É comum as empresas hoje em dia se depararem com uma questão: como fazer um bom controle de combustível? Como maximizar os serviços, economizando tempo e dinheiro? Essa área do gerenciamento de frotas pode ser um tanto quanto complicada se não for bem executada.

Implementar estratégias para gerenciar os custos com combustível da frota empresarial é essencial. Mas, antes disso, é preciso entender o conceito de forma mais ampla, com suas funcionalidades e funcionamento.

Neste artigo iremos comentar sobre as informações mais relevantes do assunto. Fazer um bom controle do setor, seja ele qual for, pode ser o diferencial da organização.

Estratégias para um bom controle de combustível e diminuição de custos

Reduzir o tamanho dos automóveis da frota

Muitas vezes, essa é a primeira coisa que passa pela cabeça da gerência quando os custos de combustível começam a subir. Quando há a possibilidade de fazer uma troca dos automóveis por outros mais econômicos, a vantagem é certa.

Se essa estratégia para controlar os custos com combustíveis for bem aplicada, pode ser uma arma útil para as instituições. É preciso procurar modelos com capacidade de carga e passageiros que possam lidar com a necessidade em questão.

No entanto, pense bem antes de fazer essa troca. Depois que a decisão é tomada, é difícil voltar atrás. O trabalho deve ser executado adequadamente, pois a inadequação pode acarretar mais prejuízos. Só assim, o controle de combustível será eficiente.

Acompanhar as despesas operacionais com cuidado também é importante. Não se deve focar apenas na eficiência do combustível, mas também na vida útil, na manutenção e no reparo dos pneus.

Atenção aos pneus

A inflação adequada dos pneus é um componente crítico, não apenas para maximizar a eficiência do combustível, mas também para a vida útil e a segurança. Pneus com pouca pressão aumentam a resistência ao rolamento e a resistência força o motor a usar mais combustível.

Não adianta ter um controle de combustível eficaz, uma vez que esses detalhes podem influenciar na economia e no lado financeiro da empresa.

Manutenção preventiva e o controle de combustível

É preciso estabelecer um cronograma formal e sério de manutenção preventiva, incluindo:

  • Trocas regulares de óleo;
  • Verificações de fluidos;
  • Alinhamentos de rodas;
  • Entre outros.

Com um sistema de gerenciamento eficiente, é possível acompanhar a conformidade do motorista por meio de relatórios. Assim, a tomada de decisões é mais rápida.

Comportamento do motorista

Não há nada que um gerente de frota possa fazer que seja mais eficaz no controle de despesas com combustível do que em orientar o comportamento do motorista. Quem dirige é responsável por até 37% do consumo com etanol, gasolina ou diesel.

Planejar a rota pra um controle de combustível

Os motoristas costumam conduzir uma rota regular ou pelo menos cobrir um território. O sistema de controle de combustível tem a capacidade de fornecer ferramentas para se planejar cuidadosamente as viagens.

Uma rota bem planejada, evitando áreas de tráfego intenso e horários de pico, sempre ajuda a economizar. Também contribui uma condução agressiva ou frustrada, o que é um risco à segurança.

Um trabalho em período integral

Às vezes, parece que gerenciar custos de combustível é um trabalho de período integral. Como as despesas costumam chegar a 80% dos custos variáveis, isso não está longe da verdade. E é um tempo bem gasto.

Porém, os gerentes de frota devem ter cuidado para não se concentrar apenas no combustível. O gerenciamento deve sempre ser o processo mais importante no dia a dia da empresa, no que se refere a custos variáveis ​​ou operacionais.

O gerenciamento por meio do cartão combustível

Um cartão de combustível é um método alternativo para fornecimento de combustível nas empresas. Ele permite rastrear gastos, limitar o uso e arquivar despesas com mais eficiência. Também pode ajudar a gerenciar os custos dos veículos comerciais.

Não importa qual o tamanho da sua frota, existem muitos benefícios em fazer o gerenciamento por meio da integração de um sistema automatizado e um cartão.

Entre as características comuns mais benéficas, temos as seguintes:

  1. Proporciona o controle sobre gastos com negócios;
  2. Pode ajudar a cortar custos;
  3. As faturas são aprovadas pela gerência.

