Logo que as operações logísticas se tornaram responsáveis, em grande medida, pelo êxito de uma empresa, é possível afirmar que qualquer organização que precise transportar materiais ou contar com um armazém, se beneficiará de um sistema voltado para a gestão de pátio.

Posteriormente, muitos líderes começaram a negligenciar, intencionalmente ou não, o pátio de suas empresas. Porque os impactos foram substancialmente negativos, notaram a importância de um sistema YMS (ou Yard Management System) para incrementar os resultados de seus negócios.

No momento em que é implementado, o sistema de gestão de pátio contribui com quaisquer empresas em seus desafios operacionais e logísticos, assegurando maior eficiência em seus processos.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, os benefícios que o sistema YMS pode trazer à sua organização. Boa leitura!

A importância do YMS

Com o intuito de compreender a importância do sistema YMS, é crucial ter em mente que o seu pátio é, antes de mais nada, um espaço físico no qual ocorre a descarga e a carga de diversos materiais.

A fim de que os prejuízos e os atrasos sejam evitados, o Yard Management System é imprescindível, à medida que impacta diretamente nos resultados do negócio.

Assim sendo, o sistema de gestão de pátio eficiente permitirá o monitoramento, em tempo real, mediante:

• Identificação de gargalos;
• Alertas;
• Notificações, dentre outros.

Esses recursos são indispensáveis para manter o controle proativo de todas as operações logísticas da sua empresa. Com toda a certeza, as atualizações trazem, por serem em tempo real, mais eficácia e dinamismo à gestão do pátio e, ainda, aos processos internos.

Ademais, por meio de uma adequada programação das cargas, você poderá garantir que os seus fornecedores cumpram, efetivamente, os prazos acordados, reduzindo a perda de produtos e, sobretudo, de tempo.

Em primeiro lugar, ainda é comum, infelizmente, vermos caminhões esperando para carregar ou descarregar, permanecendo parados por horas a fio. A saber, há, inclusive, muitas empresas que lidam com filas de veículos.

Antes que isso ocorra em sua empresa, um sistema de gestão de pátio moderno e eficiente deve ser implementando o quanto antes. A seguir, apresentamos algumas das suas principais vantagens. Confira!

Otimização de processos internos

Só para ilustrar, o Yard Management System viabiliza a dinamização e a automação de processos ao longo de toda a cadeia logística interna. Inegavelmente, ele evita as ações demoradas e manuais, tais como saídas e entradas dos pátios, abertura de portões, etc.

Anteriormente, se a sua empresa possuía grandes filas de veículos em espera, o sistema YMS permitirá a identificação e a resolução desse problema, aumentando a produtividade.

Eventualmente, os relatórios, as informações e os dados trazidos por um sistema YMS podem ser estratégicos ao processo de distribuição. A princípio, basta utilizar esses elementos para calcular os KPIs (ou “Indicadores-Chave de Desempenho”, em tradução livre), mensurando precisamente os seus processos logísticos.

Em conclusão, o sistema YMS permite a identificação da quantidade de colaboradores envolvidos em cada etapa de execução.

Maior controle

Nesse sentido, um sistema YMS gera, em tempo real, visibilidade com monitoramento acurado de onde os veículos estão, além de informar se eles estão em movimento ou parados.

Assim também, a partir dos avanços ocorridos no campo da logística interna, não é mais necessário o uso de operações e controles manuais ou pranchetas. Seja como for, esses instrumentos deixam os funcionários mais perdidos e retardam os processos.

Com efeito, uma vez que circulam, diariamente, grandes quantidades de materiais dentro do pátio, a conferência manual de notas fiscais e documentos pode ser muito imprecisa e ineficiente.

Analogamente, a automação dessas atividades por meio de sistemas específicos e aplicativos de gerenciamento de pátios evitam erros, confusões e, o que é mais importante, o excesso de procedimentos burocráticos.

Redução de custos

É provável que com o sistema YMS você já perceba, em curto prazo, uma interessante redução no passivo de sua empresa, graças à redução de custos com multas em decorrência de caminhões parados.

Primeiramente, a Lei nº 13103, de 2015, estabelece um prazo limite para operações de descarga e carga, o que tem desafiado muitas organizações. Em contrapartida, o Yard Management System evita, além desses inconvenientes, a perda e os atrasos nas entregas de produtos.

