O termo “frota gerencial” é comumente utilizado como um sinônimo da gestão de frotas. Acima de tudo, ela pode ser compreendida como a articulação de meios, métodos e processos utilizados para melhorar o controle sobre o desempenho de veículos, desde uma perspectiva estratégica e operacional.
Em seguida, uma frota de determinados veículos, por exemplo, é considerada uma frota gerencial, sejam eles caminhões de carga, ônibus ou táxis, por exemplo. Enquanto qualquer conjunto de meios de transporte exijam monitoramento, eles podem ser tratados dessa maneira, segundo as funções específicas que realizam.
Vantagens de contar com uma frota gerencial
Realizar a gestão de uma frota implica em grandes responsabilidades, embora o esforço seja compensador, desde que você disponha do conhecimento necessário e dos meios disponíveis para tal. Com o fim de investir na frota gerencial, é bastante provável obter resultados cada vez melhores.
Por causa disso, quando se estabelece uma boa gestão, a empresa poderá alcançar seus objetivos, mantendo-se competitiva e sustentável. A fim de verificar, por si, as vantagens conquistadas a partir do controle de frotas, basta considerar a benéfica relação entre custo e benefício, sobretudo a longo prazo.
Processo de tomada de decisões
Depois que você decide assumir o gerenciamento de uma frota, suas decisões gerarão desdobramentos – nem sempre favoráveis. Em princípio, imagine que a sua organização possui um veículo circulando que, devido à ausência de ferramentas adequadas para o controle, não é possível determinar se ele está prestes a sofrer algum defeito mecânico.
No entanto, ele continua sendo utilizado. Como resultado, em um certo dia, ele para durante uma viagem. Desde que visualizamos essa situação, reflita agora em um cenário no qual você conta com os meios necessários para gerir eficientemente a sua frota.
Para ilustrar as vantagens da frota gerencial, nesse caso, o veículo está sob monitoramento, permitindo enviá-lo à revisão antes que ocorra uma falha. Assim também, fica evidente qual alternativa é a melhor, não é mesmo?
Redução de gastos
A frota gerencial se caracteriza, ainda, por outro aspecto essencial: ela controla o consumo dos combustíveis. Assim também, vale a pena mencionar uma pesquisa realizada na Universidade de Coimbra.
A fim de entender melhor essa dinâmica, os pesquisadores identificaram que os custos com os combustíveis totalizam cerca de 30% dos gastos realizados para a manutenção de uma frota.
Assim que as primeiras análises foram efetuadas, os cientistas concluíram que os gastos variam, segundo fatores como a procedência dos combustíveis, periodicidade de manutenção e forma de condução de cada motorista.
Em resumo, quanto maior o controle exercido pela gestão sobre esses aspectos, tanto maior será a economia para a sua frota gerencial.
Risco de multas
A interposição de recursos (o que demanda a intervenção de especialistas) e os pagamentos de multas representam outras fontes de despesas típicas em uma frota gerencial.
Em virtude de sua seriedade, implicam em gastos desnecessários, sendo um fator potencial de redução nas equipes.
Aliás, a partir do gerenciamento de frotas, você ganhará mais agilidade no tratamento das multas, passando a conhecer as causas que as originam e, desse modo, resolvendo os problemas permanentemente.
Manutenções periódicas
Primordialmente, no dia a dia sempre corrido das empresas, não é difícil que simples revisões sejam negligenciadas ou, até mesmo, esquecidas. Como “tempo é dinheiro”, não será o adiamento de trocas de velas que prejudicará os negócios. Será mesmo?
De fato, talvez não seja um grande problema deixar algum serviço de rotina para depois. Similarmente, é preciso levar em consideração que esse tipo de atitude pode se tornar um comportamento padronizado em sua empresa.
Nesse sentido, é preciso mencionar que tal cenário dificilmente se estabeleceria com a gestão de frotas, pois, os sistemas de gerenciamento são projetados, normalmente, para emitir lembretes acerca dos prazos das revisões.
Utilização de peças e componentes
Há certos hábitos que, na direção dos veículos, têm grande potencial de causar-lhes danos. Adotar frenagens bruscas ou esticar as marchas, por exemplo, tendem a elevar os desgastes de sistemas de freios e de componentes do motor, além de aumentar o consumo de combustíveis.
