Você já considerou, em sua organização, realizar a implementação de um sistema de gestão de dados? Caso essa estratégia ainda não tenha se concretizado em atividades práticas, não há melhor momento para entrar em ação do que agora.
Em função da grande dependência, na atualidade, das soluções tecnológicas, negócios de todos os portes e segmentos têm se dedicado a essa missão. Além disso, as empresas que lidam com frotas e ativos não podem se dar ao luxo de ignorar esse contexto.
Ao mesmo tempo, tecnologias e sistemas que, anteriormente, eram exclusividade das grandes corporações, estenderam-se para médios e pequenos negócios, demandando maior preparação de todos os profissionais envolvidos.
Sistema de gestão de dados
O sistema de gestão de dados vincula-se, de modo geral, à esfera dos negócios, conferindo à sua empresa as ferramentas, os recursos e a capacitação necessária para gerenciar informações relevantes.
De acordo com isso, o sistema de gestão de dados está relacionado com seu uso, proteção, compilação, acesso, armazenamento e identificação, visando fortalecer a estratégia do negócio.
Mesmo que, no passado, sua organização tenha mantido registros limitados a um único time ou dispersos em vários setores, é possível, a partir dessa solução, tornar os dados disponíveis, de modo dinâmico e otimizado, favorecendo as comunicações internas.
Bem como a obtenção de fundamentos para melhorar o processo de tomada de decisões, esse sistema permite que os dados forneçam valiosos insights acerca do público-alvo, do mercado de atuação e dos funcionários.
Tenha em mente que, apesar de ter adquirido maior relevância devido à popularização da internet e aos avanços tecnológicos, a gestão de dados antecede esses fenômenos.
Antes de tudo, desde que começaram a se preocupar pela segurança das informações, eficiência de processos e competitividade, as empresas de maior sucesso já investiam nessa área: o objetivo central, evidentemente, é atingir a governança dos dados.
Sistema de gestão de projetos
Por mais que o sistema de gestão de projetos já esteja, de uma forma ou outra, implementado em sua empresa, não se esqueça de que o segmento de frotas e ativos está em evolução constante. Assim, é indispensável fornecer experiências cada vez melhores aos seus clientes.
Ainda mais importante: as tendências recentes indicam a necessidade de utilizar um sistema de gestão de projetos (e equipamentos digitais) capazes de aprimorar continuamente os seus processos.
Se acaso isso não for realizado, os primeiros impactos negativos ocorrerão na produtividade (englobando tanto a esfera administrativa quanto a operacional). O seu sistema de gestão de projetos deve, por exemplo, garantir um bom planejamento dos roteiros de atendimento da sua frota, a fim de programar paradas de acordo com as rotas mais adequadas.
Ainda assim, este fator interfere, também, na capacidade de controlar atividades e dispor de relatórios gerenciais que descrevam a performance das operações. No entanto, as rotinas podem ser avaliadas com precisão, viabilizando o desenvolvimento de melhorias e representando uma considerável fonte de economia a partir de:
- controle das jornadas laborais dos motoristas;
- diminuição na quantidade de infrações no trânsito;
- redução das quilometragens percorridas;
- realizações das manutenções preventivas;
- queda dos custos com combustíveis.
Sistema de gestão de acesso
O sistema de gestão de acesso define, a grosso modo, a facilidade e a agilidade para recuperar ou encontrar dados. Decerto, quantidades pequenas de informações podem ser ordenadas de modo simples, em pastas, a fim de serem localizadas pelos profissionais que precisarem delas.
Em primeiro lugar, o big data (isto é, dados em grandes quantidades) exige arquiteturas mais complexas e ferramentas de buscas eficientes para evitar desperdícios de tempo na busca de informações. Este é uma das principais razões para contar com um sistema de gestão de acesso eficaz.
Sistema de gestão de empresa
O sistema de gestão de empresa é usado para analisar, organizar, armazenar e captar os dados de uma empresa – em grandes quantidades. Nesse ínterim, o sistema de gestão de empresas conta com interfaces que possibilitam, aos administradores dos bancos de dados, executar atividades cotidianas.
Pensando nisso, elencamos, a seguir, algumas dicas essenciais para elevar a eficiência da sua gestão de dados empresariais. Confira!
Enriqueça a sua cultura corporativa
Em resumo, antes de tomar medidas práticas, é altamente recomendável reconhecer a importância dos seus dados, garantindo que eles integraram a sua cultura organizacional. Para tanto, inclua sua gestão às metas, objetivos e políticas da empresa.
