  • Demais recursos imprescindíveis para a prática.

4. Execução

Já na etapa de execução, são definidos os setores encarregados pelas atividades e projetos. Em seguida, são organizados e devidamente preparados para o uso de instrumentos e medidas necessárias para a prática do planejamento.

5. Controle

Enfim, na última etapa de planejamento de gestão, é determinado qual metodologia de acompanhamento financeiro e físico participará da execução. Ou seja, nessa etapa são verificados os andamentos das metas e os desenvolvimentos daa tarefas.

Agir, controlar, executar, traçar metas e definir objetivos para alcançar resultados é parte integrante de um planejamento eficiente de gestão. Sem dúvida, se o planejamento é bem executado, este pode representar um divisor de águas para o negócio.

O planejamento de gestão de frotas é necessário mediante a demanda constante de:

  • Redução de custos;
  • Monitoramento dos processos;
  • Melhorias nos recursos;
  • Aumento de satisfação no atendimento de serviços;
  • Agilidade;
  • Integração com o mercado e diferentes segmentos;
  • Precisão nos dados;
  • Flexibilidade.

Gestão de pneus

Sem dúvida, um sistema de gestão de frotas ajuda a estender a vida útil de pneus. Esse gerenciamento é viável por intermédio de:

  • Descarte;
  • Manutenção;
  • Milimetragem;
  • Controle da calibragem;
  • Emissão de alertas na recapagem.

Quando há implementação de um software, o mesmo se encarrega de orientar sobre recapagens, inspeções e necessidade de rodízios conforme a periodicidade certa.

Gestão de combustível

A gestão também contempla o combustível. Por exemplo, fatores de impacto na gestão de combustível englobam o motorista, a média de consumo de cada veículo, o trajeto, o tipo de combustível utilizado e a manutenção preventiva.

Essa análise é simplificada quando são integrados bons sistemas de gestão de frota. Estes geram demonstrativos onde constam relatórios, rankings e informações que indicam como promover a economia de combustível e melhorar a média do consumo.

Gestão de ordem de serviço

A ordem de serviço, que está prevista na lei, está vinculada à capacidade de transmitir informações completas sem que haja falha na comunicação entre técnico, gestor e cliente.

Além disso, a gestão de ordem de serviço permite o rastreamento das informações coletadas diretamente do histórico individual de clientes quando há o registro documentado das solicitações.

Através da gestão da ordem de serviço, a empresa pode realizar o acompanhamento dos custos envolvidos em um trabalho. De mesmo modo, é possível elencar quais são os funcionários mais aconselhados para executar determinada tarefa. É possível, por fim, fazer também a separação dos recursos necessários.

Como escolher um sistema de gestão de frotas?

Para aqueles que atuam no segmento logístico, é de comum conhecimento que automatizar as demandas rotineiras e incrementar os processos é indispensável para diminuir custos e permanecer competitivo no mercado.

Por essa razão, há um consenso sobre como a integração de um sistema de gestão de frotas tende a promover melhorias expressivas na performance e competência geral de uma empresa.

Sem dúvida, a tecnologia é uma aliada forte para a gestão logística, sobretudo no monitoramento e gerenciamento de frota. No entanto, algumas empresas ainda têm dúvidas sobre sistema escolher. Por isso, abordamos abaixo alguns tópicos que devem ser levados em consideração.

Checklist

Um sistema de gestão de frotas de qualidade deve fornecer benefícios tais quais:

  • Visibilidade da frota;
  • Geração de dados e relatórios;
  • Histórico de manutenções e ações realizadas nos veículos e ativos;
  • Checklist digital personalizado para você criar o.s, controlar avarias, status de serviços, troca de turnos e ter toda a coleta centralizada;
  • Integrações fáceis com outros sistemas;
  • Possibilitar automações de tarefas e processos manuais;
  • Permitir a gestão da manutenção;

Além disso, é preciso também considerar aspectos como:

  • Modelos de implantações na solução;
  • Consultoria e suporte personalizado;
  • Usabilidades no sistema entre usuários diferentes;
  • Treinamentos;
  • Acompanhamento técnico e do time de sucesso do cliente;

Automação de processos de gestão de frota

Para automatizar os processos de gestão de frota, as empresas podem contar com softwares voltados para a administração de todas as funções do dia a dia.

Programas desenvolvidos para essa finalidade, como o software da Rabbot, permitem às empresas um panorama amplo dos procedimentos logísticos. Com nossas soluções, através de funções automatizadas, é possível tomar decisões e iniciativas estratégicas, otimizando a operação.

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