O melhor software para a gestão de frotas, sem dúvidas, é aquele mais adequado às suas necessidades. Existe mais de um tipo, cada um voltado para funções específicas, com seus pontos fortes e fracos. Vamos apresentar cada um deles e detalhá-los para que você possa fazer a melhor escolha.
A pergunta que deve se fazer primeiro é: por que investir em um software de gestão de frotas?
Pense nesse trabalho. Gerir uma frota de caminhões, de veículos pesados. Você sabe que não é um trabalho simples, sente na pele todos os dias o desafio que é monitorar dados de vários veículos para manter a eficiência.
Tudo deve ser recolhido e analisado cuidadosamente, pois qualquer erro pode significar prejuízos exorbitantes.
Não seria interessante contar com um apoio que facilitasse essa coleta de dados, esse monitoramento, tornando o processo mais rápido e preciso?
Pois é exatamente o propósito do software para a gestão de frotas. Usar a tecnologia para gerar facilidades, melhorar processos, reduzir erros, aumentar a eficiência e produtividade das transportadoras. É disso que se trata.
O que é um software para a gestão de frotas?
Um software recebe vários nomes: “aplicativo”, “app”, “programa de computador”. Todas são definições corretas, mas insuficientes para expressar o que é e o que faz essa ferramenta.
Então, um software para a gestão de frotas é um sistema desenvolvido para atender as necessidades de uma empresa transportadora. É um programa preparado para monitorar todos os dados referentes a performance da frota, velocidade média, localização, tempo de parada etc.
Porém, o seu diferencial é que ele consegue reunir todas as informações relevantes sobre a frota em um só lugar. Com apenas alguns cliques, mas sem precisar abrir outros programas, acessar sites ou entrar em contato com terceiros, o administrador consegue visualizar todas as informações de que precisa.
Com essa praticidade, monitorar a eficiência de processos, planejar o controle da frota e calcular custos certamente fica menos complicado e mais eficiente.
Quais são as vantagens de um software de gestão de frotas?
Para não ficar um tanto vago, vamos detalhar mais as vantagens, os benefícios que um software para a gestão de frotas pode proporcionar. Alguns benefícios em destaque são:
- Menos gastos com manutenção;
- Processos automatizados;
- Acompanhamento eficiente de gastos;
- Maior produtividade.
Menos gastos com manutenção
Por que um software de gestão de frotas é capaz de reduzir os custos de manutenção da frota como um todo?
Pela capacidade de monitorar em tempo real as condições dos veículos e de armazenar dados relevantes.
Por exemplo, ao monitorar a frota pelo software, você consegue identificar quantas peças precisará comprar para promover reparos necessários nos veículos.
Ter essa informação antes mesmo de avaliar in loco o estado dos autos certamente contribui para se evitar gastos desnecessários, como comprar peças a mais do que o necessário e precisar ocupar espaço para armazená-las.
Com o software, é possível programar um plano de manutenção preventiva e assim evitar acidentes e mais despesas.
Processos automatizados
Trabalhos manuais são sempre mais complicados porque geralmente são mais morosos para serem executados.
Um software de gestão traz a vantagem de automatizar processos longos, de realiza-los usando o programa.
A automatização garante a padronização das tarefas e trabalho mais ágil.
Acompanhamento eficiente de gastos
Quem não usa um software para a gestão de frotas certamente sabe como dá trabalho acompanhar os custos das atividades de forma manual.
É preciso consultar várias tabelas, comparar diversos números e checar dezenas de informações. Talvez seja a parte mais cansativa de todo o trabalho de gestão, a mais estressante e difícil.
Por ser cansativa, estressante e difícil é um trabalho que está mais sujeito a erros.
A diferença que um software para a gestão de frotas provoca nessa atividade é notável. Seu impacto é significativo por ser capaz de monitorar e identificar os gastos em tempo real, apresentando-os em um sistema integrado, acessível, intuitivo e prático.
Um software de gestão de frota consegue apontar, por exemplo, se um veículo ou colaborador gera mais gastos em relação aos demais. Tal detalhamento de custos permite o teste e inclusão de melhorias para tornar a operação mais eficiente.
Maior produtividade
Até aqui, você deve ter notado que com um software para a gestão de frotas é possível diminuir o tempo para executar determinadas tarefas e também os custos. Ora, menos tempo para realizar tarefas e menos gastos só pode resultar em uma coisa: maior produtividade.
Um sistema de gestão possibilita até aumentar o tempo livre da frota e usá-la em outros trabalhos.
