Administrar um negócio sempre foi um desafio, mas, nos últimos anos, a exigência dos consumidores tem aumentando cada vez mais – e a concorrência já percebeu isso. Portanto, cuidar do sistema de operações da empresa é essencial para o sucesso dos negócios.
Isso porque é o gestor operacional de uma organização que cuida da estruturação de um projeto até o relacionamento com o cliente. Isso significa que, se tiver algo errado com as operações de uma empresa, é bem provável que todo o setor empresarial sofra as consequências.
Por isso, toda gestão de sistema de operações precisa buscar maneiras de otimizar seu trabalho, utilizando tendências como CRM e automação de marketing.
Mas, se você ainda não sabe o que são os sistemas de operações de uma empresa, continue conosco para entender o conceito e seus benefícios. Você vai conferir a importância de cuidar da gestão operacional de sua organização. Boa leitura!
O que é e como funciona o sistema de operações?
Um sistema de operações é uma forma de auxiliar departamentos a executar atividades operacionais de uma empresa. Tais atividades incluem banco de dados, planejamento e controle de estoque, de recursos humanos, de vendas, de custos de produção, etc.
Em outras palavras, o sistema operacional de uma organização é como os bastidores de uma peça teatral ou de um programa televisivo: ninguém vê como tudo é feito, apenas o resultado. E se o resultado for negativo, cabe aos gestores mudarem a forma de operar a empresa.
Contudo, apesar da importância de um gestor operacional, de nada adianta se os processos não estiverem otimizados, isto é, computadorizados.
Se a sua empresa ainda não adotou um sistema de operações informatizado, saiba que você vai perder produtividade e competitividade nos negócios.
Por isso, mais do que alinhar e integrar processos para alcançar o objetivo da empresa, o gestor operacional precisa otimizar as tarefas para não ficar para trás.
Quais são os sistemas de operações?
Os sistemas de operações são classificados em:
- Processamento de Transações;
- Controle de Processos;
- Sistemas Colaborativos.
Sistema de processamento de transações
Esse é um dos níveis no sistema de informações que tem como principal função executar, cumprir e reduzir custos sobre o que foi elaborado em outros sistemas. Para a redução de custos, por exemplo, é importante destacar a automatização de serviços.
Lembra que, há um tempo atrás, os funcionários do RH tinham que elaborar o sistema de folha de pagamento à mão? Eram folhas e mais folhas com planilhas e dados, que deveriam se preenchidas de forma correta para que não ocorresse nenhum erro. Isso seria possível nos dias de hoje? Não.
Por isso, o Sistema de Processamento de Transações recebeu esse nome, por causa da forma de tratar e processar informações. Inclusive, a folha de pagamento foi um dos primeiros serviços a serem computadorizados, o que garantiu agilidade e produtividade às empresas.
Benefícios do sistema de processamento de transações
- Melhora o controle de estoque;
- Torna a gestão logística mais efetiva;
- Automatiza o sistema financeiro (contas a pagar, contas a receber, fatura, etc);
- Obtém dados para gerar melhor planejamento sobre vendas e compras.
Portanto, o controle de entrada e saída dos produtos, a logística da empresa e o controle de gestão financeira, de vendas e de compras são as operações de serviços onde o SPT (Sistema de Processamento de Transações) é aplicado.
Tudo isso, claro, tem apoio em objetivos bem definidos para o uso dos SPT’s, já que eles são capazes de processar dados e garantir a integridade das informações.
Uma vez que a empresa sabe quais metas que atingir, fica mais fácil saber quais objetivos do Sistema de Processamento de Transações serão priorizados.
Sistema de operações no controle de processos
Um sistema de Controle de Processos atua para controlar e ajustar os macroprocessos de uma empresa. Seu objetivo é maximizar a produtividade e reduzir prejuízos, sejam eles materiais ou físicos.
Isso significa que o controle de processos exige um tempo de resposta rígido para evitar danos irreparáveis por conta do famoso termo “falha no sistema”.
Tais falhas, como mencionado, podem ir além da baixa produtividade e causar perdas de vidas humanas. Pense o que acontece se o controle de tráfego aéreo falhar? Seria muito mais que perdas materiais, concorda?
