Além disso, é preciso garantir que o sistema de gestão de frotas desenvolvido seja capaz de atender às exigências e necessidades da empresa. Nesse artigo, serão abordados diferentes pontos de vista, bem como analisados os fatores que os influenciam. Boa leitura!
A necessidade de um sistema de gestão
Uma empresa conta com diversos processos para a sua existência, desde as suas compras, até as suas vendas. Entretanto, entre todos esses processos, existe a logística, que possibilita o transporte e movimentação dos recursos, seja interna ou externamente.
Dessa forma, um sistema de gestão empresarial facilita a gestão da empresa, oferecendo maior controle das informações e processos. O mesmo ocorre com um sistema de gestão de frotas, que é utilizado para garantir um maior controle dos ativos de uma empresa.
Manter o controle sobre uma frota se utilizando apenas de métodos analógicos exige uma grande capacidade de organização, bem como muito tempo empregado. Além disso, uma grande quantidade de papéis pode ser gerada, dificultando o controle.
Por conta disso, o uso de sistemas de gestão de frotas é tão comum, pois facilita o controle através de um sistema informatizado. Isso descarta a necessidade de dados registrados e manipulados em material físico, como é o caso dos formulários em papel.
No entanto, para desenvolver um sistema de gestão de frotas próprio, é necessário um investimento, bem como o suporte de um técnico em informática. Todas essas questões precisam ser levadas em conta na hora de analisar as vantagens disso.
A necessidade de um sistema de gestão de processos é grande, bem como a vinculação de diferentes sistemas, fazendo com que eles trabalhem trocando informações. Desse modo, possibilita-se que haja interação e otimização de processos.
Sistema de gestão de frotas
Um sistema de gestão de frotas pode ser desenvolvido de acordo com as necessidades de uma determinada empresa, bem como ser vinculado ao sistema de gestão de processos da organização. Isso possibilita diversos tipos de controles.
Da mesma forma, um sistema de gestão de manutenção dentro da mesma empresa pode facilitar toda a gestão empresarial, mas esse não é o foco desse artigo. Assim, se tratando, precisamente, da gestão de frotas, é preciso levar em conta o bom funcionamento e o investimento empregado.
A primeira coisa que se deve levar em consideração é a existência de um setor de TI. Ou seja, há empresas que nem o possuem, e há outras em que os técnicos estão constantemente dando suporte a diferentes atividades.
Sem contar a necessidade de um conhecimento especializado sobre aquele sistema. Dessa maneira, muitos técnicos em informática não possuem domínio sobre o funcionamento de um sistema, fazendo com que a empresa conte com suporte externo.
Além de a necessidade de suporte ser constante, o custo envolvido nisso pode ser um pouco pesado para o fluxo de caixa. No entanto, um suporte externo não terá a mesma vivência e compreensão dos processos empresariais internos, e isso pode gerar uma série de problemas.
Em suma, um sistema de gestão de processos exige suporte constante, preferencialmente de um profissional capacitado e que conheça as particularidades da empresa. As vantagens são muitas, porém as desvantagens precisam ser consideradas, a fim de ter uma boa visão do todo.
O desenvolvimento de um sistema
Conforme mencionado anteriormente, uma série de vantagens pode ser obtida ao utilizar um sistema para ter maior controle sobre uma frota. No entanto, há também diversas desvantagens que precisam ser levadas em consideração.
Como vantagens, podem ser mencionados o controle e a facilidade de dados digitais, a emissão de relatórios e a garantia da precisão do sistema. Assim sendo, vale lembrar que para desenvolver um sistema de gestão de frotas próprio, são necessários alguns aspectos:
- Infraestrutura de ponta;
- Investimento alto;
- Desenvolvimento lento e complexo.
Esses são alguns requisitos necessários para desenvolver um sistema próprio. Desse modo, é possível afirmar que, se a empresa não tiver uma boa estrutura em TI, será uma perda de tempo e de recursos, visto que um sistema precisa de bons servidores e computadores.
