No cenário atual, existe uma forte pressão sobre as empresas para que elas se tornem mais produtivas e tenham a maior capacidade possível de reduzir custos. Toda essa convergência aumenta a competitividade de uma organização, fazendo com ela se torne mais próspera e tenha maior chance de sobreviver na “selva” dos negócios – que está cada vez mais perigosa para as empresas. Para alcançar êxito nesse sentido, muitas companhias recorrem ao que é chamado de gestão de ativos.

Mas o que é gestão de ativos e por que há tantas empresas que estão recorrendo a essa metodologia para aumentar a produtividade e se manterem competitivas no mercado? É isso que vamos descobrir neste artigo!

O que são ativos?

Antes de entendermos o que é gestão de ativos, vale a pena compreendermos o que significa o termo “ativos”.

De acordo com a Norma Técnica ISO 55.000, essa expressão faz referência a todo e qualquer bem sobre o qual a organização pode ter controle. Além disso, também pode ser entendido como qualquer item, coisa ou entidade que representa a própria companhia, mesmo que estes não estejam imediatamente à disposição.

Portanto, o termo ativo é um conceito bastante amplo, podendo fazer referência a bens corpóreos e incorpóreos. Ou seja, estamos falando de algo que pode ser tangível, como objetos materiais, ou intangível, como ideias ou outros aspectos que estejam no campo intelectual.

Alguns exemplos de ativos são:

  • Ferramentas de trabalho;
  • Equipamentos de TI;
  • Máquinas industriais;
  • Materiais de escritório;
  • Veículos de uma frota;
  • Matéria-prima;
  • Contratos;
  • Conhecimento;
  • Experiência;
  • Know-how.

Assim, podemos entender como ativo aquilo que compõe o patrimônio de uma organização.

O termo “ativos” é bastante usado na contabilidade, por exemplo, para fazer referência exatamente a tudo aquilo que uma empresa possui. Entretanto, em alguns setores, considera-se apenas os objetos físicos na categorização de ativos, deixando de lado o que é intangível, como as ideias, conhecimento e experiência.

Entretanto, ao falarmos da gestão de ativos, devemos considerar a definição ampla desse termo. Portanto, “ativo” é tudo aqui que pertence a empresa, que está sob o seu controle, mesmo que esteja temporariamente indisponível. Nesse conceito, estão incluídos objetos materiais e tangíveis, e objetos imateriais ou intangíveis.

O que é gestão de ativos?

Agora que entendemos o que significa “ativos”, podemos compreender de forma correta o que se traduz pela gestão de ativos. Esse conceito faz referência ao conjunto coordenado de ações e atividades que são voltadas a extrair o máximo de valor dos bens (os ativos) de uma companhia.

Dentro da gestão de ativos, podemos incluir atividades como: balanceamento de custos, performance esperada dos ativos, oportunidades e riscos, gestão de frota e muitas outras ações que podem ser coordenadas para atingir o propósito da gestão de ativos. Esse trabalho acompanha os bens de uma organização desde a aquisição até o seu descarte (se estamos falando de um ativo tangível).

Na verdade, o processo de gestão de ativos precisa começar antes mesmo de a empresa pensar em adquiri-lo. Ou seja, essa prática tem início na reflexão sobre a necessidade (ou não) de determinado bem e que benefícios essa aquisição trará para a estratégia geral da organização.

Depois disso, a gestão de ativos toma conta de todas as “fases de seu ciclo de vida” até o momento em que esse ativo deixa de fazer parte do controle da empresa.

Por que a gestão de ativos é importante?

Os ativos de uma empresa representam os bens e valores daquela companhia. Fazer uma má gestão nesse sentido significa desperdiçar esses ativos, perder dinheiro ou deixar de ganhá-lo com o uso correto desses componentes. Portanto, uma gestão de ativos adequada é essencial para o crescimento da organização.

Além disso, a gestão de ativos também contribui para que a companhia se adeque aos procedimentos e normas técnicas exigidas por padrões nacionais e internacionais.

Isso é facilmente exemplificado com a necessidade de se zelar pelos bens materiais, como ferramentas de trabalho e até mesmo as instalações de uma empresa. De um modo muito simplista, fazer uma boa gestão de ativos é “cuidar bem da casa”.

Não cuidar dos equipamentos de trabalho, por exemplo, pode trazer perdas incalculáveis, que às vezes podem até mesmo resultar em vidas perdidas – no caso de EPIs (equipamento de proteção individual).

