Problemas da gestão de frota estão entre os pontos mais sensíveis para quem opera um sistema logístico ou de transporte. Afinal, a inoperância momentânea de um veículo, um atraso de percurso ou até mesmo a perda de prazos para atualizar licenças e certificações pode colocar em risco boa parte da operação da empresa. E, quando isso acontece, o prejuízo financeiro é certo e até mesmo a perda de novas oportunidades de negócio aparece no horizonte.

Uma maneira bastante eficiente de minimizar esses riscos é, em tese, bastante simples: a utilização de listas de checagens (ou checklists).

Muito utilizadas em papel no passado, de uns anos para cá elas passaram para o meio digital como forma de acelerar a resolução de problemas da gestão de frota. A questão é que, muitas vezes, elas não se adaptam a todas as empresas – e aí sempre há espaço para se arrumar uma dorzinha de cabeça.

Hoje vamos mostrar como o checklist digital tem tudo para ser um ótimo aliado na gestão de frotas – e como a Rabbot desenvolveu um sistema capaz de potencializar isso com foco na personalização dos serviços e na automatização de processos.

Vamos lá?

A importância das listas de checagem

Listas de checagem existem há muito tempo, nos mais diversos ramos. Elas ajudam a organizar o fluxo de trabalho, garantem o correto funcionamento de equipamentos ou de aplicação de insumos e auxiliam a planejar melhor a execução de tarefas.

Nas empresas de transporte e logística, o preenchimento e a análise de checklists ajudam, e muito, na redução de problemas da gestão de frota.

Como você sabe, em um mercado altamente competitivo e em franco crescimento – a pandemia que se instalou no primeiro trimestre de 2020 fez saltar a demanda por serviços de fretamento, seja em distâncias curtas ou longas -, ter total controle sobre os veículos é fundamental.

Para quem opera uma frota deles, as listas de checagem ajudam a planejar a manutenção preventiva e a alertar para aquela corretiva – afinal, quem nunca foi pegar o próprio carro e descobriu que um farol parou de funcionar de uma hora para outra?

O checklist na gestão de frotas também permite que seus responsáveis organizem melhor seus gastos, melhorem as rotas de tráfego, tenham um cronograma atualizado com datas para atualização de licenciamentos ou de renovação de certificações de qualidade, e tantos outros.

Como você pode perceber, as possibilidades de aplicação são bastante amplas. Um ponto importante a se observar, contudo, é que se as listas de checagem não forem suficientemente abrangentes, não forem capazes de interagir umas com outras ou se tiverem formatos pouco maleáveis, elas serão pouco eficientes. No mínimo, exigirão mais trabalho do que poderiam.

Essa era uma consequência comum no passado, quando as listas eram feitas unicamente à base de papel e caneta. Com o passar do tempo, empresas começaram a utilizar os checklists digitais. Mas, como mostraremos a seguir, mesmo elas, muitas vezes, podem demandar retrabalho.

Quando o checklist digital não resolve os problemas de gestão de frota

Ainda que um modelo de lista de checagem digital seja muito mais prático do que o de papel – além de eliminar custos com os insumos e ser correto do ponto de vista sustentável -, nem sempre ele resolve todos os problemas de gestão frota.

Em alguns casos, pode se tornar ainda paradoxal, exigindo que seja complementado com a impressão de planilhas.

Isso acontece quandos os checklists digitais não são pensados de forma a se adaptar aos diferentes tipos de empresas ou serviços.

A seguir, listamos problemas comuns que podem aparecer.

Checklist genérico

Não há dúvidas de que um checklist digital é muito mais prático do que aqueles de papel. Afinal, muitas vezes você consegue inserir as informações a partir do próprio celular, não corre o risco de rasurar, qualquer pessoa que for ler a lista no futuro irá entender o que está escrito, o material pode ser armazenado em nuvem e assim não há acúmulo de papel ou mesmo gastos com materiais de expediente.