Nesse hiato, um bom sistema YMS permite, até mesmo, a redução de custos com funcionários, sendo possível promover um melhor remanejamento da força de trabalho, em conformidade com as suas programações logísticas, considerando as dimensões de descarga e carga.

Dados confiáveis para embasar tomadas de decisão

Contudo, é possível, com o sistema YMS, que as transportadoras saibam se os seus motoristas estão carregando ou parados, bem como a quantidade dos volumes, os tipos de carga, dentre outras informações valiosas.

Contudo, essa segurança no gerenciamento logístico é fundamental, também para evitar retrabalhos e erros. Já que, ao contar com dados e informações em tempo real, você poderá reduzir substancialmente o tempo em que os veículos permanecem no pátio, será possível reduzir os gargalos existentes no espaço físico, com os processos de descarga e carga.

Qualidade dos serviços prestados

Quem aguarda o recebimento ou efetua uma compra de produtos não pode ficar tranquilo enquanto não receber as suas mercadorias. Em outras palavras, a otimização e maior visibilidade dos processos que ocorrem no espaço do pátio tende a elevar a qualidade dos serviços oferecidos aos seus clientes.

Em resumo, os clientes poderão rastrear acerca do que está ocorrendo nos processos de descarga e carga. Então, a partir do monitoramento, em tempo real, das cargas, a sua empresa receberá cada vez mais confiança dos compradores, em todos os processos.

Diferencial competitivo

Embora diversas transportadoras recebam em conformidade com as entregas realizadas ou o tempo gasto em trânsito, os gargalos (tais como atrasos nas descargas e cargas) comprometem a produtividade.

Com um sistema de gestão de pátio isso pode ser evitado, propiciando um importante diferencial competitivo: a redução dos preços nos serviços prestados, pois não será necessário compensar nenhum tempo parado.

O que é o WMS?

Warehouse Management System (WMS) ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns, em tradução livre, é um software vital para as cadeias de suprimentos e os processos logísticos de qualquer negócio relacionado a vendas.

Apesar de ser capaz de otimizar o espaço usado no armazém e simplificar a gestão de seu estoque, o WMS também transfere informações em tempo real. De tal forma, tanto gestores quanto funcionários podem conferir instantaneamente o status da utilização de prateleiras.

Por causa disso, os códigos de barras, as redes locais e os dispositivos móveis são indispensáveis: eles monitoram eficientemente os fluxos de cada produto. Porquanto, após a coleta de dados, este sistema efetua uma sincronização, graças à sua base centralizada de dados, fornecendo relatórios úteis e com informações acionáveis.

De maneira idêntica, essa é uma forma excelente de produzir automaticamente os inventários, lidar com devoluções e processar pedidos. Em síntese, com esse programa, as equipes profissionais podem criar soluções mais competentes.

Com o propósito de consolidar um diferencial competitivo na gestão de fretes, você poderá, caso deseje, calcular recursos necessários, demonstrar em quais locais e horários uma dada operação será executada e agendar recebimentos.

O WMS ajuda a orientar as operações, indicando quais são os espaços vagos nas prateleiras dos depósitos. Pelo contrário do que é visto em outras soluções, sempre que uma venda é efetivada, o software mostra o local de retirada do item e confere, mediante o código de barras, o endereço de entrega.

Surpreendentemente, nas entregas, o programa envia um e-mail ou mensagem informando que o produto chegou ao destino.

O que é TMS?

Assim, outro sistema similar é o TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gestão de Logística e Transporte, em tradução livre) um programa (software) que serve para gerenciar os processos de transporte.

Similarmente, com o sistema TMS você pode controlar e visualizar as entregas e operações de modo integrado e amplo. Em segundo lugar, a sua empresa poderá se tornar mais satisfatória aos clientes e mais competitiva no mercado.

Só que, no sistema TMS, será possível reunir diferentes operações que, na maioria das vezes, você efetua em ambientes separados.