Vejamos com mais detalhes sobre cada uma delas a seguir.

1. Proporciona o controle sobre gastos com negócios

Um cartão de combustível pode ser um método extremamente eficiente, pois oferece controle total sobre os gastos do motorista. Ao restringir as compras apenas ao combustível, a empresa pode ficar tranquila. Dessa forma, saberá que seu dinheiro está sendo usado adequadamente.

Em alguns cartões de combustível, é possível também pode adicionar extras inevitáveis, como pagar taxas em estradas com pedágio ou reparar pneus.

2. Pode ajudar a cortar custos

Ao analisar a quantidade de combustível usada e quanto foi gasto nos cartões, o gerente do setor poderá ver onde cortará custos. Esse é um controle de combustível incrível.

Embora a maioria dos cartões seja amplamente aceita, um sistema integrado permite que se personalize onde os motoristas podem recarregar. Assim, o gerente calculará com precisão quanto vai custar uma viagem e a quantidade de gasolina necessária por quilômetro.

Controlar onde os motoristas abastecem também pode ajudar a planejar suas rotas para obter melhor eficiência de combustível.

3. As faturas são aprovadas pela gerência

Se toda a frota usa um cartão de combustível para pagar a gasolina ou o diesel, isso limita o número de variáveis que correm o risco de  calcular incorretamente as despesas.

O gerente não precisará procurar constantemente recibos ou pesquisar nas faturas comerciais anteriores as transações corretas. Todas as compras de combustível feitas pela frota serão agrupadas na fatura do cartão de combustível.

Essas faturas também podem ser aprovadas pelo setor financeiro. Isso significa que é uma maneira fácil e eficiente de calcular o combustível total usado pelos motoristas.

Planilha de controle de combustível

A Rabbot não faz controle de combustível, no entanto, possui integração com diversos sistemas de cartão combustível. Para auxiliar você, que precisa dar um start no controle de combustível da sua frota, disponibilizamos uma planilha gratuita para download. Nela, além de fazer o controle de combustíveis, você também pode controlar a entrada e saída de seus veículos.

Veja alguns dos recursos que só as planilhas da Rabbot disponibilizam para você:

  • Tabela dinâmica que ajuda a controlar com precisão todos os gastos com combustível;
  • Gráficos detalhados de abastecimento por motorista;
  • Gráficos detalhadas da quantidade de combustível gasta por veículo;
  • Controle que exibe os postos de combustível mais utilizados;
  • Controle de entrada e saída – tanto de veículos como de motoristas.

Cuidados ao manusear a planilha de controle de combustível

Para que você possa obter o melhor controle com ajuda da nossa planilha, a Rabbot tem algumas dicas especiais. Veja, a seguir, os cuidados que você deve tomar ao manusear a planilha.

1. Evite fraudes

Manipulações fraudulentas sempre resultam em prejuízos financeiros. Isso facilita as alterações dos valores, fórmulas ou dependências. Portanto, certifique-se de que a planilha estará sob responsabilidade da pessoa mais indicada para a função.

2. Tome cuidado com os erros triviais humanos

Embora as fraudes sempre sejam uma horrível ameaça para os sistemas de planilha de controle de combustível, há uma ameaça mais significativa. A suscetibilidade aos erros humanos é um dos principais motivos para que as empresas invistam em processos automatizados de controle de combustível, como as integrações da Rabbot.

É importante ficar atento aos dados inseridos, sempre conferindo e checando a integridade das informações contidas na planilha. Se necessário, peça para que duas ou três pessoas busquem por inconformidades no arquivo, sinalizando de imediato quando algo estiver errado.

3. Não projeção dos trabalhos colaborativos no controle de combustível

Planejamento, previsão, orçamento e relatórios são atividades colaborativas. Em outras palavras, planos, previsões, orçamentos e relatórios normalmente requerem informações de diferentes indivíduos pertencentes a diferentes departamentos. Além disso, os documentos finais são o resultado de várias trocas de dados, ideias e arquivos.

Agora, se os escritórios da empresa estiverem espalhados por todo o país ou se determinados membros da equipe estiverem separados por grandes distâncias, a única maneira de trocar dados armazenados na planilha de controle de combustível e manutenção é por e-mail.