Realize diagnósticos iniciais
Outra dica essencial consiste em reunir lideranças – extraídas de todos os níveis de sua empresa – para verificarem quais são as necessidades centrais da organização. Após sua identificação, elas devem ser priorizadas em sua estratégia para a gestão de dados.
Defina os colaboradores responsáveis pelas mudanças
Lembre-se de que qualquer planejamento requer um responsável (ou um grupo de responsáveis). Por fim, mesmo que a sua organização utilize um software ou terceirize as atividades concernentes à gestão de dados, é imprescindível definir quem precisará acompanhar e auxiliar os especialistas sempre que necessário.
Visto que essa iniciativa é de suma importância, reúna os principais líderes ou forme um conselho para traçar estratégias completas, incluindo prazos e metas claras, equipes, ferramentas utilizadas e orçamento.
Assegure a integração entre os diferentes setores da empresa
Provavelmente, o departamento de Tecnologia da Informação (TI) de sua empresa é o que tem maior contato com as rotinas de gestão de dados. Porém, esses ativos são captados, na prática, em todos os setores.
Por causa disso, é vital que todos colaborem para otimizar a utilização de dados, adotando todas as precauções ao modificar ou registrar informações do seu negócio.
Capacite a sua equipe
Independentemente das especificidades de sua empresa, é indispensável fornecer treinamentos e informações para a sua equipe. Seja como for, defina um período para conscientizar e orientar os colaboradores, treinando-os para executarem bem as suas funções referentes ao gerenciamento de dados.
Em segundo lugar, monitore os resultados, escolhendo métricas capazes de indicar a necessidade de melhorias ou o sucesso da estratégia aplicada, mediante acompanhamentos periódicos.
Dessa forma, a conscientização não se assemelha a dar “lições de moral” ou “sermões”. Trata-se, antes, de treinamentos profissionais constantes. Quando os colaboradores se sentem seguros para desempenhar suas atividades, tendem a encará-las com mais motivação e maior engajamento.
A saber, esse é o motivo central dos investimentos em capacitação dos times. Não obstante, é indicado manter o foco nos motoristas. Acima de tudo, os seguintes temas integram a formação de bons profissionais para a condução de frotas:
- proatividade na comunicação de problemas;
- conferência de documentos dos veículos e os de natureza fiscal;
- cuidados necessários no transporte de mercadorias;
- legislação de trânsito;
- prevenção de acidentes;
- controle de manutenção;
- segurança.
Por que investir na gestão de manutenção de frotas e ativos?
Se bem que uma gestão de dados, quando bem empreendida, gera mais eficiência na manutenção de frotas e ativos, o planejamento e o controle dos processos dependem, em grande medida, de contar com informações precisas.
Desse modo, tais dados (como as rotas seguidas, os gastos de combustíveis, o estado dos diferentes veículos, a forma de condução dos motoristas, dentre outros) auxiliam na tomada de decisões, contribuindo para economizar e agilizar a resolução de problemas.
Sem dúvida, quando essa gestão é bem feita, fica mais fácil identificar processos que, eventualmente, sejam muito caros ou pouco eficientes. Em outras palavras, você terá como descobrir, facilmente, se o potencial de sua frota está sendo realmente aproveitado.
Assim que o seu negócio deixar de perder dinheiro, oportunidades e/ou tempo, atente-se para os principais problemas que podem ser solucionados com o investimento nessas soluções:
Mau uso de veículos
Antes de mais nada, não se esqueça de que não basta contar com processos bem desenhados ou a implementação das melhores tecnologias se os colaboradores não forem estimulados a integrarem um modelo ideal. Caso contrário, nenhum investimento dará os retornos desejados.
Posteriormente, é necessário investir, conforme mencionado, na conscientização e na formação das equipes, de modo que elas reproduzam os ensinamentos e as boas práticas transmitidas pela administração.
Da mesma forma, é fundamental treinar e informar os funcionários acerca das condições indispensáveis para a conservação dos veículos, para trafegar em vias preservadas e observar os princípios da direção responsável.
Baixos níveis de produtividade
Considere o exemplo de uma indústria (na famosa expressão “chão de fábrica”): campanhas internas de comunicação são frequentemente realizadas, visando disseminar os valores e a cultura da empresa, bem como motivar os funcionários a darem o seu melhor.