Portanto, há uma série de prejuízos para as companhias que não realizam uma gestão de seus ativos. Fazer isso é essencial para permitir que a empresa cresça consciente do que possui e da forma correta de usar esses bens.

Tipos de gestão de ativos

A gestão de ativos é um assunto extremamente amplo. Embora possa parecer simples “cuidar” dos bens de uma empresa, é fácil ganhar complexidade em uma atividade que pode comprometer facilmente (positiva e negativamente) o crescimento da organização.

É por isso que, ao tratar desse assunto, muitos são aqueles que preferem dividir a gestão de ativos em algumas categorias. Isso facilita o processo de enxergar essa atividade dentro de uma empresa e perceber em que aspectos a companhia tem falhado. Dessa forma, é possível concentrar esforços e resolver problemas pontuais.

A gestão de ativos pode se dividir em:

  • A gestão de ativos de TI, como computadores, servidores, smartphones, etc;
  • Ao falarmos dos equipamentos de um modo geral, estamos falando da gestão de ativos industriais;
  • Em se tratando dos funcionários, colaboradores, parceiros e fornecedores, estamos falando da gestão de ativos humanos;
  • Já a gestão de ativos intangíveis é aquela que cuida dos bens imateriais da empresa, como conhecimento, know-how e experiência.

Essa divisão não é uma categorização teórica, mas prática, para se encarar o processo de gestão de ativos. Muitas companhias não sentem a necessidade de fazer essa divisão, mas ela pode ajudar, como já foi dito, a resolver problemas pontuais e das formas erradas que os ativos têm sido utilizados. Também pode contribuir para aqueles que desejam fazer a automação de processos, pois cria uma visão mais ampla de todos os ativos da organização.

Vantagens de ter uma gestão eficiente de ativos

Com tudo o que já foi dito até agora, é fácil perceber que a gestão de ativos é algo importante para os negócios prosperarem. Contudo, se ainda faltam motivos para compreender a importância de implementar essa prática em sua organização, em seguida listamos algumas vantagens de se ter uma gestão eficiente de ativos.

Aumento da produtividade

Não há dúvidas de que os ativos são indispensáveis para que os colaboradores, funcionários e parceiros realizem com qualidade suas atividades. No entanto, se eles estiverem usando incorretamente ou de forma inadequada as ferramentas, maquinários, softwares e outros itens, isso pode resultar em perda de produtividade.

Portanto, uma gestão de ativos eficiente está diretamente ligada à produção dos colaboradores. Se oferecemos aos funcionários as melhores ferramentas e os instruímos a utilizá-los da forma correta, isso resultará em um aumento de produtividade.

Redução de custos

Boa parte dos gastos de uma organização gira em torno da aquisição e manutenção de seus ativos. Assim, quanto melhor for o gerenciamento dos ativos, menor tendem a ser os custos associados tanto para a compra como para os cuidados com os ativos da organização.

Como se isso não bastasse, um gerenciamento ativo dos recursos aumenta a vida útil dos materiais, melhora a performance (não somente dos colaboradores, mas das próprias ferramentas) e torna o uso mais prático dentro do negócio, trazendo economia e (novamente) aumento na produtividade.

Organização e previsibilidade

Uma vez que a organização entende qual é a verdadeira demanda por ativos e qual é a vida útil desses bens, é muito mais fácil estabelecer um orçamento e criar certa previsibilidade para o negócio. Dessa forma, a organização consegue se adequar à sua própria realidade, prevendo compras, manutenção e agilizando a aprovação orçamentária, quando necessário.

Conduta legal correta

Lidar com problemas tributários é um dos maiores empecilhos das organizações. Quando há uma gestão de ativos eficiente, as deduções legais no imposto de renda da empresa podem ser feitas de maneira adequada, diminuindo consideravelmente a chance de divergências e problemas com a Receita Federal.

Há quem desconsidere a importância de se manter uma conduta legal correta, mas isso é essencial para o crescimento da empresa, uma vez que evita multas, autuações e outros impedimentos.

Conhecimento real sobre o valor da empresa

Conhecer bem os ativos por meio de uma gestão eficiente traz um benefício importante para os gestores e para a organização como um todo. A partir do momento que esse trabalho é feito, tem-se um conhecimento real do valor da empresa e quais são os seus bens mais importantes.

Essa autoanálise é essencial para atrair novos investidores, ganhar credibilidade diante do mercado e também viabilizar financiamentos bancários. Portanto, uma gestão de ativos eficientes é indispensável para alcançar esses objetivos.

