A busca pela eficiência máxima é um objetivo comum a toda e qualquer empresa. Afinal, isso significa economia de recursos na produção ou prestação de serviços, e possivelmente ganho em receitas. Há diversas meios de se conseguir essa eficiência, sendo que uma das mais interessantes é conhecida como workflow. Mas você sabe o que é workflow?
Nós vamos explicar direitinho ao longo deste artigo, mas podemos antecipar que a ideia é organizar ao máximo o fluxo de trabalho – inclusive isso tem a ver até mesmo com a própria tradução de workflow.
O sistema é bastante simples de ser implantado. Você pode inclusive começar as anotações a partir de agora: faça um inventário dos recursos disponíveis – e quando falamos em recursos, não significa diretamente os financeiros -, mapeie e documente todos os processos internos da sua empresa, apresente-os à equipe e faça com que ela se envolva.
Como você verá logo adiante, uma colaboração conjunta é fundamental para o sucesso do workflow.
Feita com a união de esforços e de maneira correta, a implantação do workflow irá agilizar processos, diminuir erros e aumentar a rentabilidade da empresa. Tudo isso de maneira orgânica, aproveitando ao máximo os recursos que já se tem.
Em outras palavras, trata-se de uma maneira eficaz de melhor o caixa sem precisar investir em soluções inovadoras.
Vamos conhecer?
O que é workflow?
Workflow é um método ou sistema que se desenvolveu para organizar o fluxo de trabalho em uma empresa. A ideia é desencadear as atividades a partir de uma sequência lógica, o que dará aumento de eficiência e rapidez aos processos.
Aliás, a tradução de workflow remete justamente a isso: fluxo de trabalho.
Se bem feita, essa organização lógica do fluxo de trabalho acaba tornando tudo automatizado, o que elevará à eficiência máxima – e é isso que se busca em todo tipo de negócio.
Para entender o que é workflow, vamos fazer uma analogia com algo que usamos cada vez mais no nosso dia a dia, e que provavelmente você utiliza na sua empresa se trabalha com gestão de frotas: o GPS.
Imagine que você tenha um novo destino para desbravar, e que fica a centenas quilômetros de distância. Você tem duas opções para chegar a ele: ativar o sistema de GPS para guiá-lo pelo caminho mais rápido e eficiente – seja pelo tempo, seja pela distância – ou simplesmente se basear pelas placas indicativas na estrada.
Se você optar pelo sistema tecnológico, é bem provável que chegará ao seu destino da maneira mais rápida possível. Afinal, o GPS indica o caminho exato e, de quebra, ainda mostra questões envolvendo trânsito e tudo o mais. Em suma, é eficiente por todos os aspectos.
Da mesma forma, se você dispensar o uso do GPS e se basear apenas pelas placas indicativas, é bem provável que você chegue ao destino. Ocorre que o risco de errar uma entrada, optar por um caminho com retenção de trânsito ou mesmo ser levado por um trajeto mais longo existe. Assim, ainda que você alcance seu objetivo final, não será com a maior eficiência possível.
Workflow x processo
A partir dessa nossa explicação você pode concluir que workflow, no fim das contas, é um processo, não é mesmo? Bom, não exatamente.
Workflow é algo que vai além de processos. Na verdade, os processos fazem parte do sistema workflow.
Na definição da maioria dos dicionários, processo é “a sequência contínua de fatos ou operações”. O workflow eleva isso à máxima potência.
A ideia central por trás do sistema é analisar, estudar e buscar a eficiência plena dos processos, de preferência através da automatização deles.
Você pode ter, por exemplo, um processo de revisão diária dos veículos da sua frota. Seus mecânicos analisam diariamente todo um checklist, para ver se encontram algo a corrigir ou se está tudo em dia.
Se implementar o workflow, contudo, esse importante processo fará parte de uma cadeia maior: o checklist acontecerá no momento mais adequado para garantir que a manutenção aconteça na sequência e de forma a não atrasar a programação logística. Se isso for automatizado – e na Rabbot temos soluções para isso -, melhor ainda.
Objetivos do workflow
De forma sucinta, podemos dizer que o workflow tem por objetivo aumentar a eficiência e melhorar a produtividade. O detalhe é que isso se consegue de diferentes formas, e como tal é possível implantar o sistema com os mais diversos intuitos.
O workflow, por exemplo, pode servir para que o gestor tenha uma mensuração melhor de tudo o que envolve a atividade de sua empresa. Assim, ele terá um desenho mais fidedigno do potencial da companhia e um auxílio importante para a tomada de decisões.
Ele serve também para automatizar tarefas, uma vez que desencadear os processos de maneira lógica fará com que se trabalhe da maneira mais simples e, portanto, fácil de se replicar.
Dependendo do ramo de atividade, o workflow ajuda também a melhorar a experiência do cliente – e isso sempre ajuda a fidelizá-lo.
Empresas que buscam alguma certificação ISO também têm no workflow um grande aliado.
Além disso, você já sabe que um dos setores cada vez mais importantes em todos as empresas é o de compliance. E aquelas que se baseiam no workflow têm aí um grande aliado.
E, como dissemos desde o início, o workflow ajuda qualquer empresa a ter o máximo de eficiência em seus processos.