O problema é que, na maioria das vezes, essas listas não exploram todas as possibilidades que a tecnologia oferece. Pior: como na maioria dos casos o sistema já vem pronto, ele é muito genérico e pode não se adaptar de forma adequada à sua empresa.

Pense, por exemplo, em uma empresa que possui uma frota com 50 veículos, faz transporte para diversos estados, é dividida em diferentes unidades, opera 24 horas por dia e com diferentes tipos de frete.

Agora, compare esse caso com um empreendimento de menor porte: são 20 veículos em sua frota, o serviço de logística se limita ao próprio estado, a empresa possui uma única unidade matriz e atua apenas em horário comercial, em geral transportando o mesmo tipo de carga.

Os checklists, nos dois casos, serão iguais? Muito provavelmente, não.

Ainda que se possa utilizar o mesmo sistema de lista para os dois casos que citamos, fica evidente a perda de eficiência em pelo menos um deles.

Para a empresa de menor porte, provavelmente o checklist será robusto demais; para a de maior, talvez ele não abarque todas as necessidades ou demande repetições.

Falta de estruturação das listas

Muitas vezes, têm-se um bom checklist, mas ele carece de uma melhor estruturação.

O operador até consegue coletar todas as informações necessárias para a correta execução do serviço, mas a inserção de dados é tão extensa que não se torna uma tarefa das mais simples.

Como se não bastasse, isso se torna um dos grandes problemas da gestão de frota nos casos em que a operação logística é demasiadamente grande. Afinal, ela irá demandar a montagem de vários checklists e monitoramento posterior. Pense o universo de informações que se terá que compilar…

Nesses casos, o alto número de informações que se precisa registrar e que irão exigir monitoramento e avaliação podem gerar acúmulo de dados e de trabalho. Mais uma vez, falta eficiência no processo. E processos digitais ineficientes precisam ser revistos.

As listas não conversam entre si

Uma das grandes vantagens do mundo digital é a possibilidade de cruzamento fácil de dados.

Veja, por exemplo, a partir de uma perspectiva macro. Já parou para pensar por que quase sempre pedem o seu CPF na hora de preencher um cadastro?

A razão é muito simples: o CPF é um cadastro de abrangência nacional que individualiza cada um dos seus habitantes.

Mesmo se houver mil pessoas com o mesmo nome e sobrenome, o número do CPF será capaz de apontar a qual pessoa aquele cadastro se refere. Por isso, milhares de sistemas digitais no país todo têm acesso ao banco de dados.

Um bom checklist digital precisa partir da mesma premissa. As informações que se insere nele precisam ter a capacidade de interagir com outras listas. Quando isso não acontece, acaba se refletindo em mais um dos problemas da gestão de frota: a informação não chega aonde precisa.

Informação que não circula de forma correta

Quando os checklists, sejam eles de papel ou digitais, não interagem entre si, informações complementares ficam soltas e é muito grande a chance de elas não chegarem aos gestores ou responsáveis pela manutenção da frota.

Outro problema que sistemas que não interagem automaticamente podem ocasionar é o retrabalho.

Suponha, por exemplo, que os dados que você coletou no seu checklist digital não possam ser compartilhados em tempo real. Assim, depois de inseri-los, você ainda precisará dar um jeito de fazer essa informação rodar. Para tanto, talvez precise baixar relatórios e encaminhá-los posteriormente ou fazer a triagem de dados específicos.

Qualquer que seja o trâmite, fica claro que mais uma vez estamos diante de um processo menos eficiente do que poderia.

Falta de visibilidade operacional

Entre os problemas da gestão de frota mais recorrentes está a falta de visibilidade operacional. E isso independe se você atua fazendo listas de checagem no papel, na planilha ou com plataformas um pouco mais elaboradas.

Você pode ter encontrado uma checklist digital que, de início, considere ter o desenho perfeito para a sua operação. É possível inserir dados de manutenção do veículo, quilometragem rodada e estimada, informações sobre o motorista, custos agregados e assim por diante.