Gestão de ativos na indústria, logística e manutenção

Dentro da indústria e no setor de logística e manutenção, uma boa gestão de ativos é essencial. Na verdade, estamos falando dos segmentos que mais podem se beneficiar de uma estratégia bem aplicada de gerenciamento dos bens de uma organização.

Na indústria, por exemplo, cuidar do maquinário e garantir que eles estejam em pleno funcionamento permitirão que a empresa desfrute dos benefícios descritos acima. É impossível calcular as perdas para uma companhia que não possui um sistema de manutenção e o aplica de forma correta, seja pelo custo com reparos, seja pela ineficiência das ferramentas e dos colaboradores.

Dentro da logística, a gestão de ativos é uma regra vital. Acompanhar o “ciclo de vida” de um determinado bem já é uma prática intrínseca desse segmento, mas fazer isso de forma coordenada é um mérito daqueles que entendem a importância do gerenciamento de ativos. Não há logística eficiente sem uma gestão de ativos atuante na organização.

A tecnologia na gestão de ativos

A gestão de ativos não é um procedimento fácil de ser adotado. Na realidade, uma empresa que se desenvolveu sem ter essa visão pode ter que fazer adaptações importantes em sua estrutura e funcionamento. Mudar a maneira de tomar decisões, como escolher entre adquirir um bem e outro, armazená-lo em condições ideais e capacitar os colaboradores a utilizá-los da forma correta, pode ser uma mudança drástica na organização.

Contudo, a utilização da tecnologia pode tornar esse processo mais fácil. Gerenciar os ativos por meio de softwares, controlando a necessidade de manutenções ou substituições, é mais confiável e tende a trazer os benefícios que foram descritos alguns parágrafos acima.

Embora organizações que possuam muitos ativos possam ter um trabalho extra, a implementação da tecnologia para a gestão de ativos compensa o esforço e vai facilitar o dia a dia de trabalho de toda a equipe envolvida com esses bens da organização.

Quando bem aplicada, a tecnologia ajuda, por exemplo, a calcular o consumo de materiais, analisar corretamente as perdas nas produções, bem como o custo de cada ocorrência registrada.

Como fazer uma boa gestão de ativos?

Essa é a chamada pergunta de “um milhão de reais”. Afinal, depois que entendemos a importância e as vantagens da gestão de ativos, o nosso desejo é saber como aplicar corretamente esse conceito dentro da organização.

Nesse sentido, o primeiro passo é fazer um inventário completo de todos os ativos (de todas as categorias) da empresa. Identifique corretamente e crie um registro de todos os bens da organização, com uma descrição bem detalhada de suas especificações e com seus maiores diferenciais.

Além disso, também é essencial ter pessoas qualificadas para lidar com os processos de gestão de ativos. Profissionais qualificados e dedicados para essa tarefa tornarão a prática mais eficiente e permitirão colher os bons frutos com antecedência.

Contar com uma solução tecnológica para lidar com os dados gerados também é importante, pois é o software que vai criar inteligência a partir dessas informações.

Por fim, é preciso se aplicar para que a gestão de ativos seja eficiente. Esse parece ser um gasto “desnecessário”, mas essa é uma visão estreita se considerarmos os verdadeiros benefícios de um gerenciamento ativo dos bens da organização.

Os custos iniciais da aplicação desse processo podem chamar atenção, mas as vantagens de uma gestão de ativos bem aplicada minimizam muito os custos dessa atividade, compensando a sua aplicação.

Como a Rabbot pode ajudar?

A Rabbot é um sistema que registra todas as etapas – o ciclo de vida – de um ativo. Portanto, acompanhar o processo que antecede a aquisição, a compra propriamente dita, a utilização correta desse bem e o seu eventual descarte faz parte das aplicações do nosso sistema.

O software ainda possui integrações entre diversas áreas de uma organização – manutenção, indústria e logística, por exemplo – e também permite a criação de automações inteligentes para comunicar os responsáveis, coletar etapas das fases manutenção, criar aprovações de pedidos, guardar históricos e todas as informações que são relevantes para um ativo, desde a mobilização de frotas e maquinários até a fase de desmobilização.

Portanto, se você acredita que a sua empresa pode se beneficiar de uma eficiente gestão de ativos – certamente ela pode –, não hesite em nos procurar. Ficaremos felizes em pode conversar com você e explicar como a Rabbot pode contribuir para tornar a sua organização ainda melhor.

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