Do mesmo modo, sem ferramentas e métodos para a frota gerencial, sua empresa ficará “cega” a essas questões, ou seja, sem ter como implantar medidas de controle. Além disso, esses atributos podem ser agregados quando a sua frota passa a ser efetivamente gerencial.
Assim sendo, a durabilidade dos componentes, das peças e dos sistemas dos veículos dependem, em grande medida, de uma postura de atenção aos índices de desempenho e dos cuidados apropriados na direção.
Emissão de poluentes
Sem dúvida, veículos que são frequentemente monitorados quanto ao seu consumo de combustíveis permitem a redução, por tabela, da emissão de gases causadores do efeito estufa.
Por certo, é altamente recomendável ter sempre em mente que isso deve ser um compromisso da sua organização com o meio ambiente. De maneira idêntica, trata-se de um modo de manter o negócio dentro das determinações do Inmetro referentes à eficiência energética.
Dessa forma, as frotas que não são gerenciais tendem a apresentar maiores níveis de agressividade ao meio ambiente. A propósito, ainda podem expor a organização a penalidades e multas impostas por órgãos de controle.
De tal sorte, o gerenciamento de veículos consiste, também, em manter uma frota “verde”. O resultado tende a ser um orçamento final sempre no “azul”.
Desgaste de pneus
Em um recente levantamento da FGV, o desgaste dos pneus foi abordado. Isto é, essa investigação contou com a participação de diversos autores, tendo sido publicada na imprensa especializada.
Não apenas uma análise extensa de dados levou à conclusão de que, ao investir em manutenção, é possível que as empresas reduzam as suas perdas em mais de 10%: elas também podem comprometer uma parte expressiva dos pneus que estão em uso.
Porquanto a vida útil desses itens pode ser estendida com a adoção de boas práticas de frota gerencial, temos um excelente exemplo da forma pela qual uma gestão adequada agrega controle e eficiência de gastos.
Terceirização
A terceirização (ou “outsourcing”, como é conhecida em todo o mundo) consiste em uma das formas comuns para uma organização se concentrar em seu core business. Em segundo lugar, no caso de empresas que atuam no transporte de cargas, o assunto gira mais em torno de aprimorar a eficiência de processos de gestão e controle.
Precisamente nesse campo, a terceirização pode solucionar os desafios comuns a uma frota gerencial. De fato, o que será delegado a um parceiro não será, exatamente, as operações, mas as tarefas de monitoramento, bem como a gestão e a produção de dados estratégicos.
Por analogia, são essas informações que subsidiam a direção das empresas em seus processos de tomada de decisões. Em contraste com o que muitos podem pensar, à primeira vista, cada caso deverá, obviamente, ser analisado segundo suas peculiaridades. Porém, de modo geral, a terceirização é uma alternativa vantajosa.
Dicas para fazer uma boa gestão de sua frota gerencial
Toda frota demanda diferentes tipos de medidas, cuidados e processos de controle, a fim de assegurar a plenitude de sua capacidade operacional. Só que não é razoável esperar por bons resultados ou que seus veículos mantenham um funcionamento adequado sem, para tanto, monitorar de perto a sua performance.
Enfim, é crucial implementar algumas rotinas em sua frota gerencial, tais como:
- contar com sistemas informatizados para a gestão de frotas;
- fazer o controle das rotas;
- treinar e capacitar os motoristas;
- realizar manutenções preventivas;
- elaborar relatórios das despesas e dos custos;
- relacionar os veículos da organização.
Por isso, relatórios efetivamente úteis devem conter todas as informações necessárias para que sua empresa decida o que deve ser feito para incrementar o desempenho de suas operações.
Ainda mais relevante: você deve organizar essas informações, tendo nelas uma fonte confiável que sirva para embasar decisões importantes. Em síntese, antes de elaborar os seus relatórios, tenha à mão dados a respeito de:
- registros de horas trabalhadas;
- consumo de combustíveis;
- modo de condução;
- custos de intervenção;
- componentes e peças.
Relatórios gerenciais de custos
Uma vez que a gestão da frota gerencial requer controle, a sua empresa deve trabalhar com fundamento em dados confiáveis e precisos. Dessa maneira, as informações utilizadas precisarão ser estruturadas de modo a fazer sentido.