Por isso, vale a pena considerar as aplicações do controle de processos, uma vez que diversas empresas já adotam esse sistema, como as que trabalham com produção de veículos, gestão de frotas, produção siderúrgica, etc.
Benefícios do sistema de operações no controle de processos
- Aumento de produtividade;
- Qualidade no sistema de operações;
- Redução de custos;
- Padronização.
A produtividade é um dos objetivos mais importantes de uma organização. Por isso, é a palavra que você mais encontra quando se fala em automatização e otimização de tempo e serviço.
Lembra quando mencionamos a folha de pagamento? É muito mais fácil fazer cálculos trabalhistas usando sistemas integrados e computadorizados, porque a chance de erro diminui.
Mas não pense que essa facilidade em lidar com diversos dados pode comprometer a qualidade do produto ou serviço.
Afinal, quando há redução de custos, há maior garantia de que o padrão de produção ou a execução das tarefas será mantida, de forma segura e eficaz. Assim, aumenta também o controle gerencial, o estoque e as estratégias de marketing digital.
Sistemas colaborativos nas operações
Sistemas colaborativos, como o próprio nome diz, são sistemas que colaboram com o desempenho de atividades empresariais.
É o caso de aplicativos e softwares, que ajudam a otimizar os serviços em equipe, o fluxo de ideias, a troca de informações e o compartilhamento de arquivos, planilhas, documentos de texto, etc.
A nuvem, cujo termo é conhecido como cloud computing, é uma dessas ferramentas de colaboração que trouxe a melhor forma de trabalhar com diversos dados que precisam ser trabalhados em equipe.
Benefícios dos sistemas colaborativos
- Acesso remoto e barato às redes confiáveis;
- Dados atualizados;
- Uso de dispositivos móveis;
- Troca de dados em tempo real;
- Espaço amplo de armazenagem;
- Segurança da informação;
- Redução de custos;
- Entre outros.
O uso de serviços de compartilhamento na nuvem vem se tornando cada vez mais comum entre os sistemas colaborativos. Google Drive e One Drive for Business, por exemplo, estão entre os serviços de nuvem mais utilizados nos últimos anos.
Dessa forma, é possível acessar documentos e dados de maneira fácil, além de editá-los, sem perder as versões anteriores para eventual consulta.
Paralelo a isso, há também o CRM online, uma fonte de dados sobre os clientes que ajudam empresas a criarem relatórios de vendas, fazer análise de funil de vendas e muitos outros.
Para isso, o papel do CRM é reunir informações, como:
- Histórico de transações;
- Preferências;
- Dados cadastrais;
- Entre outros.
Sendo que tudo isso só acontece com a colaboração da equipe, pois ela vai atualizar os dados e consultá-los futuramente. Muitas gigantes do mercado, como Google e Netflix, já adotaram esse modelo de negócios.
Outras ferramentas colaborativas incluem o endomarketing, uma forma de propaganda interna para aumentar a eficiência dos colaboradores (mesmo que a propaganda não tenha relação com a sua rotina) e o e-mail corporativo para que gestão e operação possam se comunicar usando o e-mail da empresa.
Softwares para gestão de processos no sistema de operações
Antes de tudo, é bom saber que uma gestão de processos é responsável pela melhoria contínua na administração de uma empresa. Dessa forma, inclui todo o fluxo de caixa, estoque médio, fornecedores e compras de insumo que precisam de parâmetros preestabelecidos para que nada dê errado.
Por exemplo, se um funcionário faz uma compra de insumos sem levar em conta o fluxo de caixa e o estoque, a compra pode comprometer o orçamento da empresa e levá-la a grandes prejuízos.
Isso, inclusive, reduz a produtividade e aumenta os custos, justamente o contrário do que toda empresa espera ao adotar o sistema de operações, certo?
Mas, será que existem ferramentas que auxiliam, de forma automatizada, na gestão de processos?
Sim, inclusive já abordamos sobre a automatização de tarefas no sistema de operações neste post. Agora, é hora de conhecer os softwares que atuam na gestão de processos, também conhecido como BPM (Business Process Management).
