Dentre as práticas que agilizam e melhoram o desempenho de processos dentro de uma empresa, a ordem de serviço é uma das principais.
A emissão de ordens de serviço não só permite um maior controle do que é feito fora e dentro da empresa, mas também oferece uma visualização clara das atividades e sua consequente otimização.
Esta é uma ferramenta ideal para gestores conseguirem trabalhar com mais informações cruciais. Além disso, dá aos colaboradores muito poder sobre suas funções e uma maior integração entre todas as partes.
Tudo isso se torna ainda mais evidente quando aplicados à gestão de frotas de veículos e suas rotinas. Afinal, é essencial controlar a entrada e saída destes e acompanhar com eficiência seus trajetos.
Ao longo do texto, abordaremos o que é uma ordem de serviço, como utilizá-la na sua empresa e como a Rabbot pode automatizar tudo isso para você. Dessa forma, poderá deixar de lado a parte burocrática e se concentrar nos resultados!
Vamos lá?
Tudo sobre a ordem de serviço
A ordem de serviço é um documento emitido mediante a solicitação de um serviço por um cliente. Nela, ficam registradas todas as informações referentes ao pedido.
Dessa forma, uma ordem de serviço formaliza a solicitação e dá um controle completo do serviço desde seu início.
Primeiramente, quando o cliente requisita um serviço, produz-se esse documento. Nele, detalham-se informações sobre a empresa e o cliente solicitante, detalhes técnicos e, futuramente, atualizações sobre sua execução, sucesso e possíveis erros.
Assim sendo, dá segurança ao cliente, que tem garantia de seu serviço, e à empresa, que manterá controle total sobre todo o processo.
Logo, vê-se como a ordem de serviço contribui para uma empresa mais ágil e eficiente.
O que compõe a ordem de serviço?
Uma vez que se trata de um documento oficial – com validade jurídica, como veremos –, é preciso conter na ordem de serviço uma série de informações cruciais.
Elas servem para dar a certeza da intencionalidade de ambas as partes, manter o controle de todas as informações do serviço e permitir seu manejo.
Identificação das partes
Toda solicitação de serviço parte de um cliente para a empresa. Assim sendo, é preciso conter na ordem de serviço dados sobre os dois.
Da parte da empresa, é necessário que tenha razão social e CNPJ. Estes itens são indispensáveis, já que representam a empresa e dão validade à emissão.
Já pelo cliente deve-se registrar o CPF, em caso de pessoa física, ou a razão social e o CNPJ para pessoa jurídica.
Além disso, deve-se também sempre registrar informações de contato, como e-mail e telefone, bem como endereços de ambas as partes.
Por fim, é preciso que o cliente, os representantes dele (no caso de pessoa jurídica) e o colaborador responsável pelo registro assinem o documento. Este passo é indispensável e é o que dará legalidade às intenções declaradas pela OS.
Tudo isso é necessário para dar a segurança para clientes e empresa, uma vez que ambos terão uma via da ordem de serviço.
Serviço executado
Em uma ordem de serviço, a parte principal é, sem surpresa, o serviço a ser executado.
No corpo do documento, será necessário detalhar qual é o pedido do cliente, como este será atendido, bem como os colaboradores responsáveis não só pelo registro, mas também pelo serviço em si.
Essa parte dará ao cliente a confiança de que sua solicitação será executada – e como será. Além disso, aumenta o controle interno da empresa, que terá em mãos todas as informações para passar aos colaboradores e registrar para futuras consultas.
Materiais utilizados
Junto ao serviço a ser executado, é preciso detalhar os materiais utilizados no processo.
Não apenas quais e quantos materiais, mas também seus valores. Dessa forma, tem-se controle detalhado dos gastos associados ao serviço e um inventário completo a ser repassado para o almoxarifado.
Aqui também são incluídos EPIs e EPCs necessários, já que são materiais indispensáveis em alguns tipos de serviços.
Informações gerais
Por fim, outras informações importantes são necessárias, como data e hora da geração da ordem de serviço e execução dele, atualizações referentes ao serviço, imagens que venham a ser necessárias, erros e outras observações.