Os tipos de software para a gestão de frotas
Não existe apenas um tipo de software de gestão de frotas. Apesar de guardarem semelhanças em termos de proposta, design, navegação entre outros aspectos, há modelos voltados para atividades específicas.
Abaixo, você conhecerá os principais tipos de software de gestão de frotas, bem como suas vantagens e desvantagens.
Checklist de papel
É claro que o checklist de papel não se trata de um software de gestão, porém, é um dos métodos mais tradicionalmente utilizados. E, na verdade, ele tem muito mais desvantagens do que vantagens, por isso, achamos importante mencioná-lo aqui.
O checklist de papel é uma planilha analógica, um formulário em branco a se preencher com informações para consultas posteriores.
O preenchimento manual está muito mais sujeito a erros humanos. Além disso, no mundo acelerado de hoje, o digital toma cada vez mais o lugar do manual.
Se você ainda usa esse sistema, não sabe quanto tempo está desperdiçando e os riscos que corre. Existe algo melhor ao seu alcance e vamos explicar mais detalhadamente em breve.
Telemetria/rastreadores
O primeiro ponto a destacar a respeito desses programas são os aspectos que os diferem. Apesar de semelhantes, certamente não se tratam do mesmo software.
O rastreamento é um serviço básico de acompanhamento de veículos de uma frota. Ele se utiliza da tecnologia GPS para determinar a localização do veículo.
É uma tecnologia mais usada por pessoas físicas para fornecer informações mínimas sobre a localização e o veículo.
Por sua vez, a telemetria também é um sistema de rastreamento de automóveis que envia dados a partir de pontos remotos ou móveis. No entanto, a quantidade de informações que passa sobre o veículo e o condutor impressiona.
Para se ter uma ideia, a telemetria consegue detalhar, por exemplo, o tempo que os motoristas levam para atingir determinada velocidade e a distância entre o ponto de partida e o ponto de chegada.
Contudo, mesmo propiciando essas vantagens, não são os sistemas mais confiáveis em termos de fornecimento de dados, pois nem sempre são precisos ou informam dados relacionados a operação.
Sistemas ERPs
Trata-se de um programa de gestão que integra os dados de todos os setores de uma empresa em um só lugar. Uma ferramenta de gerenciamento onde é possível inserir informações de todos os departamentos, gerenciá-los e compartilhá-los em rede.
Um sistema ERP prático permite visualização rápida de dados específicos de um departamento ou do empreendimento como um todo.
A sua instalação ocorre de duas formas: por meio de programa físico inserido em cada computador ou por sistema em nuvem que o administra remotamente.
O sistema ERP, sem dúvida, proporciona benefícios impossíveis a meios analógicos, porém seu uso é mais recomendado para gerenciar os aspectos fiscais da empresa.
Sistemas de gestão de frotas tradicionais
Os sistemas de gestão de frotas tradicionais conferem as vantagens listadas anteriormente.
Com eles, é possível rastrear veículos, monitorar o estado de conservação, os gastos com combustível, distância e velocidades percorridas, entre outras informações certamente úteis para gerir a frota e aprimorar planejamentos futuros.
Apesar das vantagens, muitos softwares do mercado são engessados, ou seja, inviáveis para alguns negócios.
Além disso, por contarem apenas com recursos básicos, são indicados para volume baixo de frota e para operações mais simples.
Entretanto, uma solução completa e personalizável está à disposição da sua empresa. Vamos conhecer a gestão de frotas da Rabbot?
Rabbot: um software avançado de gestão de frotas
Para pequenas ou grandes frotas, operações simples ou complexas, o melhor software para a gestão de frotas, sem dúvida, é o da Rabbot.
Isto porque se trata de uma ferramenta de gestão que se integra a diversos sistemas. Além disso, você pode personalizar a plataforma inserindo ou excluindo recursos de acordo com sua comodidade, experiência e necessidade.
Mesmo com conhecimento zero de programação, é possível criar processos 100% personalizados, pois se trata de uma plataforma no-code.
Com tal integração, a gama de informações que fornece é mais robusta em comparação aos sistemas de gestão tradicionais, permitindo uma visão 360° da gestão de frotas e ativos.
O gestor que usa o software para a gestão de frotas da Rabbot consegue programar a sua operação de modo a ser avisado sobre tudo o que ocorre com qualquer veículo. É a solução ideal para quem precisa de mais praticidade, confiabilidade e segurança na gestão. Entre em contato hoje mesmo e saiba mais!