Em diferentes formatos, o BPM pode ajudar em diversas tarefas no dia a dia da empresa, desde envio de e-mails a controle de compras e vendas.
A seguir, você confere alguns softwares que fazem o trabalho na gestão de sua empresa.
Pipedrive
Empresas de diferentes portes e segmentos podem adotar o Pipedrive para otimizar atividades na área de vendas. Isso porque esse software é focado em funcionalidades que ajudam vendedores a executarem suas atividades da melhor maneira.
Sendo assim, atividades, como fluxo de vendas, lembretes para executar tarefas, cadastro de leads e potenciais clientes, elaboração e envio de e-mails e a unificação do banco de dados se tornam muito mais práticos com o uso dessa plataforma.
Runrun.it
Acompanhar o desempenho e a produtividade de cada membro do time é uma das principais funções da plataforma Runrun.it, uma opção para gestão de processos.
O software oferece métricas que ajudam a estimar melhor os prazos de entrega de cada projeto. É uma das melhores formas de garantir a saúde da empresa adotando uma ferramenta que faz esse tipo de acompanhamento.
Trello
Um sistema de gestão de processos intuitivo e gratuito é o software Trello, utilizado no mundo todo para gerenciar as tarefas. Ele atua no modelo SaaS (Software as a Service), podendo ter seu acesso por meio de login e senha.
Sua interface bastante simples tem como base o modelo Kanban, que consiste na disposição de cartões em várias colunas, cada uma com uma definição. Esse tipo de apresentação visual ajuda muito no fluxo de trabalho.
A vantagem é que quando uma tarefa é concluída, o membro do time pode mover o cartão para a coluna de tarefas concluídas, evitando desperdício de tempo para os colegas. Isso é maximizar a produção e reduzir possíveis custos.
Asana
Em comparação ao Trello, a Asana é um software mais completo para um sistema de operações na gestão de processos. Por conta disso, ele não é gratuito, mas oferece um teste de 30 dias para você saber se esse é o software que vai atender a demanda do seu negócio.
Após o período de teste, a ferramenta se apresenta com três tipos de planos no modelo SaaS – Premium, Business e Enterprise. Cada plano atende melhor pequenas, médias e grandes empresas. Ou seja, os preços são relativos ao tamanho do seu negócio.
Há possibilidade de acessar o Asana por um aplicativo de celular, para acompanhar atividades onde e quando quiser. Pode ser uma alternativa mais abrangente que o Trello para a sua organização.
Introduce
Outro software colaborativo para gerenciar processos é o Introduce, com diversas funcionalidades para atender variados segmentos do mercado.
Suas soluções tecnológicas abrangem a segurança digital, integram ambientes corporativos e personalizam de acordo com a demanda e auxiliam na gestão e consultoria de projetos.
Essas soluções não só oferecem ganho de produtividade, como também aumentam o controle e a segurança das informações, que ajudam no desenvolvimento da organização.
iClips
Finalizamos a nossa lista de softwares para contribuir no sistema de operações de uma empresa com o iClips.
Essa ferramenta é uma alternativa para quem precisa fazer uma boa gestão de comunicação, porque ela oferece todos os benefícios dos softwares listados neste artigo.
Isso inclui a capacidade de automatizar processos, aprimorar o fluxo operacional, auxiliar a gestão de resultados e garantir a segurança das ações.
Considerações finais
Os sistemas colaborativos, o controle de processos e o Sistema de Processamento de Transações (SPT) que fazem parte do sistema de operações são tendências tecnológicas indispensáveis para qualquer negócio.
Portanto, quem deseja se destacar entre os concorrentes e obter ganho de produtividade precisa implementar esse sistema para melhorar a qualidade das operações de serviços, como controle de estoque, banco de dados e gestão logística.
Ainda tem dúvidas sobre como implementar os softwares da gestão de processos e garantir um ótimo sistema de operações? Então, entre em contato com a Rabbot! Nós vamos analisar o seu caso e necessidades, para que você atinja os melhores resultados.
