Você já parou para pensar como a falta de um framework de trabalho pode afetar o desempenho de sua empresa? Ou será que você nunca ouviu falar em framework de trabalho?
Pois é importante saber que um framework é uma estrutura de trabalho única de gestão de riscos que deve ser implantada e usada em todos os setores da empresa.
Trata-se, basicamente, de um conjunto de códigos, técnicas ou ferramentas pré-estabelecidas que atuam para resolver um problema e otimizar resultados.
Portanto, aquele formulário de login que sempre pede nome e senha, ou o código padrão dos templates de um site em WordPress, por exemplo, possuem framework.
Em ambos os casos, o programador usou um conjunto de códigos para todos os usuários, e que permite personalização, com base no framework de trabalho pré-estabelecido.
Mas framework vai além da programação web. Saiba, neste artigo, como a estrutura de trabalho pode ser uma aliada nos seus negócios!
O que é framework de trabalho?
Framework de trabalho é uma série de estratégias, ações, técnicas ou códigos que ajudam a solucionar um problema graças a um conjunto pronto.
Em outras palavras, um framework pode ser um guia pronto, um passo a passo ou uma ferramenta com datas, objetivos da equipe e funções pré-definidos. Ou seja, o que era, até então, parte da área de software, passou a integrar o gerenciamento de projetos nas empresas.
Para que serve o framework de trabalho?
Sabe-se que toda empresa precisa de um gerenciamento de riscos para eventuais problemas que podem ocorrer. Afinal, ninguém está livre de vulnerabilidades. Ainda que os negócios estejam indo muito bem, com lucros nas alturas e excelente planejamento, eventos internos e externos vão existir.
Por isso, adotar um framework serve para reunir um conjunto de ações que serão usadas quando os seguintes tipos de riscos aparecerem no trabalho:
- Falta de estoque e de fornecedor;
- Acidente de trabalho;
- Problemas ambientais;
- Alto custo de produção;
- Fraude financeira cometida por outro;
- Demissão, doença ou morte de funcionário-chave;
- Queda da reputação da marca;
- Falta de gestão logística de distribuição;
- Dificuldade na obtenção de crédito;
- Sabotagem;
- Incêndio;
- Processos judiciais;
- Entre outros riscos.
Esses riscos podem ocorrer em qualquer negócio, por isso, pensar em um trabalho preventivo (quando se antecipa ao problema) e prescritivo (quando os riscos não são previstos, mas a empresa já se resguarda para esse momento) é tão importante.
Os frameworks também servem para definir um conjunto de estratégias e práticas iniciais de uma organização. Tais frameworks incluem:
- Aplicação de canvas;
- Matriz SWAT;
- Scrum;
- Business Plan;
- ROADMAP;
- OKR (Objective Key Results);
- Entre outros.
Em todo caso, o uso do framework de trabalho garante que toda a gestão de risco e estratégia de uma organização terão modelos pré-definidos para qualquer incidente, seja operacional, financeiro, por falha humana ou azar.
Quais os tipos de frameworks?
Se você é programador web, já conhece esse termo há muito tempo. Afinal, framework atua no reuso de código (lista de classes e bibliotecas) para tarefas repetitivas. Isto é, sites como o WordPress utilizam uma série de códigos iguais para que todo site tenha a mesma estrutura, ainda que o usuário possa personalizá-la.
Dessa forma, sempre que houver um problema de ordem estrutural ou sempre que for necessário fazer uma manutenção, o programador vai saber onde mexer para fazer a devida correção, sem comprometer todo o sistema.
Já na gestão de riscos ou nas estratégias iniciais de uma organização, a estrutura de trabalho atua com funções pré-determinadas que vão se adaptar às situações e à organização.
O uso de boas ferramentas de framework ajuda a melhorar os resultados e garantir um excelente gerenciamento de riscos. Inclusive, já citamos essas ferramentas neste artigo, como o OKR, o Scrum e o Business Plan, por exemplo.
O Scrum é o que chamamos de framework ágil, uma ferramenta que atua na qualidade de entregas e tem a participação de clientes para validá-las ou redefini-las. Dessa forma, com o monitoramento, é possível minimizar ou evitar riscos. Inclusive, muito útil para gestão de frotas.
Quando usar o framework de trabalho?
Se você tem uma empresa (pequena, média ou grande) e já passou por dificuldade durante algum problema por falta de gerenciamento de risco ou de projetos, é hora de pensar em um framework de trabalho.
Pode parecer estranho a gente indicar o uso de uma ferramenta de trabalho para uma empresa com 1 ou 4 funcionários, por exemplo, mas acredite: faz toda a diferença no resultado final.