Como funciona o workflow?
De antemão, vamos garantir logo: é algo simples se for feito da maneira correta. E, para isso, vamos nos permitir uma analogia.
Se você tem filhos, ou for um adulto jovem, provavelmente em algum momento da vida já se deparou com aqueles programas de TV que ensinam as crianças a fazer brinquedos com papéis, cartolinas, fios e colas não é mesmo?
Pois então, aqueles programas começam sempre da mesma forma: com todas as coisas que serão necessárias dispostas sobre a bancada. Isso permite que o apresentador tenha diante de si tudo o que precisa e de forma já previamente organizada. Assim, na hora de começar, o fluxo já será conhecido e as chances de se cometer um erro é menor.
O exemplo pode parecer simples, mas é basicamente a essência do workflow: organizar previamente os fluxos será determinante para o ganho final na eficiência.
Apesar disso, existem tipos distintos de workflow. A seguir, apresentamos cada um deles.
Ad hoc
É o modelo mais simples e que se volta a trabalhos individuais ou grupos pequenos de pessoas.
Isso porque o workflow ad hoc é mais flexível e permite improvisos. Se algo não saiu como se esperava, basta uma pequena alteração para o fluxo retomar o caminho que se espera.
Ele é indicado para fluxos menores e com pouca gente justamente por isso, já que uma alteração não terá impacto significativo visto que a cadeia envolvida é menor.
Administrativo
As rotinas dos setores administrativos costumam ser sempre parecidas. Em geral se tratam de trâmites burocráticos, não muito complexos.
Até em função disso, boa parte delas é automatizada através do uso de softwares específicos.
Ainda assim, implementar o workflow administrativo torna tudo ainda mais simples e eficiente. Com processos bem desencadeados, todas as rotinas seguirão um fluxo bem definido e a chance de erro cai a índices próximos a zero, uma vez que as rotinas ser repetem.
Produtivo
Este workflow se assemelha muito ao administrativo, uma vez que se volta a tarefas que se repetem constantemente.
A grande diferença é que ele se aplica a atividades mais complexas, e não a rotinas burocráticas.
Por se dedicar a atividades repetitivas, recomenda-se associar a ele a automatização de processos, como foram de ganhar agilidade e, assim, aumentar ainda mais a eficiência.
Colaborativo
O nome já diz tudo: este workflow envolve a colaboração das equipes.
Como você pode depreender a partir disso, o modelo colaborativo se relaciona a atividades que integram diferentes setores ou grupos de trabalho. Mais uma vez, a ideia é melhorar a integração e ganhar em tempo e eficiência ao final.
Transacional
Ele é parecido com o modelo colaborativo, mas neste caso envolve equipes que trabalham em diferentes atividades.
Apesar de distintas, elas precisam operar em conjunto para que o trabalho final aconteça em consonância ao que orienta o workflow.
No modelo transnacional o uso da tecnologia é bem-vindo (como sempre), mas de qualquer forma a intervenção humana se faz necessária de alguma forma em cada uma das etapas que ele envolve.
Vantagens do sistema workflow
Temos insistido desde o início deste artigo que o uso de workflows tem como resultado final o ganho de eficiência, mas essa definição é bastante genérica.
Ainda que seja o que se busque na linha de chegada, a eficiência é uma consequência global. Há ganhos em diferentes partes, e a seguir você confere cada uma das vantagens.
Melhora na comunicação interna
Problemas de comunicação interna são muito comuns em empresas de médio e grande porte – às vezes, eles são vistos até em empresas pequenas. Em suma, se há mais de um setor, o risco sempre existe.
Não há dúvida que isso interfere na integração entre as diferentes áreas. E se não há integração, no fim das contas o fluxo de demandas não caminha como se espera e o resultado final será impactado de alguma forma.
Workflows melhoram a integração entre as áreas. Além disso, possibilitam que cada agente saiba exatamente qual o seu papel dentro do contexto do trabalho que se pretende desenvolver.
Redução do índice de erros
Essa vantagem a gente já apresentou naquela analogia sobre o programa de TV que ensina a fazer brinquedos em casa.
Ao se valer do workflow, sua empresa organiza previamente tudo o que precisa para vencer uma etapa. Mapeando tudo isso, o processo fica mais fácil e a chance de errar diminui.
Além disso, nas etapas repetitivas o workflow possibilita a implementação de rotinas automatizadas, o que também diminui a chance de equívocos e acelera os processos.
Otimização de tarefas
A ideia central do workflow é organizar os diferentes processos de forma a dar ganho de eficiência em toda a cadeia.
Ao fazer isso, automaticamente ele possibilita que se corrijam os gargalos e as atividades desnecessárias.
Isso possibilita aos gestores identificar funções duplicadas e realocar colaboradores para tarefas que estavam desguarnecidas.
Redução de custos e aumento de receitas
A melhora na comunicação interna, a redução do índice de erros e a otimização de tarefas trazem um benefício muito importante para a sua empresa: a redução de custos.
Quanto mais ágeis foram os processos e menores foram os equívocos no meio do caminho, mais tempo se ganha e menos retrabalho se faz. Ao mesmo tempo que se reduz custos com a ineficiência, isso aumenta a produtividade e, consequentemente, suas receitas.
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