Você sabe quais são as fraudes comuns na gestão de frotas e ativos? Desvios de rotas e extravio de cargas de forma constante podem ser sinais de fraudes na gestão de frotas de sua empresa.
Esse tipo de situação está relacionado com desvio de conduta de funcionários do negócio. É importante, portanto, combater desde o princípio para evitar que isso se torne uma cultura da empresa, prejudicando a marca.
Por isso, vamos explorar os tipos de fraudes na gestão de frotas e como encontrar meios de prevenir e combater o mal pela raiz. Acompanhe conosco!
Quais são os principais tipos de fraudes nas empresas?
Empresas de qualquer segmento podem ser vítimas de atos ilícitos, seja de gestores ou pessoas da alta cúpula da organização.
Engana-se quem pensa, portanto, que o prejuízo fica apenas entre a empresa e o cliente – o que já é um grande problema. As ações fraudulentas também atingem outros grupos, da seguinte forma:
- Descumprindo obrigações financeiras com fornecedores;
- Entregando produtos em péssimas condições ou diferentes do pedido para clientes;
- Fazendo sonegação fiscal, o que constitui fraude contra o governo;
- Falsificando assinaturas em instituições financeiras;
- Dificultando serviços ou descumprindo cláusulas contratuais a prestadores de serviços.
Esses são os tipos de fraudes que afetam diferentes setores, sendo alguns deles um problema igualmente para a gestão de frotas e ativos.
Principais consequências das fraudes na gestão de frotas e ativos
As consequências das fraudes nas empresas, como em uma gestão de frotas, vão desde prejuízos financeiros até perda de credibilidade perante o consumidor.
É inevitável, inclusive, o clima de desconfiança dentro e fora das empresas, seja por conta de uma auditoria (o que nem sempre leva ao agente fraudador) ou por causa da imagem do negócio que fica manchada.
Por isso, as fraudes mais comuns dentro de sua gestão de frotas precisa ir muito além do conhecimento dessas práticas. É preciso, contudo, saber como agir para evitá-las e, dessa forma, melhorar a performance de sua organização.
9 fraudes comuns na gestão de frotas e ativos
Já vimos até aqui os tipos de fraudes gerais de uma empresa e suas consequências. Já entendemos também que gerenciar qualquer empresa não é tarefa fácil, afinal, o gestor também depende da idoneidade de seus colaboradores para o sucesso do negócio.
Ainda assim, é preciso ficar atento e identificar as fraudes na organização, antes que elas se tornem uma questão estrutural e levem à baixa lucratividade. Para isso, aumentar o controle interno e conhecer o perfil de um fraudador, podem garantir a boa saúde da empresa.
Saiba reconhecer as fraudes mais comuns na gestão de frotas com a ajuda da lista abaixo.
1. Cargas extraviadas ou defasadas, uma das fraudes comuns na gestão de frotas e ativos
Quem já recebeu reclamação de encomenda avariada ou que nunca recebeu porque extraviou, sabe bem o que esperar: o cliente quase sempre deixa de efetuar a próxima compra.
Por isso, no primeiro caso de extravio de cargas ou cargas defasadas, é preciso ficar atento aos prestadores de serviço. Checar as mercadorias e verificar se a frota não está transportando cargas excessivas sem razão de ser também é tarefa de um gestor de frotas.
2. Desvios de rota
Pode acontecer de um funcionário desviar a rota durante sua jornada de trabalho, seja por um engarrafamento ou por obras da prefeitura no caminho.
No entanto, os motivos precisam ter justificativas e serem feitas logo no primeiro caso de desvio de rota.
Caso os gestores da frota deixem passar alguns desvios na jornada, lembre-se que em caso de fraude, os prejuízos incluem problemas com os fornecedores, prestadores de serviço e o governo (em caso de sonegação fiscal das mercadorias).
3. Irregularidades no consumo e no abastecimento de combustível
Até mesmo abastecer os veículos precisa estar dentro do radar dos gestores para evitar fraudes comuns na gestão de frotas e ativos. Isso porque o abastecimento precisa ser realizado dentro do horário de trabalho e na quantidade especificada.