Mas, mesmo que todos os itens que são sensíveis à operação estejam lá, sua leitura no todo é fácil de se fazer?

Se você tiver que associar essa lista de checagens a outras documentos e planilhas para que consiga ter uma visibilidade operacional completa, significa que o produto não explora todo o seu potencial e que, portanto, demandará trabalho adicional.

Como a Rabbot melhorou os checklists digitais para gestão de frota

Muitas das soluções encontradas pela Rabbot surgiram das necessidades apresentadas pelos próprios clientes que nos procuravam. Ainda que já operassem a partir de plataformas digitais, eram comuns os apontamentos sobre checklists longos ou que não se adaptavam às necessidades das empresas.

A Rabbot também procura sempre oferecer soluções que impactem o negócio positivamente do ponto de vista operacional e financeiro.

A seguir, veja como os checklists da Rabbot ajudam a resolver problemas da gestão de frota.

Sistemas personalizados

Um dos grandes diferenciais da Rabbot em seus sistemas para resolver problemas da gestão de frota é a entrega de aplicações personalizadas, que se adaptam às diferentes necessidades. Não importa o tamanho da frota ou o tipo de atividade logística a que ela se dedica.

No caso do checklist digital, nosso aplicativo integra uma metodologia que coleta todos os dados da frota e os organiza por status dentro da plataforma Rabbot. O sistema permite que se customize as perguntas a se responder na lista de checagens de forma simples e prática.

Com foco em eficiência e rapidez, a aplicação oferecida pela Rabbot permite que se criem perguntas com respostas condicionais. Ou seja, se determinada informação é dada, a próxima etapa se adequa automaticamente àquela resposta.

Esse ponto é muito interessante porque evita que se perca tempo respondendo questões desnecessárias, algo bastante comum em checklists digitais convencionais.

Além disso, é possível identificar os veículos a que se refere a lista de checagens utilizando QR Codes ou fazendo a leitura automática de placas, o que agiliza o processo e impede que um erro de digitação impeça o uso correto da lista.

Por fim, mesmo sendo digital, o checklist das aplicações Rabbot funciona também de forma offline. É possível acessá-lo a partir de smartphones, tablets e computadores.

Comparador de checklists

Lembra que citamos anteriormente que um problema comum em listas de checagem reside no fato de elas não “conversarem” umas com as outras? Pois então, desse mal sua empresa não sofrerá se investir em nossas soluções.

O checklist da Rabbot conta com uma função automática de comparação das respostas. Isso permite a identificação rápida de informações divergentes em relação ao que se espera, notificando os gestores em tempo real.

Como citamos no começo deste artigo, um dos principais motivos de se fazer listas de checagem é a possibilidade de se ter uma frota padronizada, com a manutenção em dia e com o calendário de revisões seguindo corretamente seu cronograma.

Quando se compara respostas em diferentes listas de uma mesma frota, fica muito mais fácil fazer um diagnóstico dela e, eventualmente, encontrar alternativas para o caso de algum dos veículos precisar passar por manutenção fora do prazo que se programara.

Assim, com o sistema de checklist oferecido pela Rabbot, é possível corrigir os problemas de maneira mais rápida e eficaz.

Automação de tarefas

A Rabbot acredita na automação de processos como forma de se garantir rapidez e eficiência.

Nossas aplicações são programadas para automatizar tarefas repetitivas. Afinal de contas, com o passar do tempo, todas as listas de checagem feitas ajudam a formar uma extensa base de dados. Há muita informação aí para servir como base e a plataforma entender os próximos passos que se deve dar.

Além disso, o checklist Rabbot opera com um sistema de geolocalização. Isso permite que se rastreie todos os lugares em que o veículo já esteve.

Mais uma vez, isso possibilita a criação de um histórico completo com os pontos de localização, oferecendo informações úteis para a resolução rápida de problemas da gestão da frota.

Quer saber como podemos ajudar? Entre em contato hoje mesmo.

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