Benefícios do uso da ordem de serviço
Já citamos, de forma geral, as vantagens de utilizar ordem de serviço dentro da sua empresa e para controle da frota. Aqui, detalharemos como exatamente ela traz esses benefícios.
Legalidade jurídica
Por se tratar de um documento, a ordem de serviço serve como garantia da solicitação e execução de uma atividade, mediante assinatura na hora em que foi efetuada e após conclusão do serviço.
Além disso, segundo o Decreto Lei 5452/43 de 02 de maio de 1943 , Artigo 157, Inciso II, cabe à empresa:
Instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais (incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977).
Isso dá à ordem de serviço um caráter de documento de segurança para o colaborador que executará o serviço. Neste caso, muitas vezes será necessária a assinatura de um técnico em segurança do trabalho.
Segurança para empresa e cliente
Uma ordem de serviço permite à empresa garantir que o serviço foi efetuado, com detalhes de informações, e dá ao cliente a possibilidade de ter controle sobre o próprio pedido.
É possível atualizar uma ordem de serviço com informações novas e até mesmo imagens, principalmente do antes e depois do serviço.
Não apenas isso, mas já que é um documento que pode ser atualizado ao longo do processo, a ordem de serviço é muito eficiente nos casos em que erros venham a surgir ou outros fatores impeçam a conclusão do serviço.
É muito mais segurança para ambas as partes.
Melhor organização
Com a emissão eficiente de ordens de serviço, uma empresa consegue gerenciar suas funções de forma mais eficiente.
É possível visualizar de forma organizada tudo o que está sendo executado no momento, bem como saber os colaboradores e recursos alocados em tais funções.
Além disso, com o registro detalhado de materiais, o controle financeiro permitido através de uma ordem de serviço é sem igual. Isso permite à empresa fazer um inventário de forma mais fácil, e manter gastos sempre sob rígido controle.
Maior controle interno
Com o registro detalhado de serviços executados, em execução e solicitados, os processos internos da empresa são otimizados.
As informações podem ser transmitidas entre departamentos e colaboradores de forma eficiente e com o mínimo de ruído ou erro humano.
Sem contar que, uma vez que a ordem de serviço pode ser consultada posteriormente, permite uma grande agilidade em revisões e catálogos feitos após a conclusão de cada solicitação.
Mais informações para trabalhar
Não podemos deixar de citar a importância que os dados possuem dentro de uma empresa, principalmente no momento em que ela cresce e cada vez mais clientes passam a solicitar seus serviços.
A ordem de serviço registra informações cruciais para empresas que buscam nos dados a fonte para melhorar cada vez mais seus resultados.
São informações financeiras, temporais, sobre colaboradores e clientes que podem ser coletadas, comparadas e analisadas para que os métodos internos sejam refinados.
Dicas para melhor utilizar uma ordem de serviço
Agora que já conhece a ordem de serviço e todas as vantagens que ela traz para sua empresa, é preciso ter em mente como tirar o maior proveito possível deste documento.
Afinal, não basta apenas utilizá-la, é preciso entender todo o poder que a ordem de serviço dá para a empresa e como otimizar seu uso.
Capacite os colaboradores
Primeiramente, é sempre importante manter o pessoal bem treinado e com habilidades teóricas e práticas sobre as funções que executam.
Isso significa não apenas oferecer cursos e workshops técnicos, mas também garantir que as instruções sejam sempre claras e objetivas.
Ter colaboradores capacitados resulta em menos erros na ordem de registro, gerando menos problemas na ordem de comandos e execuções.
Já líderes cientes da sua posição e preparados transmitirão informações certeiras e darão confiança para toda a equipe.
Tenha canais de comunicação bem estabelecidos
Por se tratar de um documento que carrega muita informação, é indispensável que dentro da empresa a comunicação seja feita de forma clara e aberta.
Uma boa comunicação é certeza de que tudo será compreendido da forma pretendida. Além disso, quão mais rápido as informações forem transmitidas, mais fluidos serão os processos.
