Muitos erros comuns na gestão de frotas decorrem da falta de planejamento. Assim, gestores e proprietários devem investir em ações capazes de evitá-los, a fim de obterem sucesso na redução dos custos e no aumento de produtividade, incrementando o faturamento de seus negócios.
Nesse sentido, é imprescindível operar com as ferramentas certas, considerando todos os detalhes.
O gerenciamento de demandas de uma transportadora, por exemplo, confere a oportunidade de detectar diversos aspectos que precisam de correção, tais como desperdícios, burocracias, falhas nos processos, etapas não cumpridas, dentre outros.
9 erros comuns na gestão de frotas
Apresentamos, em seguida, os 9 erros mais comuns na gestão de frotas, visando ajudar você a evitá-los do melhor modo possível para que tenha os melhores resultados em sua empresa.
1. Fazer uma gestão financeira ineficiente
A preocupação por resultados imediatos tende a influenciar negativamente algumas empresas, levando-as a esquecerem de cuidar adequadamente da gestão financeira, usando práticas ineficientes que, como tais, não seguem padrões que favoreçam a economia dos recursos e a redução de seus custos.
Esse cenário representa uma verdadeira ameaça ao futuro das operações do negócio, à medida que a empresa corre o risco de ficar sem o capital necessário para a manutenção de suas operações e a realização de investimentos em melhorias.
Por esse motivo, é absolutamente indispensável dispor de todos os dados financeiros possíveis. Caso contrário, não será possível tomar decisões acertadas, sobretudo, em relação aos processos de entregas.
2. Desconhecer as especificidades do seu negócio
Infelizmente, muitos líderes empresariais não analisam as ocorrências cotidianas para aprimorar a sua gestão de frotas. Com isso, arriscam a totalidade dos processos vinculados aos transportes, promovendo o enfraquecimento de seus negócios junto ao mercado.
É indispensável implementar operações que assegurem o controle permanente sobre todos os parâmetros relevantes dos veículos usados, incluindo exigências legais (referentes aos processos de carga e descarga, por exemplo) e detalhes mecânicos, tais como:
- Dados das cargas transportadas;
- Gastos de combustíveis;
- Controles de notas fiscais;
- Revisões e manutenções preventivas;
- Quantidade de entregas diárias;
- Quilometragem dos caminhões.
3. Negligenciar a análise comparativa dos gastos
Detectar os veículos com maior tendência ao consumo de combustíveis e, ainda, as manutenções mais corriqueiras em cada um deles, é imprescindível para efetuar um controle eficiente de frotas.
Nesse sentido, uma boa prática consiste na classificação das máquinas segundo seu ano de fabricação, modelo e marca. Isso facilita a identificação de falhas e subsidia a tomada de ações preventivas, impedindo que ocorra o desgaste de componentes e surjam falhas nos sistemas.
De fato, se algum elemento apresentar um funcionamento fora do padrão esperado de desempenho, você poderá avaliar o ocorrido, descobrindo rapidamente quais foram as causas.
Analisar os gastos é o que traz retornos mais positivos em quaisquer planejamentos financeiros – e o mesmo se dá com o transporte.
Tenha em mente que a avaliação e controle dos custos é primordial para obter uma gestão eficiente de frotas, avaliando escolhas como:
- Definição de rotas;
- Contratação de condutores;
- Manutenção dos veículos;
- Aquisição de combustíveis, dentre outras.
Como você sabe, a variação nos preços do combustível pode ser bastante significativa entre um posto e outro. Contar com colaboradores confiáveis para a manutenção de sua frota pode, também, render boas economias, propiciando serviços bem feitos a preço justo.
É o planejamento desses aspectos que permite identificar quais são os pontos de melhoria e economia e, ainda, quais serão as escolhas mais lucrativas – a longo prazo – para o seu negócio.
5. Não efetuar a manutenção preventiva e periódica dos veículos
O êxito no controle da frota depende, em grande medida, da manutenção preventiva. Afinal, além de reduzir problemas e gastos durante as viagens, tal iniciativa contribui substancialmente para a segurança de seus motoristas.
Por exemplo, um caminhão que parar de funcionar ao longo de uma rota de entrega pode afetar todos os envolvidos. Ademais, isso gera custos extras com reparos corretivos, comprometendo o cronograma de sua transportadora e atrasando as entregas aos clientes, gerando insatisfações gerais.
Os transtornos serão ainda maiores se os veículos sofrerem panes em locais distantes. Desse modo, os caminhoneiros terão que enfrentar borracharias ou oficinas de credibilidade duvidosa.
Os gastos dos consertos podem ser elevados. Os componentes danificados, eventualmente, podem estar em falta naquela ocasião. Uma boa sugestão é enviar uma lista aos motoristas antes de pegarem as estradas com os caminhões.
É necessário orientá-los para conferirem se os principais itens se encontram em bom estado de conservação. Caso contrário, eles deverão informar os problemas aos responsáveis pelas atividades mecânicas da frota.
Portanto, o controle de todos os componentes da frota pode ser amplamente beneficiado pela manutenção preventiva. Há transportadoras que lidam com problemas técnicos em meio a entrega de seus produtos, resultando em baixas indesejadas para a empresa.