A partir desse ponto, elas ajudarão eficazmente na tomada de decisões. Posteriormente, o relatório gerencial é a melhor maneira de obter os subsídios necessários para realizar esse objetivo.
De conformidade com tal princípio, esse documento deve ser construído a partir de KPIs (sigla inglesa para “Indicadores-Chave de Desempenho”, em tradução livre). Em contrapartida, não se esqueça que um relatório serve de apoio às decisões.
Inclua, no fim de seus documentos, considerações pertinentes acerca do que relatou. Sob o mesmo ponto de vista, em relação aos custos com manutenção, por exemplo, suponha que o seu negócio excedeu, em 20%, a previsão orçamentária para a troca de pneus.
De acordo com o mesmo exemplo, considere, ainda, que a quantidade de acidentes foi superior em comparação ao mês passado, devido às mudanças nas rotas. A princípio, isso viabiliza conclusões possíveis, como “as alterações nas rotas geraram impactos negativos, pois o número de pneus trocados como decorrência de avarias foi consideravelmente superior”.
Entretanto, o que, em outros contextos, pode parecer “más notícias”, na realidade representa uma oportunidade valiosa de gerar economia, qualificar resultados e, principalmente, otimizar processos.
Indicadores essenciais
Quanto maior a quantidade de veículos à disposição de sua frota, tanto mais dados serão gerados sobre as rodagens. Então, em meio a essa imensidade de informações, como detectar aquelas que não podem ser, de modo algum, ignoradas?
Por consequência, você não necessitará (e isso não seria possível) apoiar-se em todos os dados que forem apurados. Analogamente a filtragem de informações é uma das funções primordiais do conceito de “Big Data”, que trata da utilização de dados em massa, visando orientar os processos decisórios.
Custos de manutenção
Visto que custos de manutenção são aqueles vinculados à troca de equipamentos, componentes, sistemas e peças (para não mencionar a mão de obra), o seu negócio poderá, partindo da análise desses KPIs, mensurar a eficiência das operações, comparando a evolução dos gastos com manutenções (independentemente de serem preventivas).
Logo depois, quando os custos aumentarem, você poderá depreender que as suas entregas estão sendo realizadas em mais tempo. Logo, saberá o que deve ser feito para alterar esse quadro.
Principalmente, as frotas que requerem muitas intervenções apontam para problemas como desconhecimento de rotas, estilo de condução equivocado dos motoristas, dentre outros. Sendo assim, não deixe de monitorar esse indicador vital de performance.
Consumo de combustíveis
Em outras palavras, além dos custos relativos à manutenção e à aquisição de peças, o consumo de combustíveis também indica que os seus motoristas não conduzem como deveriam.
Antes que intervenha, é indicado refletir acerca de outro fator relacionado a esse aumento, qual seja, a procedência dos combustíveis utilizados. É provável que, caso sua frota esteja consumindo mais do que o devido, a causa esteja na gasolina, etanol ou diesel “batizados”.
Eventualmente, despesas com os combustíveis podem representar uma parcela considerável dos custos totais em frotas. Afinal, garantir um bom monitoramento desse quesito envolve diretamente a sobrevivência do seu negócio.
Índice de infrações
Conquanto as multas sejam comuns, elas devem ser tratadas, por exemplo, como outro indicativo essencial de performance.
Posto que elas indicam a forma de condução dos motoristas, a empresa pode, pelas infrações, controlar o cumprimento das rotas, os comportamentos ao volante e os prazos combinados das entregas.
Taxa de disponibilidade
Só para exemplificar: veículos parados representam graves prejuízos. Sobretudo, além dos custos gerados em manutenção, a organização não lucra, em função da redução de sua capacidade operacional.
Desse modo, o indicador “taxa de disponibilidade” de sua frota gerencial é muito importante e, como tal, deve ser acompanhado sempre de perto. Certamente, se a sua empresa tiver 10 veículos, com 9 ativos, a sua taxa será de 90%.
Com 10% a menos de disponibilidade em sua frota gerencial, quanto você estima que a sua empresa seria prejudicada, deixando de lucrar e comprometendo a sua rentabilidade e – o que é ainda mais relevante – a sua competitividade e posição no mercado?
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