Isso porque, eventualmente, algum risco vai aparecer, então se todos os funcionários (uma dupla, um trio, ou uma equipe de 1000 trabalhadores) não estiverem alinhados com a empresa e possíveis soluções, todo mundo sai perdendo!
A empresa perde tempo em tarefas que deveriam estar padronizadas e otimizadas, enquanto outras tarefas ficam à espera de um milagre. Com isso, a demanda aumenta, o estoque encalha, os funcionários ficam exaustos, a logística sofre problemas, piora o relacionamento com o cliente e o custo de produção dobra.
Portanto, os frameworks de trabalho também têm relação com automação de tarefas. Quando todos estão cientes de suas funções, objetivos, horários, riscos e soluções, é porque a empresa automatizou seu trabalho.
Framework de trabalho: como aplicar?
A aplicação de um framework de trabalho precisa ser feito considerando alguns fatores. Um deles é que toda metodologia ou nova ferramenta impacta na cultura da empresa, podendo levar a inseguranças.
Por isso, é necessário fazer um mapeamento da organização para conhecer suas reais necessidades e comportamentos da equipe.
As pessoas que vão atuar diretamente com o framework no trabalho precisam entender o porquê dessa ferramenta, onde será aplicada e qual o benefício para o cliente.
Além disso, é importante que o grupo escolhido para usar a estrutura de trabalho tenha afinidade com novas metodologias, isso também inclui ter a mentalidade de colaborador, autônomo e responsável.
Por fim, toda ferramenta de framework precisa de tempo para integrar totalmente uma empresa. Por isso, a dica é ir com calma. Seja qual for a ferramenta escolhida, a dica é escolher de um a dois times para o projeto piloto, buscar entender a estratégia e listar feedbacks.
Basicamente, um quadro de tarefas de um framework de trabalho pode incluir:
- Data de início;
- Demanda;
- Em andamento;
- Em revisão;
- Aguardando publicação;
- Feito.
Cada quadro de tarefas precisa refletir o serviço de cada time, então o exemplo acima é apenas ilustrativo.
Aos poucos, o framework é totalmente integrado à gestão de negócios e todo e qualquer caos em que a empresa se encontrava, é solucionado.
Vantagens de aplicar o framework nos negócios
Prioriza tarefas importantes e evita gargalos
Já imaginou ter que parar uma tarefa para se dedicar a outra menos urgente porque ela apareceu em uma ordem aleatória? Mas se a sua empresa adota uma boa estrutura de trabalho, esse tipo de coisa não acontece.
O framework ajuda a priorizar tarefas que sejam realmente importantes, deixando em ordem de importância. Dessa forma, você evita o desperdício de executar tarefas pouco urgentes, reduz o ciclo de trabalho e aumenta a produtividade.
Gera transparência entre os times
Por que cada time não pode ter acesso ao quadro de tarefas do outro? Toda empresa que deseja crescer de forma saudável precisa estar aberta a opiniões. Essa é também uma proposta dos frameworks de trabalho.
Quando se trabalha com frameworks, é importante que todos os projetos estejam públicos, pois assim cada equipe terá acesso ao trabalho do outro, podendo até ter uma ideia/solução que gera valor. Lembre-se: mais cabeças pensam mais que uma!
Detecta erros e problemas
Todo programador web sabe bem o que acontece quando tenta salvar um template de site sem checar etapa por etapa: o projeto não vai sair conforme planejado por causa de um erro no meio do caminho.
Isso também ocorre quando o framework de trabalho não é utilizado. De imediato, usando um gerenciamento tradicional de tarefas, parece que tudo está em perfeita ordem. Porém, a falta de checagem e de conversa com a equipe podem aumentar o tempo de execução da tarefa e prejudicar todo o ciclo de trabalho.
Engaja os colaboradores
Framework de trabalho é muito mais que uma ferramenta de redução de custos e aumento de produtividade nos negócios; ela é a forma mais eficaz de engajar colaboradores para entregar bons resultados à empresa.
Isso porque quando eles percebem que as suas opiniões e a organização das tarefas com uma boa estrutura de trabalho estão impactando positivamente nos resultados, eles se sentem mais engajados do que nunca a se manterem na empresa.
Considerações finais
Não importa qual o seu tipo de empresa: em algum momento você vai precisar montar uma estrutura de trabalho que possa trazer bons resultados e não mais problemas.
E a melhor forma de fazer isso é com as ferramentas de framework. Você pode optar por Scrum, Business Plan, OKR ou outro framework, o importante é que toda a equipe esteja voltada às mudanças que impactam na empresa e no benefício ao cliente.
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