O custo de uma infraestrutura como essa é alto, além de que o custo para o desenvolvimento e implementação de um sistema já é, por si, caro. Ou seja, para realizar a criação e poder fazer bom uso de um software desses, os custos são muito altos.
Isso sem contar o tempo necessário para desenvolvê-lo, bem como o suporte de TI, conforme mencionado anteriormente. Ainda assim, a manutenção de um sistema de gestão próprio é constante, devido às atualizações e melhorias.
Isso tem um elevado custo, já que necessita de profissionais capacitados que dominam o sistema. Geralmente, esses profissionais precisam ser contratados para prestar serviços, sendo eles empregados da empresa que fornece o sistema.
Em suma, as maiores desvantagens se resumem ao alto custo, bem como a necessidade constante de manutenção. Além disso, ainda é possível que o sistema não seja eficiente, caso a alimentação do mesmo seja feita de maneira manual. Isso pode tornar inútil todo o investimento.
Os prós e contras
Conforme mencionado, ao utilizar um sistema próprio, ou até mesmo usar um sistema pronto para a gestão de frotas, algumas desvantagens podem ser destacadas. Entre elas estão o alto investimento, a possibilidade de erros humanos e a dificuldade de integração.
Agora, se tratando da dificuldade de integração, no momento em que se tenta interligar o sistema de frotas com um sistema de gestão de manutenção, os problemas aparecem. Nesse sentido, muitas vezes não é possível fazer com que ambos interajam e para isso é necessário um processo manual.
Dessa forma, surge uma margem para que falhas humanas aconteçam, comprometendo totalmente a precisão das informações. A interação entre o sistema de gestão de manutenção e o sistema de gestão das frotas pode facilitar muito os processos.
Por conta disso, utilizar softwares prontos é bem mais vantajoso, apesar de que, na hora de fazer a transferência de informações entre sistemas, o processo terá de ser feito manualmente. Existe uma solução mais fácil para esses casos, capaz de oferecer informações imediatas e precisas.
Dessa maneira, é possível afirmar que somente em alguns casos os sistemas prontos podem atender totalmente a necessidade de uma empresa. Entretanto, na hora de comparar informações e emitir relatórios, esses sistemas não se mostram eficientes.
O ideal para se ter uma solução efetiva em mãos é encontrar um sistema capaz de integrar diversas ferramentas, a fim de unificar as informações e facilitar a visualização em tempo real. Desse modo, torna-se ainda mais necessário um sistema como esse em casos específicos.
Quando uma empresa possui certas particularidades no modo de trabalho, usar sistemas prontos pode garantir pouca eficiência, e usar um sistema próprio exige alto investimento e estrutura. Em outras palavras, é necessário algo que transcenda essas possibilidades.
Qual a solução?
A solução para esse tipo de problema na hora de manter o controle das frotas é utilizar uma ferramenta prática, inovadora e eficiente. Assim sendo, esse software precisa integrar diversos sistemas, como é o caso de um sistema de gestão de manutenção de frotas.
Um sistema de gestão de manutenção pode ajudar, porém, sozinho, é capaz de desempenhar somente uma das funções necessárias. Para que haja uma boa gestão de frotas, é indispensável utilizar de um software que integre tudo e que permita visualizar qualquer processo em tempo real.
Além disso, é necessário que esse software envie notificações a todos os envolvidos nos processos, imediatamente e automaticamente. Trabalhando dessa forma, extingue-se a possibilidade de falha humana, erro de comunicações e dificuldade em obter informações ou emitir relatórios.
Um sistema que consegue integrar todas essas funções e que, ainda assim, consiga demonstrar informações com clareza e facilidade, é sempre uma ótima opção. Ainda mais se esse software não exigir uma equipe super treinada de TI pronta a dar suporte.
Principalmente, se esse sistema for capaz de automatizar uma série de processos com um custo inferior a um sistema próprio. Em outras palavras, essa é a melhor solução para qualquer que seja a empresa, podendo personalizar o sistema e adequá-lo às necessidades da organização.