Conquanto o agrupamento de atividades viabilize o gerenciamento a partir de um mesmo ponto, as principais tarefas englobadas são:

• O controle financeiro de sua transportadora;
• A visualização do prazo médio dos recebimentos e dos faturamentos;
• Os relatórios referentes às entregas e o controle das cargas;
• O controle das operações e o andamento das entregas;
• O cadastro de tarifas e taxas;
• A visualização de entregas, coletas e embarques;
• A emissão de manifesto e conhecimentos de cargas.

Se bem que essas funcionalidades indiquem a praticidade do sistema TMS, o bom gerenciamento de uma transportadora requer o controle total de cada uma das etapas e do transporte, a fim de evitar problemas como extravios e atrasos.

Posto que os transtornos dessa natureza devem ser evitados, a possibilidade de contar com um sistema bem estruturado garante as funções indispensáveis ao correto andamento dos seus negócios.

Por que implementar o sistema YMS?

A implementação do sistema YMS auxilia a sua empresa no acompanhamento de toda a movimentação dos veículos, reduzindo os tempos de permanência, identificando eventuais gargalos e diminuindo os custos.

Por outro lado, com as soluções da Rabbot, é possível visualizar, de uma só vez, todas as fases de suas operações logística, da chegada dos motoristas à portaria, até suas partidas.

Do mesmo modo, implementar esse sistema de gestão de pátio poderá agregar ainda mais valor às suas operações. Isso se tornará ainda mais vantajoso ao longo do tempo, sobretudo, se considerarmos os seguintes recursos:

Visibilidade imediata (ou “em tempo real”)

O recurso de visibilidade em tempo real viabiliza o acompanhamento dos processos na portaria, durante deslocamentos no pátio, as localizações dos motoristas, os procedimentos de descarga e carga.

Com o sistema de gestão de pátio, você tem total rastreabilidade e maior visibilidade de todos os seus processos logísticos, monitorando as movimentações dos veículos (assim como sua estadia) e simplificando a identificação de oportunidades de melhorias e as tomadas de decisão.

Agendamento de docas

Conforme mencionado, a visibilidade nos processos é um dos primeiros elementos que vem à mente ao pensarmos em um sistema de gestão de pátio. Ao mesmo tempo, você não deve negligenciar os momentos de descarga e carga que ocorrem nas docas.

Sob o mesmo ponto de vista, com um bom sistema YMS é possível:

• Realizar o agendamento de docas;
• Acompanhar os volumes recebidos e os pedidos;
• Aprimorar o direcionamento de motoristas;
• Agilizar as atividades de descarga e de carga, além da emissão de documentos e relatórios.

Controle de acesso

Em virtude das características inerentes à logística, a partida e a chegada também exercem grande influência na fluidez de seus processos. Todavia, a portaria é fundamental para a segurança de sua empresa, à medida que realiza o primeiro contato com os motoristas que chegam ao local.

Por exemplo, para tornar mais ágil a conferência de documentos e dados na portaria, um sistema de gestão de pátio eficaz é imprescindível. Assim, ele deve permitir a visualização e a identificação dos veículos que demonstram maior facilidade e rapidez nas chegadas.

Ademais, poderá gerenciar o status e a localização ao longo do tempo em que permanecem no local.

Análise de relatórios e dados

O seu sistema YMS obterá e registrará todos os dados. Dessa forma, a análise e a visualização de todos os processos logísticos não ficam complicadas. Você conseguirá:

• Detectar ineficiências;
• Reduzir custos;
• Evitar possíveis prejuízos;
• Elaborar estratégias capazes de qualificar a sua logística.

Desde que você tenha a clareza de que o sistema YMS é extremamente importante, usufruirá das vantagens advindas da aplicação dessa solução. Dito de outra forma, otimizará os fluxos de veículos, obtendo subsídios para tomar decisões precisas e no momento exato.

Principais vantagens da Rabbot

A tecnologia Rabbot permite articular, em um mesmo local, os dados criados em diversos sistemas. Nosso aplicativo opera como um grande organizador de informações. Ele automatiza os processos logísticos dos veículos da sua empresa – seja ela uma indústria, seguradora, transportadora, locadora ou outra organização.

Nesse meio tempo, as soluções oferecidas não garantem, apenas, uma melhoria na gestão de pátio. O gerenciamento de gastos será mais preciso. Então, acesse hoje mesmo o site da Rabbot e saiba mais sobre nossas soluções.