Afinal, a ausência de manutenções leva, via de regra, ao aumento nos prazos de entregas, incluindo custos novos como diárias adicionais aos motoristas ou armazéns, bem como a necessidade de replanejamento das operações.
Essa situação tende a causar muita dor de cabeça com os clientes ou os destinatários das entregas, o que, por sua vez, acarreta a perda dos clientes, da credibilidade da marca e outros problemas.
Se você deseja evitar esse quadro, invista na manutenção preventiva e periódica, visando manter os componentes da frota em pleno funcionamento – e dentro de seus respectivos prazos.
6. Atrasar o pagamento de tributos e taxas
Entre as obrigações mais importantes na gestão de frotas, podemos destacar a manutenção dos documentos de veículos em dia, assim como o pagamento de tributos e taxas – como GRIS (Gerenciamento de Risco e Segurança), CAT (Custo Adicional de Transporte Rodoviário), pedágios, Seguro Obrigatório, ICMS, IPVA e outros compromissos.
A maioria desses encargos gera multas e juros que, por seu turno, podem levar à apreensão de veículos, ocasionando atrasos nas entregas e serviços e, novamente, mais gastos extras.
Para evitar esses problemas, o controle dos pagamentos pode ser realizado com a utilização de lembretes no e-mail, celular, computador etc.
É necessário ficar atento aos tributos e taxas que incidem sobre o transporte, no intuito de evitar apreensões, retenções e multas pela fiscalização.
Quaisquer irregularidades em documentações podem gerar problemas, tais como: dificuldades de realizar pagamentos de terceiros, complicações na emissão de documentos de transporte, entraves na averbação de cargas, multas por irregularidades fiscais, entre outros.
Todas essas ineficiências atrasam as operações de transporte e, assim, comprometem os recebimentos dos fretes, prejudicando os relacionamentos com os clientes.
Outra opção para fugir desses problemas é usar planilhas para determinar as datas de atualização e expiração de cada tarefa, como pedágios, multas, ICMS, IPVA e muitas outras.
7. Não incorporar as inovações tecnológicas
Negligenciar as soluções tecnológicas é um dos erros mais comuns que levam ao fracasso operacional da gestão de frotas. Isso ocorre porque um dos maiores diferenciais dessas ferramentas consiste em reduzir as falhas humanas, agilizando os processos.
Os dados são registrados automaticamente e gerenciados com precisão. Os gestores podem configurar notificações para as trocas de peças, obtendo tempo livre para se dedicarem à execução de tarefas que demandam mais atenção, pois os alertas ficam por conta de um sistema de gestão.
Cumpre ressaltar que as avaliações dessas informações são realizadas, também, com o máximo de exatidão, sem a existência das margens de erro derivados dos cálculos manuais, como ocorre, por exemplo, no levantamento do consumo total de combustíveis em um mês.
É mais fácil, aliás, descobrir um caminhão que esteja gastando mais combustível do que deveria – elemento que pode indicar uma falha mecânica mais grave.
Ao atuar em fatores específicos, como a redução de custos, a tecnologia pode gerar cronogramas inteligentes de reparos, articulados a sensores instalados diretamente nos veículos.
Bons exemplos dessa solução podem ser encontrados na troca de amortecedores da suspensão e de buchas, na revisão da direção, na reposição dos componentes de freios, entre outros.
Não podemos esquecer, principalmente, do erro representado pela negligência com a sustentabilidade, à medida que ações ambientais são bem-vistas pelos clientes e pela sociedade. Portanto, é altamente recomendável atuar de modo sustentável em todas as suas operações.
8. Gerenciar incorretamente os pneus dos veículos
Os gastos com os pneus de caminhões é um dos mais significativos na gestão de frotas. Em termos práticos, é fundamental que você acompanhe de perto esse componente indispensável ao funcionamento apropriado de seus veículos.
Para tanto, elabore um cronograma que contenha as seguintes ações:
- Trocas;
- Rodízios;
- Manutenções;
- Controle de pressão.
Para se certificar de ter uma calibragem eficiente, o ideal é realizá-la a cada quinze dias ou antes das viagens mais longas – sempre com pneus frios, a fim de facilitar que o ar entre nas câmaras.
Desse modo, você reduz a frequência das trocas, garantindo a segurança dos motoristas e, evidentemente, de terceiros.
9. Não planejar as rotas
Uma falha gravíssima é negligenciar a roteirização. A realização dessa atividade favorece a redução dos gastos com frotas, sobretudo, nos gastos com combustíveis e manutenções.
É necessário ter acesso aos dados relativos às distâncias a serem percorridas e, também, aos tipos de rotas – seguras, pavimentadas e, inclusive, se contam com muitos pedágios nos percursos.
Isso garantirá a eficácia dos serviços efetuados, aumentando a reputação da sua empresa perante a clientela.
Considerações finais
Esperamos que tenha gostado de conhecer os principais erros comuns na gestão de frotas. Precisa de ajuda para gerenciar sua frota e seus ativos de forma fácil, automatizada e segura? Clique aqui e conheça as soluções que a Rabbot pode te oferecer.