Em suma, algo similar deve acontecer, também, na garagem de uma empresa de frotas pois, é vital que os colaboradores “vistam a camisa” de seu negócio e, consequentemente, estejam dispostos a entregar bons resultados.
Primeiramente, isso permite a elevação da produtividade e um interessante senso de pertencimento. A partir desse ponto, a sua empresa terá melhores condições de fazer com que cada funcionário se torne agente de transformações positivas, impulsionando a rentabilidade do negócio.
Utilização inadequada dos veículos
Em virtude da responsabilidade inerente às suas funções, os condutores devem ser devidamente conscientizados acerca do papel que desempenham ao dirigirem veículos corporativos. A princípio, entre os elementos a serem abordados, destaca-se a utilização indevida dos veículos, o uso para finalidades pessoais e, sobretudo, a falta de cuidado.
Antes que ocorram situações indesejadas, deixe claro para a sua equipe as regras (internas e legais), alertando os profissionais que eles serão fiscalizados – com base em sistemas de telemetria, rastreamento e documentações, por exemplo – e quais penalidades são aplicáveis aos transgressores.
Desperdícios de combustíveis
Com o propósito de impedir o consumo desnecessário de combustíveis, é preciso reforçar que o comportamento de seus motoristas é decisivo. Sobretudo, eles devem ser adequadamente treinados e orientados para executarem uma direção defensiva, afastando-se dos maus hábitos, como frenagens e acelerações bruscas.
De maneira idêntica, os seus condutores devem ser treinados para serem capazes de adaptar o próprio estilo de direção às condições das vias, à medida que existem diferenças significativas entre as estradas e as ruas urbanas, repercutindo nos gastos de combustíveis (a utilização de ar-condicionado também deve ser evitada, a não ser em casos estritamente necessários).
O papel das soluções tecnológicas
Assim sendo, cumpre enfatizar a enorme variedade de frotas a serem beneficiadas pelas ampliações na utilização das soluções tecnológicas. Nesse contexto, as empresas do setor de transportes são tidas como as usuárias principais, embora os mais variados tipos de negócios possam ser atendidos.
Primordialmente, um bom exemplo disso pode ser encontrado nas prestadoras de serviços (cuja utilização mais recorrente é a de veículos com pequeno porte) e os trajetos dos deslocamentos até os clientes.
Para essas organizações, a gestão da frota consiste em uma fonte importante no planejamento da utilização de recursos disponíveis, bem como da extração da produtividade máxima de cada utilitário ou carro. Logo após, é preciso conhecer os fatores que podem ser aprimorados com investimentos em soluções tecnológicas.
Redução de custos
Controlar os custos de manutenção, de abastecimento e de conservação da frota é um dos maiores desafios para os gestores. Dessa maneira, os sistemas de gestão de dados oferecem soluções capazes de proporcionar um acompanhamento preciso dos gastos.
Com a finalidade de usar os recursos de modo racional, é viável, ao mesmo tempo, elevar a produtividade dos colaboradores. Em contrapartida, o impacto é menos significativo e os custos podem ser diluídos.
Manutenções periódicas e preventivas
Semelhantemente, em uma frota, a redução dos custos depende de vários elementos que podem ser melhor administrados com a ajuda de ferramentas informatizadas. Depois que as informações relativas à sua frota estiverem disponibilizadas, a sua empresa acompanhará de perto dados relevantes, como:
- programação da periodicidade de manutenções;
- tempo de deslocamento;
- quilometragens rodadas etc.
Essas métricas contribuem para monitorar a depreciação de veículos, o desgaste dos pneus e das peças, planejando, assim, eventuais reposições de acordo com as necessidades. Em síntese, essa atividade oferece, também, a vantagem de estender a vida útil de veículos, evitando defeitos que poderiam deixar uma parte da sua frota em um estado de ociosidade.
Só para ilustrar, os gastos com ajustes e trocas de peças são evitados quando há manutenções preventivas. Estas mantêm todos os veículos em perfeito estado, retardando os desgastes e as substituições.
Outra vantagem das manutenções programadas pode ser encontrada no afastamento dos acidentes que colocam a saúde e a vida dos funcionários (até mesmo, a de terceiros) em risco, podendo gerar o pagamento de despesas médicas e indenizações.
Não apenas isso: a performance pode ser melhorada ao longo do tempo, permitindo que o rendimento de corridas seja maior, racionalizando o consumo de óleos e de combustíveis.
Agora que você já entendeu a importância e como funciona um sistema de gestão de dados, acesse o site da Rabbot e veja como podemos ajudar.