A experiência lhe dirá que esse método de troca é suscetível a dados duplicados e até errados. Os membros da equipe tendem a achar difícil acompanhar arquivos semelhantes indo e voltando e, às vezes, até enviando a versão errada.

Assim, o que seria mais conveniente para uma empresa? Uma planilha de controle de combustível e manutenção ou um sistema que interage com todos os setores automaticamente? Sem dúvidas, a segunda opção é a mais interessante.

A integração do sistema automatizado da Rabbot

Qualquer pessoa no negócio de operações de abastecimento de combustível ou frota está bem ciente dos grandes custos que influenciam nos seus resultados. Como não é provável que isso mude, os operadores mais experientes estão recorrendo a um sistema de gerenciamento de combustível para aumentar a eficiência desse setor.

O sistema de gestão de frotas Rabbot é uma ferramenta baseada em tecnologia. Ele faz a integração com o cartão combustível, fornecendo uma visibilidade eficiente de todos os aspectos do gerenciamento.

Aqui estão três benefícios principais da integração do sistema de controle automatizado Rabbot com os cartões combustível:

1. Melhor segurança

As perdas de combustível são frustrantes e caras. Com a integração com um sistema de gerenciamento, a empresa sempre sabe o que tem e para onde está indo. E é possível evitar que se desvie.

2. Melhor rastreamento em toda a operação em tempo real

A automação pode gerar eficiências gerais. Ela praticamente elimina o erro humano, garantindo a captura oportuna, precisa e detalhada de informações para cada veículo e cada sessão de abastecimento.

Na capacidade de rastrear detalhes, a empresa aproveitará ao máximo o combustível que possui. Isso também fará com que se reduza o desgaste desnecessário da frota.

A manutenção automática de registros da Rabbot garante uma manutenção regular consistente. Já as informações em tempo real permitem uma resposta rápida a possíveis problemas de abastecimento.

Assim, sempre será possível buscar pelos dados completos para fins de relatórios. Sem contar com a revisão, análise e tomada de decisões pela gerência.

3. A empresa está no controle, finalmente

Agilizar processos e garantir precisão e pontualidade da manutenção dos registros. Capturar dados valiosos para avaliar e refinar operações é essencial. Reduzir as perdas de combustível e identificar possíveis problemas antes que eles saiam do controle. Tudo isso gera economia de resultados, ano após ano.

Gerenciamento de combustível eficaz

Um dos maiores contribuintes para os custos das organizações que dependem do transporte é o combustível. Portanto, não é de surpreender que as empresas estejam cada vez mais procurando métodos de controle de seus gastos relacionados.

Com o combustível sendo uma mercadoria cara, isso faz sentido. Em um mundo cada vez mais móvel, a capacidade de monitorar um de seus maiores investimentos – onde quer que você esteja e em tempo real – fornece segurança.

A Rabbot é especializada em automações para gestão de frotas. Desenvolvemos uma série de soluções que podem ser facilmente integradas à operação existente. O controle desse setor através do cartão combustível permite acesso direto aos dados do usuário sempre que o gerente desejar.

Reduzir o roubo de combustível

Os dados de combustível advindos do cartão podem ajudar a detectar e impedir o roubo de combustível. Ao definir o tamanho do tanque em cada veículo, os relatórios mostram transações que excedem esse valor.

Melhor ainda, relatórios podem ser enviados por e-mail. Este notificará se um veículo encheu um tanque além de sua capacidade. Se os funcionários souberem que isso está sendo rastreado, há uma grande chance de que qualquer tentativa de roubo seja reduzida significativamente, se não for eliminada.

Usar os dados de combustível em vários relatórios

Os fornecedores de cartões de combustível fazem um ótimo trabalho ao fornecer relatórios relacionados. Uma vantagem incrivelmente útil é integrá-los em vários setores. Assim, existe a chance de se criar uma ampla variedade de documentações da frota que se possa imaginar.

Certamente, existem muitos fatores que fogem do âmbito gerencial. Mas, agora é sabido que, quando se trata de prever as perspectivas futuras das empresas, o controle de combustível não precisa ser um deles. Entre em contato hoje mesmo com a Rabbot e veja como podemos ajudar!

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