A Rabbot possui o sistema ideal. Com o sistema da Rabbot, será possível automatizar mais de 75% das atividades manuais realizadas na gestão de frotas. Ainda assim, é possível personalizá-lo a fim de torná-lo ideal para as necessidades da sua empresa.
Com notificações automáticas que marcam os responsáveis por cada ação, as possibilidades de que um processo não seja executado como deve são praticamente nulas.
O sistema da Rabbot
Com o sistema da Rabbot, todas as necessidades da empresa relacionadas à gestão de frotas podem ser atendidas facilmente. Ou seja, com o aplicativo, é possível coletar informações de modo rápido e fazer a gestão pela plataforma.
Com os checklists digitais 100% personalizáveis, é possível substituir todos os papéis e ordens de serviço que são, seguidamente, extraviados e rasurados. Da mesma forma, é possível solicitar pelo aplicativo as fotos com possíveis avarias, destacando-as de modo claro e fácil.
Através da tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres), é possível eliminar erros de digitação que anulavam a fidelidade dos sistemas alimentados manualmente. Além disso, é possível ler e inserir informações através de QR Codes.
Desse modo, todas as informações são enviadas do aplicativo para a plataforma, fazendo com que todos os dados sejam registrados em tempo real no sistema. A geolocalização permite identificar o local exato em que o checklist foi preenchido, garantindo precisão e velocidade nas informações.
Em suma, através do sistema da Rabbot, é possível ter um controle total e imediato de toda a frota, visualizando tarefas de acordo com os níveis de prioridade, além de cadastrar veículos e condutores com extrema facilidade e agilidade.
Tudo isso pode ser conduzido no “piloto automático”, ou seja, essas tarefas podem ser automatizadas. Dessa forma, os responsáveis pelas funções são notificados imediatamente, seja via SMS, e-mail ou push, garantindo que as informações cheguem aonde é preciso.
Todas as informações dos processos são mostradas conforme os cards de status, sendo que, ao concluir um checklist de serviço, isso altera automaticamente o status apresentado. Além disso, todas as etapas de manutenções preventivas e corretivas são mostradas no aplicativo.
Desse modo, prazos e agendamentos são sempre cumpridos, através de notificações automáticas programadas conforme a quilometragem de um veículo.
A importância de um sistema eficiente
É somente através de um sistema de grande eficiência e confiabilidade que se pode executar uma excelente gestão de frotas. Nesse sentido, é possível personalizar o sistema e utilizá-lo tanto para empresas com frotas grandes ou pequenas.
O controle que a plataforma oferece é capaz de gerenciar de forma automática uma série de processos, fazendo com que os responsáveis sejam marcados e notificados. Dessa forma, evita-se que uma tarefa não seja executada por falha de comunicação.
Da mesma forma, todas as manutenções preventivas são gerenciadas através da quilometragem do veículo, emitindo notificações para que as manutenções sejam programadas com antecedência, bem como a paralisação de um determinado ativo.
Através do sistema da Rabbot, é possível acompanhar entregas e devoluções, manutenções, sinistros e todos os controles necessários de cada veículo individualmente. Por isso, controlar o eventual uso inadequado de um ativo ou até mesmo saber a hora de vendê-lo é uma tarefa simples.
Com todas essas possibilidades, é possível impactar positivamente o faturamento e os lucros de uma empresa. Em contrapartida, a má gestão de frotas pode ser um fator determinante para o fracasso de uma organização, já que os prejuízos são astronômicos.
Através de uma gestão de frotas eficiente, aumenta-se a vida útil dos ativos, além de controlá-los de forma efetiva. Isso possibilita que usos inadequados sejam detectados facilmente, já que os controles coletados através do aplicativo não podem ser burlados.
Em suma, um sistema de gestão eficiente pode garantir o crescimento sólido de uma empresa, melhorando lucros e contribuindo para um bom fluxo de caixa. Em outras palavras, a gestão de frotas pode ser a engrenagem que determina o sucesso ou o fracasso de uma empresa. Entre em contato com a Rabbot e conheça nossas soluções!