Caso você perceba que o veículo foi abastecido fora do horário de trabalho, ou que sua quantidade supera o limite do tanque e do consumo médio, já é bom analisar para saber se a conduta é ou não fraudulenta.
4. Roubo de ativos físicos
Os ativos de uma empresa correspondem a tudo aquilo que a empresa possui e controla, como bens, direitos e créditos, que geram benefícios econômicos no futuro. Agora, imagine ser vítima de um ato fraudulento envolvendo ativos?
Isso pode envolver perda de dinheiro, de aplicações financeiras, de documentos (duplicatas, empréstimos, etc), reserva de caixa e até de estoques. Há também prejuízo no que diz respeito aos ativos imobilizados, isto é, máquinas, equipamentos e veículos, como é o caso de uma empresa de frotas.
Portanto, ter uma boa atenção na equipe que cuida dessa área na gestão de frotas e ativos é de suma importância para evitar fraudes comuns.
5. Corrupção e suborno
Um dos crimes mais comuns no país também atinge empresas de diversos nichos: a corrupção.
O ato de desviar dinheiro para uma finalidade diferente do proposto, beneficiar amigos e parentes com dinheiro público ou fazer qualquer tipo de corrupção, como peculato, tráfico de influência ou suborno, gera prejuízos imensos à empresa e à reputação da marca.
Na gestão de frotas e ativos, a corrupção também é uma fraude comum, quando há, por exemplo, superfaturamento (paga-se um valor muito acima do mercado para compra de equipamentos). Quem embolsa o dinheiro a mais, enfraquece a empresa até ela não possuir mais ativos e não ter como pagar os prejuízos.
Então, ficar de olho nas finanças da organização é como fazer manutenção preventiva na frota, que é nossa próxima pauta sobre os tipos de fraudes.
6. Problemas com a manutenção preventiva ou manutenção indevida
Uma empresa de frotas deve passar, periodicamente, por manutenções contínuas, a fim de evitar problemas mecânicos que resultam em atrasos na entrega.
Mas a manutenção também passa pela análise do gestor, que checa a necessidade de revisão e o local onde será feita a manutenção preventiva.
Não sabe o que é manutenção preventiva e como isso evita acidentes, atrasos e aumento de custos? Leia aqui sobre controle de manutenção veicular!
7. Apropriação indébita
Em uma empresa de frotas, pode acontecer de um funcionário, sem habilitação ou consentimento, dirigir o veículo da empresa e causar um acidente.
Ainda que não haja nenhum acidente, muito menos prejuízo financeiro, é melhor prevenir do que remediar.
Todos os funcionários, nesse caso, precisam ter habilitação específica para dirigir sua frota, afinal, qualquer acidente causado por irresponsabilidade do motorista recairá sobre a empresa que permitiu tal situação.
8. Sabotagem
Acidentes laborais acontecem, por isso, é bom considerar a manutenção dos equipamentos e máquinas, até para evitar que algum funcionário queira sabotar, seja por interesse financeiro ou pessoal.
Cada vez que a empresa precisa arcar com as despesas médicas de um funcionário que se acidentou, propositalmente ou não, é um prejuízo para os negócios. Fica ainda pior, com certeza, quando a situação é forçada.
Outro caso de sabotagem na gestão de frotas tem relação com documentos para fornecedores, por exemplo, no qual dados imprecisos ou falta de informações podem inviabilizar contratos.
9. Roubo de informação
A área da gestão de frotas também depende de tecnologia, como é o caso da automação de tarefas, checklists de veículos e plataformas que organizam dados para melhor gerenciamento.
E assim como em qualquer empresa que possui uma área de TI, é importante cuidar de sua segurança para evitar roubo de informações, documentos importantes e dados sobre as finanças da organização.
Essas foram as fraudes mais comuns na gestão de frotas e ativos de uma empresa, mas é possível se proteger e garantir a saúde financeira da organização.
Como evitar esses tipos de fraudes na gestão de frotas e ativos?
A primeira coisa a se fazer é entender que boa parte das fraudes ocorre pelas mãos dos próprios colaboradores, pessoas que conhecem muito bem as estruturas da empresa, seu controle e vulnerabilidades. Independente de ser um amigo de infância ou parente, o gestor precisa saber separar assuntos pessoais de profissionais.