Isso não apenas evitará erros e falhas, mas também agilizará serviços e o registro deles.
Use os dados a seu favor
Ainda referente à carga de informações registradas em uma ordem de serviço, como citamos acima, é indispensável que os dados oferecidos sejam analisados de forma eficiente.
Isso dá muito poder a uma empresa, seja para melhorar processos internos, os serviços em si, ou mesmo investir em marketing, processos seletivos específicos e mais.
Jamais duvide do poder dos números e de uma análise bem feita.
Utilize um sistema robusto e eficiente
Por mais que muitas pessoas ainda prefiram papel e caneta, é inegável a eficiência que computadores, smartphones e aplicativos trazem para os processos de uma empresa.
Mas saiba que a informatização dentro de uma empresa vai muito além de usar o Word e Excel.
Atualmente, existem ferramentas que otimizam registros, coletam e analisam dados, integram sistemas e fazem uma série de funções de forma automática. Elas dão à empresa uma velocidade sem igual e permitem que colaboradores cada vez mais se concentrem na parte do trabalho que diretamente gera resultados.
Por isso, não sinta medo de experimentar softwares, métodos, serviços e aplicativos que automatizam partes da sua empresa e facilitem a vida de todos.
A Rabbot é uma dessas opções!
Conheça a Rabbot
Quanto maior a sua frota, mais trabalho se tem para gerir e organizar tudo o que acontece diariamente na empresa.
É aqui que a Rabbot chega para te ajudar. Somos uma empresa focada em deixar a sua vida mais fácil, automatizando processos que facilitarão o acompanhamento e manutenção de suas frotas.
Com a nossa plataforma feito sob medida para sua empresa, você terá em mãos todas as informações da sua frota. Ferramentas modernas – como geolocalização, envio de fotos com marcação de avarias, leitura de OCR e QR Code e muito mais – garantem o mínimo de erro e o máximo de eficiência.
E o nosso aplicativo coleta os dados da sua frota, integrado à plataforma, a fim de passar as informações de forma limpa e fácil de entender.
Tudo isso é possível com o uso da metodologia Kanban, cujo foco é a organização interna da empresa. Logo, tudo fica visível de forma clara e objetiva para todos os envolvidos.
Além disso, a Rabbot automatiza processos operacionais, dando mais agilidade e segurança em todos eles.
Isso é mais controle e poder para a tomada de decisão dentro da empresa!
Criação automática de ordens de serviço
Como apresentamos, a ordem de serviço deve ser parte integral da empresa. Ela deixa tudo mais fácil e sob controle.
Com a Rabbot, você consegue organizar checklists e integrar sistemas a fim de gerar disparos automáticos de ordens de serviços para os responsáveis.
Dessa forma, as falhas decorrentes de erros humanos são praticamente eliminadas – e toda a velocidade oferecida pelos meios digitais é utilizada a seu favor.
Além disso tudo, é possível acompanhar em tempo real detalhes sobre quilometragem, localização e inventário dos veículos em serviço.
Por fim, através do aplicativo da Rabbot, é possível emitir notificações sobre cada serviço, inclusive por e-mail ou SMS. Dessa forma, é possível atualizar de maneira imediata informações sobre status de conclusão do serviço ou mesmo ocasiões em que prazos e padrões sejam descumpridos.
Seja pelo computador ou smartphone, sua empresa só tem a ganhar com toda essa otimização.
Considerações finais
Todo o controle e segurança que uma ordem de serviço oferece à empresa é multiplicado quando esse processo é feito de forma eficiente e, preferencialmente, automatizada.
Garantir a segurança do cliente e da empresa é parte essencial do processo, e nisso uma ordem de serviço cai como uma luva. Afinal, tudo estará registrado e será acompanhado a fim de alcançar o melhor resultado possível.
Ferramentas e métodos que chegam para agilizar essas funções e empoderar empresas e colaboradores devem ser estudadas e utilizadas ao máximo, pois só trazem benefícios e geram resultados quase imediatos. Veja como melhorar sua emissão e gestão de ordem de serviço com a ajuda da Rabbot.