A segunda coisa a se fazer é seguir nossas dicas sobre como evitar os tipos de atos fraudulentos que põem em cheque a credibilidade e a saúde de uma gestão de frotas. Veja a seguir.
Execute um programa de compliance
Você já deve ter ouvido falar em compliance, um termo em inglês que significa “agir conforme as regras”. Trata-se de um programa, cujo objetivo é o de combater vários tipos de fraudes, desde que implantado e monitorado de forma séria e eficaz na cultura organizacional.
O combate às fraudes com o compliance inclui adotar um Canal de Denúncias para que funcionários possam delatar possíveis riscos à empresa.
Além disso, apostar em um controle mais rígido e promover valores e princípios morais, com o desenvolvimento de um Código de Conduta Ética, contribuem bastante para proteger a empresa de atividades fraudulentas.
Realize auditorias em setores vulneráveis
Ainda que haja o programa de compliance, é importante que os gestores mantenham o hábito de auditar periodicamente todos os setores da empresa.
Afinal, com o compliance em funcionamento, a gestão de frotas e ativos já consegue mapear os setores mais vulneráveis a fraudes, como:
- Fiscal;
- Contábil;
- Compra e venda;
- TI.
Sendo assim, fica mais fácil para a empresa olhar com mais atenção às áreas mais propensas a atividades fraudulentas e, dessa forma, promover ações para evitar prejuízos.
Invista em novas tecnologias para evitar riscos de fraudes comuns na gestão de frotas e ativos
Cada vez mais, as empresas se preocupam em tomar decisões com base em um sistema de gestão de dados, usando novas tecnologias do mercado. Inclusive, é o tipo de estratégia que facilita a vida de qualquer organização, seja ela pequena, média ou grande.
O uso de tecnologia ajuda a identificar os dados cadastrais de pessoa física e jurídica, além de fornecer respostas sobre o fornecedor e o entrevistado em relação ao seu histórico profissional, isto é, se eles já cometeram algum tipo de fraude ou se estão envolvidos em processos de corrupção.
Os dados são provenientes de fontes confiáveis, como a Receita Federal, e além de obter respostas assertivas, a empresa otimiza o tempo que usaria em pesquisas e ainda reduz custos.
Use uma ferramenta de gestão de frotas
Quando uma empresa adota soluções que ajudam a automatizar tarefas, ela realmente tem muito mais chance de se destacar diante da concorrência. Estamos falando de uma ferramenta de gestão de frotas para monitorar todo o serviço e, assim, evitar falhas e risco de fraudes comuns.
Afinal, o gestor terá em mãos dados em tempo real, informações organizadas e relatórios gerados pela ferramenta. Uma verdadeira mão na roda para gestores de frotas e ativos.
O app da Rabbot ajuda na gestão de frotas para vários tipos de transporte, com garantia de automação de tarefas baseadas em dados via checklist digital e personalizado ou integração de sistemas. O melhor é que as informações da frota podem ser visualizadas em tempo real, com relatórios exportados por completo.
Além disso, o checklist digital é um grande aliado na hora de saber o tempo certo de fazer manutenções corretivas ou preventivas. Dessa forma, não tem desculpa para não corrigir ou se prevenir contra falhas mecânicas.
Considerações finais
Toda empresa tem seus problemas, sejam eles de ordem financeira, mecânica ou estrutural, mas o que importa é como os gestores lidam com esses casos.
Saber identificar os tipos de fraudes comuns na gestão de frotas e ativos é apenas o primeiro passo. Uma vez que tais fraudes estejam fazendo parte de sua gestão, é hora de combater o mais rápido possível para mitigar os estragos ou evitar maiores problemas.
Depois de entender a importância de uma boa gestão de frotas com ferramentas especializadas de automação de tarefas, monitoramento em tempo real, auditorias e as práticas de compliance, fica mais fácil impedir processos fraudulentos e até desencorajar quem tentar praticar atos ilícitos.
Agora, se você ainda tem dúvidas se é um bom momento para a sua empresa investir em estratégias para evitar fraudes comuns na sua gestão de frotas e ativos, fale com um dos nossos especialistas. Eles podem analisar o seu caso e identificar a melhor ferramenta para gerenciar sua frota.
